Analitička bilješka - pravila kompilacije i primjer

Prilikom rada u produkciji ili u bilo kojoj organizaciji, treba se baviti pisanjem raznih radova i dokumenata. Jedan od zajedničkih dokumenata je analitička bilješka. Općenito, izrada ovog dokumenta ne bi trebala uzrokovati nikakve ozbiljne probleme, ali trebate znati sva pravila. U ovom članku bit će moguće upoznati se s primjerom pisanja analitičke bilješke, kako bi se saznalo zašto je sastavljeno i u kojim slučajevima.

Za što je dokument?

Ovaj dokument se u pravilu priprema kada je potrebna analiza situacije. Obično analitičke bilješke uzimaju u obzir probleme ili krizne situacije koje mogu imati negativne posljedice za cijelo poduzeće ili za njegove pojedinačne strukturne podjele.

Događa se da neiskusna osoba može zbuniti ovaj dokument analitičko izvješće. Stoga je vrijedno zapamtiti da analitička bilješka ne samo da ispituje trenutnu situaciju i njezine uzroke, već također opisuje specifične opcije za razvoj i rješavanje problema.

Možete istaknuti sljedeće ciljeve dokumenta:

• dovođenje u upravljanje činjenice postojećeg ili nastajućeg problema;
• spriječiti ponavljanje situacije u budućnosti;
• poboljšanje produktivnosti rada;
• jačanje kontrole nad bilo kojim područjima u poduzeću ili organizaciji.

Dobro napisani dokument može poslužiti kao važan signal za upravljanje i pomoći će u određivanju budućeg tijeka događaja. U nekim slučajevima takav se dokument može koristiti za različite događaje unutar samog poduzeća, kao što su sastanci, sastanci ili sastanci. I u slučaju ozbiljnih problemskih situacija, analitička bilješka može se priložiti kao dokaz sudskom postupku kao argument koji se temelji na dokazima.

Tko može napraviti dokument

U velikim poduzećima izradu analitičkih bilješki provodi specijalizirana strukturna jedinica, kao što je odjel za analitiku. Međutim, svaki zaposlenik koji je adekvatno svjestan dotičnog problema i koji, pak, ima iskustvo i osobno profesionalno mišljenje o rješavanju ili sprječavanju problema, može sastaviti takav dokument.

Svaki rukovoditelj strukturnog ili zasebnog odjela organizacije ima pravo delegirati pisanje analitičke bilješke svom zamjeniku, tajniku ili drugom podređenom. Ali u ovom slučaju postoji jedna vrlo važna nijansa. Budući da autoritet potpisa ostaje kod upravitelja, on će biti osobno odgovoran za sadržaj dokumenta. Stoga je od iznimne važnosti odbiti dokument prije njegovog potpisivanja i osigurati da su činjenice, zaključci i prijedlozi točni.

Pravila izrade

U posebno velikim organizacijama može se naići na posebno oblikovan obrazac za ovaj dokument, ali to se u pravilu događa vrlo rijetko. Općenito, ovaj dokument ne predviđa konsolidaciju jedinstvenog uzorka za njega, stoga je izrađen u proizvoljnom obliku uz poštivanje osnovnih pravila uredskoga rada.

Kao i kod bilo kojeg dokumenta, napomena o istraživanju na početku mora imati sljedeće informacije:

• registracijski broj;
• datum;
• primatelja (položaj, prezime i inicijale), koji je voditelj odjela ili voditelj poduzeća;
• mjesto, prezime i inicijali autora dokumenta.

Nadalje, dokument ima opisni ili, kako se još naziva, navedeni dio u kojem bi trebali postojati takvi atributi:

• suštinu navedenog pitanja ili problema;
• uzrok;
• posljedice;
• preporuke za uklanjanje ili sprječavanje problema;
• zaključci;
• potpis autora.

U tekstu analitičke bilješke treba biti što manje terminologije, ali ako je upotreba posebno korištenih vrijednosti neizbježna, onda ih treba nadopuniti fusnotama i objašnjenjima. Ako se bilješci prilažu bilo kakvi dokazi u obliku fotografija, izvješća, pisama ili ugovora, u tekstu se izrađuju posebne bilješke, na primjer, ugovor o zakupu uredskih prostora (Dodatak br. 1).

Važno je zapamtiti da svi argumenti moraju imati utemeljenu osnovu. Analiza situacije, preporuke i zaključci trebaju biti objektivni, ali subjektivna stajališta treba napustiti, uzimajući u obzir problem samo u okviru postizanja dobrobiti poduzeća.

Registracija i registracija

Dokument mora biti sastavljen u dva primjerka, od kojih jedan ostaje u strukturalnoj jedinici, a drugi u glavi. Analitička bilješka može se sastaviti pomoću osobnog računala i drugih tiskanih medija, a može se pisati i ručno. Količina teksta nije ograničena.

Ova vrsta dokumenta ne podliježe obveznoj registraciji, međutim, kako bi se uspostavila kontrola nad kretanjem i razvojem okolnosti, najbolje je registrirati i dodijeliti registracijski broj.

Nakon što su prezentirana sva osnovna pravila za izradu, potrebno je razmotriti primjer analitičke bilješke.

primjer

Glavni direktor OJSC Trans-Porta

Lebedev OI

od voditelja odjela za sastavljanje motora u Trans-Port OJSC

Kurochkina I.I.

Analitička bilješka od 25. ožujka 2018. br. 1/2018.

Kao rezultat tjednog pregleda opreme u radionici za montažu motora, otkriven je kvar ASC stroja (automatizirani kombajn br. 3). Ovaj kvar povezan je s velikim produktivnim opterećenjem na ACS-u i isteklom operativnom razdoblju. Za popravak ovog stroja je nepraktično.

Danas trgovina treba kupiti novi automobil kako bi učinkovito obavljala zadaće predviđene odredbom o pogonu za sklapanje motora. U nedostatku ASC stroja, radionica neće moći obavljati svoje dužnosti, što će dovesti do potpunog zaustavljanja procesa montaže.

Kurochkin I.I. / Potpis /

U ovom primjeru analitičke bilješke postoje svi potrebni atributi, a tijek prikaza problema odgovara ispravnoj strukturi konstrukcije ovog dokumenta.

zaključak

Pravljenje ispravnog dokumenta uvijek je rutinski i vrlo zahtjevan posao. No, upoznavši se s primjerom pisanja analitičke bilješke, možete nastaviti s izradom vlastitog dokumenta. Međutim, glavna stvar je zapamtiti sva gore navedena pravila.