Primjer Ganttova dijagrama. Ključni elementi Ganttova dijagrama

Izrada Gantt karte je standardna procedura za voditelje projekata. Pomoću ovog alata možete vizualizirati trajanje različitih procesa. Uska specijalizacija ove karte, međutim, ne isključuje mogućnost njezine uporabe u osobnom upravljanju vremenom. Na primjer, Ganttov dijagram omogućuje planiranje zadataka u kalendarskoj mreži za sljedeće razdoblje.

Kako izgleda Ganttov dijagram

Grafikon, ili Ganttov dijagram, kako se još naziva, sastoji se od dvije skale: vremenske skale i skale zadataka. Svaki zadatak je predstavljen kao pravokutnik čija se duljina mjeri u navedenim vremenskim jedinicama. Dakle, moguće je pratiti koji projekti ili zadaci moraju biti dovršeni iu kojem vremenskom okviru. Iz dijagrama također postaje jasno koje projekte treba izvoditi paralelno ili serijski.

Poznato je da osoba vizualno opaža mnogo brže, možda je zato Ganttov dijagram postao toliko popularan. Mnogo je lakše prikazati popis zadataka u obliku vremenske linije, kao i prikladno raspodijeliti zadatke među zaposlenicima.

Tko je smislio Ganttov dijagram

Nije poznato koliko je trajao razvoj Ganttova dijagrama, ali ga je znanstvenik Henry Gant uveo u upotrebu 1910. godine kada je bilo potrebno voditi skupinu inženjera u izgradnji brodova. Nakon otprilike 80 godina korištenja dijagrama, dodani su odnosi između zadataka:

• rad 2 ne može započeti prije operacije 1;
• rad 2 ne može započeti dok se ne dovrši operacija 1;
• rad 2 ne može završiti prije početka rada 1;
• rad 2 ne može završiti kasnije od rada 1.

Primjer Ganttovog grafikona, osobito njegove vremenske veze između zadataka, može poslužiti kao obična kuhanja. Jaja ne možete pržiti dok se ne ljušti iz ljuske, a tjesteninu je nemoguće kuhati dok voda ne proključa. Dakle, zahvaljujući Ganttovom dijagramu, može se predstaviti ne samo popis zadataka, nego i skup međusobno povezanih dijelova projekta.

Još davne 1896. poljski ekonomist Karol Adametsky razvio je vizualnu metodu za mapiranje proizvodnih procesa, ali znanstvenik nije preveo svoje djelo na engleski, pa se njegova ideja nije proširila na svijet engleskog govornog područja. Tako je, iako je Adametsky prvi izmislio dijagram, nazvan po znanstveniku Henryju Gantu. Ali dijagram se također može nazvati grafom Adametsky, što nije pogreška.

Tablica nedostataka

Unatoč činjenici da dijagram ispunjava zadatak vizualizacije, vrijedi spomenuti niz njegovih nedostataka:

• nefleksibilnost;
• ovisnost;
• zagušenja.

Pogledajmo pobliže svaki nedostatak Ganttovog grafikona. Primjer u kojem prednost postaje nedostatak jest vizualizacija previše zadataka. Kao rezultat toga, dijagram postaje preopterećen, njegov glavni cilj je izgubljen - prikazati informacije u pristupačnom obliku.

Stvarnost često mijenja planove menadžera u upravljanju projektima, mijenja se broj zadataka ili temeljna struktura sustava, što zahtijeva određene revizije u primarnom dijagramu. Često je jedino rješenje ponovno crtanje grafikona.

Projekt je složen sustav s određenim skupom zadataka i vremenskom crtom, a osim toga postoji veza između svih elemenata. Ali kako napraviti Ganttov dijagram prikladan za demonstraciju odnosa između zadataka? Rješenje je bilo dodavanje gotovog grafikona s vertikalnim linijama s objašnjenjima, ali to ozbiljno komplicira prvobitno jednostavan alat.

Kako i gdje napraviti Ganttov dijagram

Ako nema dostupnih specijaliziranih programa za upravljanje projektima, jednostavno i brzo možete izgraditi Gantov dijagram u Excelu.

Prvo morate provjeriti je li potrebna tablica u Excelu:

1. U glavnom izborniku na kartici "Umetni" kliknite gumb "Grafikon".
2. U izborniku koji se pojavi odaberite mapu "Predlošci".
3. Odaberite s popisa spremljenih predložaka "Gantt Chart" i unesite potrebne podatke.

Ako ne postoji takav predložak u unaprijed instaliranoj verziji uredskog programa, možete ga preuzeti s službene web-stranice tvrtke Microsoft Office. Potreban alat je vrlo lako pronaći u odjeljku "Predlošci", zatim morate odabrati pododjeljak "Dokumenti i izvješćivanje", a puni naziv predloška je "Planer projekta na Ganttovom grafikonu". U Excelu, navedeni alat lako može zamijeniti plaćene specijalizirane programe.

Koristi li Ganttova shema koristi ili šteti projektima?

