Izrada obrazaca u Pristupu za unos podataka

Microsoft Access je korisna aplikacija jer vam omogućuje stvaranje i pohranu podataka u mnogim povezanim tablicama, nudeći veću učinkovitost i standardizaciju u odnosu na proračunske tablice. Tablice su temelj baze podataka. No, za razliku od običnih Excelovih proračunskih tablica, gdje je unos podataka vrlo spor i zahtjevan postupak, izrada obrazaca u pristupnim obrascima provodi se pomoću praktičnih brojnih funkcija.

Jednostavni oblici pristupa

Svi se obrasci temelje na jednoj ili više tablica baze podataka, pa prije stvaranja obrazaca najprije morate stvoriti primarnu tablicu. Postoji mnogo načina za stvaranje obrasca u programu Access. Program kreira osnovni obrazac u samo jednom kliku, tako da korisnik može dobiti potpuno prilagođeni oblik od nule.

Da biste odabrali obrazac, morate ući u karticu Kreiraj na traci izbornika i pronaći odjeljak Obrasci. Klikom na ovaj gumb automatski se kreira osnovni obrazac na temelju izvorne tablice označene u lijevoj navigacijskoj traci. To je najjednostavnija opcija za stvaranje obrazaca u programu Access, iako pruža manju fleksibilnost.

Podijeljeni obrazac zapravo prikazuje podatke iz dvije tablice. Jedan dio izgleda kao elektronički obrazac u nastavku. Jednostavan obrazac u Accessu prikazuje samo jedan zapis, podijeljeni ima nekoliko redaka tako da korisnici unose puno podataka na zaslon. Ova vrsta obrasca korisna je za unos dugih popisa koji imaju nekoliko stupaca.

Izrada projekta od nule

Nakon odabira jedne od opcija za obrazac, korisnik kreira obrazac za unos podataka u Access od početka, koristeći dodatne funkcije programa. Da biste to učinili, idite na Additional Forms -> čarobnjak za obrasce, a zatim kliknite strelicu na padajućem popisu "Više obrazaca", pronađite opciju za čarobnjaka za obrasce. Nakon toga, Access će voditi korisnika kroz korake kreiranja obrasca i pružiti priliku za korištenje mnogih postavki, stvarajući ravnotežu između programa, tako da Access radi većinu posla, te korisnik koji kreira obrazac neovisno.

Postoje mnoge opcije koje se mogu implementirati stvaranjem obrazaca za MS Access. Možete stvoriti dvije osnovne vrste obrazaca:

1. Srodni oblici.
2. Nevezani oblici.

Vezani obrasci povezuju se s nekim bazama podataka, kao što su SQL izraz, upit ili tablica. Ovaj se prikaz koristi za unos ili izmjenu podataka u bazi podataka.

Nevezani obrasci neovisni su o izvoru podataka. Mogu biti u obliku dijaloških okvira i prebacivanje stranica koje se koriste za navigaciju s bazom podataka u cjelini. Postoji mnogo načina za stvaranje obrazaca u programu Access.

Vrste povezanih obrazaca:

1. Oblik jednog elementa, najpopularniji kada se zapisi prikazuju u jednom zapisu u isto vrijeme.
2. Više stavki, prikazuje niz zapisa od povezanog izvora podataka.
3. Podijeljeni oblik, podijeljen na pola, vodoravno ili okomito. Jedan prikazuje stavku ili zapis, a drugi daje podatke iz više zapisa iz temeljnog izvora podataka.

