Uvjetno oblikovanje u Excelu. Primjeri, skala boja, setovi ikona

Kao snažan alat za rad s proračunskim tablicama, Microsoft Excel korisnicima nudi velik izbor mogućnosti. Ovaj proizvod iz paketa Microsoft Office poštuju ne samo obični uredski radnici, već i ozbiljni profesionalci koji ga uspješno koriste za organiziranje i obradu statističkih, matematičkih i drugih podataka. Postoje ljudi koji koriste Excel jednostavno kao skup stolova s ​​ugrađenim automatskim kalkulatorom. A mnogi čak i ne znaju o vrlo korisnim i zanimljivim značajkama ovog programa, od kojih je jedan uvjetno oblikovanje. U programu Excel omogućuje izvođenje niza zadataka za analizu i razvrstavanje podataka, čini podatke tablice vizualnijima, pa čak i osvjetljavaju trendove ili pogreške u njemu.

Radite s velikim Excelovim proračunskim tablicama

Pretpostavimo da je jedan od listova u radnoj knjizi programa Excel stvorio veliku tablicu s podacima. Možda je riječ o sažetku dobiti i drugih pokazatelja učinkovitosti poduzeća, raščlanjenih po godinama ili kvartalima tijekom nekoliko godina, dinamici temperature i vlažnosti za određeni grad po danu u tjednu tijekom mjeseca ili bilo kojim drugim informacijama koje sadrže veliki broj različitih pokazatelja.

Da bi ova tablica imala bilo kakvo značenje i pomogla prosuditi bilo koji proces, mora se analizirati. No, čak i za profesionalce, ovaj niz podataka na prvi pogled će izgledati kao jednostavan skup brojeva, u kojem trebate tražiti neke specifične točke.

Što je uvjetno oblikovanje ćelija u Excelu?

Na primjer, da biste pronašli najveću dobit poduzeća ili njegovog prihoda za određeno razdoblje, morat ćete proći kroz sve ćelije s podacima nekoliko puta, stalno uspoređujući pokazatelje i voditi računa o mnogim različitim brojevima. Kada se pronađe željena vrijednost, bit će potrebno nekako je odabrati i nastaviti s daljnjom analizom tabeliranih podataka. Možda postoji mnogo pokazatelja koji se mogu razlikovati od ovog niza brojeva, a tražiti svaku od njih će morati gledati kroz cijeli niz više puta, i vrlo pažljivo, kako ne bi izgubili iz vida podatke za neko razdoblje.

U tako teškim situacijama zaposlenik će doći u pomoć uvjetnom oblikovanju ćelija u Excelu. Zahvaljujući ovom alatu, možete lako identificirati brojeve koji odgovaraju navedenim uvjetima i napraviti određeni format za ćelije u kojima se nalaze podaci koji zadovoljavaju ove uvjete. Napravivši samo nekoliko manipulacija, osoba koja radi sa stolom može dobiti jasan skup podataka u kojima će potrebne brojke biti lako vidljive.

Gdje tražiti uvjetno oblikovanje?

Da biste uspješno koristili ovaj alat, važno je razumjeti i zapamtiti gdje se u Excelu nalazi uvjetno oblikovanje.

U staroj verziji programa Excel 2003 idite na izbornik "Format" i odaberite liniju "Uvjetno oblikovanje". Za buduće verzije programa Excel 2007, 2010 i 2013 u gornjem oknu kartice Početna, pronađite odjeljak Stilovi u kojem se nalazi izbornik uvjetnog oblikovanja. Klikom na njega korisnik će vidjeti cijeli popis mogućih operacija.

Vrste uvjetnog oblikovanja

Skočni izbornik za ovaj alat pokazuje osnovna pravila za uvjetno oblikovanje u Excelu.

Prije svega, to su pravila za odabir ćelija koja omogućuju formatiranje stanica pomoću posebno definiranih uvjeta, vrijednosti i raspona. Na primjer, među odabranim podacima bit će označeni brojevi veći ili manji od neke vrijednosti unutar navedenog raspona, jednake navedenoj vrijednosti ili jednakoj vrijednosti ili čak sadržaju određeni tekst.