Zadaci gantograma uključuju kontrolu precizne provedbe uvjeta svakog projektnog zadatka, dok upravitelj može pratiti u kojoj je fazi svaki zaposlenik odjela, koliko je vremena potrebno za dovršenje projekta u cjelini.

Ako voditelj projekta ne obrati pažnju na kvalitetu proizvoda, već samo odgovara rokovima, onda se rad jednostavno pretvara u trku s preprekama. U takvoj situaciji postoji rizik od gubitka potrebnih ideja i kvalitetnog materijala kako bi se udovoljilo potrebnim vremenskim razdobljima.

Glavna pogreška voditelja projekta je uočiti rad zaposlenika skupom višebojnih pravokutnika u Ganttovom dijagramu. Da biste dovršili jedan od procesa projekta, broj nacrta, odobrenja i drugih dokumenata premašuje razumni broj. Ljudski faktor je prisutan u svakoj fazi rada, tako da Ganttov dijagram, koji u teoriji treba povećati učinkovitost odjela, može prouzročiti kritičnu štetu samom projektu.

Idealan kreativni projekt uz pomoć Ganttova dijagrama i ne samo

Primjer Ganttova dijagrama u akciji je planiranje kreativnog projekta. Glavni zadatak u prvoj fazi je opisivanje poslovnih problema koje će projekt riješiti, kako bi se uspostavio ključni koncept. Zatim se utvrđuje popis ciljeva i međuproizvoda u obavljanju posla. U ovoj fazi kreira se nacrt budućeg Ganttovog dijagrama.

Svaki srednjoročni cilj projekta trebao bi imati vremenske karakteristike i kvalitativne, stoga tehničke zadatke i kriterije za prihvaćanje gotovog proizvoda treba priložiti gotovom dijagramu. To se može učiniti pomoću dodataka lista na grafikonu, koji će biti popis veza na Google dokumente. Stoga će upoznavanje s dijagramom omogućiti ne samo procjenu potrebnog vremenskog okvira, već i vođenje plodne rasprave o specifičnom sadržaju svakog pod-cilja.

Kako spriječiti kašnjenja u isporuci projekta koristeći Ganttov dijagram

Osim kontrole vremena rada koristeći Ganttov dijagram u upravljanju projektom trebali bi se pružiti srednji rezultati. Svatko zna pojam "rok", odnosno rok u kojem treba proći rad. Ganttov dijagram je primjer popisa rokova za nekoliko zadataka koji se u konačnici trebaju pretvoriti u gotov proizvod.

Gotovo je nemoguće unaprijed unaprijed isplanirati mogući zastoj u stvaranju projekta, stoga je vrijedno uvesti kolektivni rad u "redline". Taj pojam često ne koriste menadžeri, ali ima ogroman utjecaj na uspješan završetak projekta. Redline - to je lažni rok, tj. Raniji rok za rad kojeg je imenovao načelnik. Redline vam omogućuje da provjerite spremnost zaposlenika ili odjela, izvršite potrebne izmjene i dovršite projekt točno na određeni rok.

Prisutnost posredne kontrole uvelike olakšava rad voditelja projekta, jer vam omogućuje postizanje željene kvalitete, bez stavljanja na štetu uvjeta isporuke proizvoda kupcu.

Kako ručno izraditi skicu nacrta

Mnogo je prikladnije izraditi Ganttov dijagram u kompjuterskom programu, ali ako je potrebno detaljno predstaviti bit i vrijeme projekta, onda se improvizirani bar-grafikon može nacrtati na komadu papira.

Prvo što treba učiniti je popis svih dijelova projekta i određivanje vremenskih razdoblja potrebnih za njihovu provedbu. Takvi podaci su prikladno predstavljeni u tablici s brojevima.

Drugi korak - trebate nacrtati dvostruki koordinatni sustav, vodoravno će se postaviti vremenske crte (u danima, tjednima ili mjesecima, ovisno o složenosti projekta). Okomito, morate urediti brojeve ili kratka imena dijelova projekta.

Daljnji proces izrade karte je samo prijenos tabličnih podataka u koordinatni sustav. Imajući gotov Ganttov dijagram i približno trajanje implementacije cijelog projekta, možete identificirati procese koji se mogu optimizirati.

zaključak

Planiranje i Ganttovi dijagrami neodvojivi su koncepti u modernoj praksi. Zapravo, dijagram je postao glavni alat za menadžere upravljanja projektima, mnogi menadžeri su bili fiksirani na jasno praćenje rezultata na ljestvici grafikona.

Ganttov grafikon uvelike olakšava proces kontrole nad projektom, ali i ograničava mogućnosti za kvalitativni razvoj, jer je to samo popis rokova, a ne specifični rezultati.

Henry Gant izumio je vlastiti dijagram kako bi poboljšao učinkovitost proizvodnih poduzeća, ali korištenje ovog alata u kreativnim projektima zahtijeva od menadžera da dopuni i proširi mogućnosti dijagrama na sve moguće načine.