Na ovom popisu postoji zanimljivo pravilo koje omogućuje uvjetno oblikovanje u Excelu datuma bilo kojeg događaja. Uvjet je u ovom slučaju postavljen od danas, na primjer, možete postaviti ćelije koje sadrže datume sljedeći mjesec ili prošli tjedan.

Sljedeći skup pravila su pravila za odabir prve i zadnje vrijednosti. Pomoću njih možete odabrati vrijednosti uključene u prvi ili posljednjih deset elemenata ili postotak, kao i podatke koji su veći ili manji od prosječne vrijednosti.

Također, uvjetno oblikovanje u Excelu omogućuje vam da kreirate vlastita pravila za korisnika ili ih izbrišete, a pomoću stavke izbornika "Upravljanje pravilima" možete pregledati sva pravila stvorena na odabranom listu i izvesti različite manipulacije s njima.

Inovacije uvjetnog oblikovanja u kasnijim verzijama Excela

Budući da je Excel 2007 u uvjetnom oblikovanju, pojavile su se zanimljive inovacije. Korisnik može odrediti ne samo uobičajeno formatiranje boja gore navedenih osnovnih pravila, već i formatirati ćelije s različitim grafičkim elementima, što će dodatno olakšati proces usporedbe podataka. Istaknite vrijednosti od interesa mogu koristiti različite ikone, skale boja, pa čak i histograme.

Uvjetno oblikovanje pomoću histograma

Ova vrsta uvjetnog oblikovanja vizualno prikazuje vrijednost u ćeliji u usporedbi s drugim ćelijama. Ovo uvjetno formatiranje lako se može zamijeniti stvaranjem pravog histograma, jer u stvari oni obavljaju istu funkciju. Međutim, formatiranje je mnogo praktičnije i jednostavnije za korištenje.

U svakoj ćeliji duljina histograma odgovara broju koji je u njemu. Što je ta vrijednost viša, histogram će biti duži i obrnuto.

Koristeći ovu vrstu formatiranja, vrlo je pogodno odrediti glavne vrijednosti u posebno velikim podatkovnim nizovima i vizualizirati ih izravno u tablici, umjesto u zasebnom grafikonu.

U izborniku histograma postoji nekoliko unaprijed definiranih formata koji vam omogućuju brzo formatiranje tablice. Također je moguće stvoriti novi uvjet s izborom boje stupca i proizvoljnih vrijednosti. Valja napomenuti da je paleta boja u svim pravilima uvjetnog oblikovanja jednako opsežna kao i drugi skupovi boja u Excelu. To vam omogućuje da označite različite podatke na različite načine i učinite svaku vrijednost koja zahtijeva posebnu pažnju vidljivom.

Uvjetno oblikovanje skale boja

Zahvaljujući takvom tipu uvjetnog oblikovanja moguće je postaviti skalu koja se sastoji od dvije ili tri boje, koje će djelovati kao pozadina stanice. Svjetlina ispunjenja ovisit će o vrijednosti u određenoj ćeliji u odnosu na druge u navedenom rasponu.

Na primjer, ako odaberete zeleno-žuto-crvenu ljestvicu, najveće vrijednosti bit će obojene zelenom bojom, a najmanje vrijednosti će biti crvene, a prosječne vrijednosti žute.

Odabirom stavke izbornika "Druga pravila" korisnik može sam prilagoditi stil skale. Ovdje možete odabrati koje će se boje mjerilo sastojati i pokupiti njihov broj.

Uvjetno oblikovanje s ikonama

Vidljivost velikog stola s ogromnim vrijednostima dat će izvrsno oblikovanje pomoću ikona. Uz njihovu pomoć, sve vrijednosti u tablici možete svrstati u nekoliko skupina, od kojih će svaka predstavljati određeni raspon. Ovisno o odabranom skupu ikona bit će tri, četiri ili pet.

Na primjer, koristeći rad od tri zastavice, možete dobiti sljedeću sliku: crvene zastavice stajat će pored malih vrijednosti (tj. Manje od 33%), žute uz prosječne vrijednosti (između 33 i 67%) i zelene s najvišim vrijednostima (više od 67%).

Važno je napomenuti da uvjetno oblikovanje u programu Excel 2010 sadrži mnogo više opcija za ikone u usporedbi s prethodnom verzijom programa.

Ako korisnik ima želju koristiti ikone iz različitih skupova kako bi prikazao tražene vrijednosti, treba odabrati stavku “Ostala pravila”. U kasnijim verzijama programa možete ne samo ručno podesiti potrebne uvjete, nego i odabrati vrstu ikone koju želite za svaku vrijednost. Time je omogućeno da prikazani podaci budu još vizualniji i sasvim jedinstveni.

Prednosti uvjetnog oblikovanja

Dio pravila uvjetnog oblikovanja omogućuje vam da za ćelije postavite samo određene boje fonta i ispune, kao i vrste granica. Sve se to može učiniti pomoću standardnog formatiranja ručnim odabirom potrebnih ćelija i davanjem željenih karakteristika. No, to može potrajati puno vremena, pogotovo zato što će ćelije sa sličnim vrijednostima također morati biti odabrane same od sebe, stalno gledajući kroz cijeli stol.

Za mali niz, to možete učiniti, ali češće nego stručnjaci rade s velikim količinama podataka, za obradu kojih je nesumnjivo bolje uvjetno oblikovanje u Excelu. Pogotovo zato što stvorena pravila funkcioniraju bez obzira na to koje se vrijednosti pojavljuju u ćelijama. Osoba neće morati mijenjati postavke formatiranja za određene podatke svaki put, i može uštedjeti svoje vrijeme.

Korištenje formula u uvjetnom oblikovanju

Postoje slučajevi kada ponuđeni stilovi nisu prikladni za određeni zadatak ili korisnik jednostavno ne voli nešto. Da biste riješili takve probleme, možete sami postaviti uvjetno oblikovanje. U programu Excel 2010, korištenje formule za određivanje potrebnih vrijednosti koje treba formatirati prilično je jednostavno, kao iu drugim verzijama programa.

Da biste to učinili, u izborniku uvjetnog oblikovanja odaberite stavku "Napravi pravilo", a zatim redak "Koristi formulu" da biste definirali oblikovane ćelije.

Ovdje je potrebno postaviti parametre na temelju kojih će se izvršiti uvjetno oblikovanje u Excelu. Formula se unosi u dugi redak, a njezine prave vrijednosti određuju ćelije koje će se obraditi. Da biste odabrali željeni format, kliknite na odgovarajući gumb. U prozoru koji se pojavi, korisnik će imati mogućnost odabrati vrstu, veličinu i boju fonta, format za prikaz broja, vrstu granica ćelije i metodu ispunjavanja.

Na taj način se u Excelu može specificirati uvjetno oblikovanje retka, stupca, pojedinačne ćelije ili cijele tablice.

Primjer korištenja formule u uvjetnom oblikovanju

Pretpostavimo da je stvorena tablica u kojoj su podaci o prihodima od prodaje velikog broja različitih roba za ožujak i travanj prikazani u dva stupca. Potrebno je izdvojiti iznose koji su bili veći u ožujku nego u travnju.

Da biste to učinili, idite na gornji izbornik iu polje s formulom unesite sljedeće: = B5> C5. Ovdje je B stupac iz ožujka, C je travanjska kolona. Zabilježeno stanje može se rastegnuti preko cijelog raspona u kojem se prikupljaju podaci. Također se može proširiti dalje uz stupce kada se dodaju novi mjeseci.

Uvjetno oblikovanje čini Excel još praktičnijim i moćnijim programom za rad s tablicama. I korisnici koji znaju o prednostima ovog alata, naravno, rade u programu s većom lakoćom i užitkom.