Pristupna baza podataka

Postoji nekoliko načina za stvaranje obrazaca za pristup. Da biste to učinili, otvorite bazu podataka i prijavite se u "Stvori". Na kartici "Obrasci" u desnom kutu kliknite gumb "Čarobnjak za obrasce". Na prvom zaslonu odaberite polja koja želite prikazati u obrascu. Algoritam akcije:

1. U čarobnjaku za obrasce odaberite tblProjects za tablice / upite i nekoliko obaveznih polja, kao što su ProjectStart, ProjectName, ProjectID i ProjectEnd. Ići će u radna polja.
2. Odaberite tblTasks za tablice / upite i mjesto po poljima.
3. Kliknite "Dalje".
4. Odaberite vrstu narudžbe za izradu obrazaca i izvješća u pristupu. Ako želite stvoriti ravan obrazac, odaberite organizaciju tblTasks, a pri izradi hijerarhijskog oblika možete organizirati podatke pomoću tblProjects.
5. Odaberite oblik s podformama, a zatim kliknite Dalje. Na sljedećem zaslonu možete odabrati izgled podforme. Zadana postavka je Datasheet View. Izgleda kao tablični prikaz.
6. Kliknite "Dalje".
7. Na sljedećem zaslonu morate navesti naziv obrasca i "Gotovo".

Kreiranje obrazaca u Microsoft Accessu putem dodatnog obrasca vrši se kroz padajući izbornik "Dodatni obrasci". Zatim trebate stvoriti obrazac "Više elemenata", obrazac s podacima, obrazac u obliku Splita ili obrazac za modalni dijalog. To su obično povezani oblici. Odaberite objekt koji želite priložiti ovom obrascu. To se ne odnosi na modalne oblike dijaloga. Odaberite objekt u navigacijskom oknu, odaberite tblEmployees, pojavit će se obrazac “Nekoliko elemenata”, u kojem će biti navedeni svi podaci.

Čarobnjak za aplikacije

Prije stvaranja Access obrazaca, možete ih vidjeti na zaslonu i koristiti ih za pregled podataka u tablici. Da biste to učinili, na dnu zaslona nalaze se navigacijski gumbi: prvi unos, sljedeći unos, prethodni unos, konačni unos, koji vam omogućuju kretanje po tablici. Također možete unijeti novi unos klikom na gumb "Novo". Algoritam za stvaranje obrazaca u DBMS. pristup sljedeće:

1. Kliknite karticu Kreiraj u vrpci i gumb Čarobnjak za obrasce.
2. U padajućem popisu "Tablice / Zahtjevi" odaberite "Članovi kluba", a zatim kliknite dvostruki ševron (>>) da biste premjestili sva polja u prozor s desne strane.
3. Na popisu opcija izgleda odaberite Stupac i Sljedeće.
4. Imenujte obrazac i "Gotovo".
5. Uredite obrazac i priložite sliku. U obrazac možete dodati logotip ili neku drugu sliku tako da kliknete karticu Početna> Prikaz> Dizajn obrasca.
6. Otvorite Alati za oblikovanje obrazaca> Dizajn i kliknite Umetni sliku> Pregledaj.
7. Pronađite sliku koja će se koristiti u obrascu, odaberite je, a zatim je povucite da biste stvorili prozor.
8. Da biste promijenili veličinu slike, kliknite mišem, odaberite "Svojstva" i idite na karticu "Format".
9. Postavite veličinu kako biste povećali i poravnali sliku u gornjem lijevom kutu, a zatim pomoću gumba za dimenzije odredite veličinu.
10. Ako su preveliki, možete promijeniti veličinu nekih tekstualnih polja obrasca.
11. Nakon završetka odaberite Home> View> Form da biste se vratili na korištenje i pregledavanje obrasca.

Alternativni oblik pristupa

Metode stvaranja obrazaca u programu Access omogućuju vam da unos podataka bude prikladniji za korisnike koji koriste besplatne alternative. Microsoft Access je složen alat baze podataka s teškim procesom učenja. Postoje intuitivnije alternative sa sličnim funkcijama. Prije stvaranja obrasca, korisnik će morati uvesti bazu podataka. Skup informacija:

1. Počnite odabirom "Prazan sadržaj baze podataka".
2. Uvezite podatke pomoću "Vanjski podaci" u gornjem desnom kutu zaslona.
3. Odaberite XML datoteku na kartici "Vanjski podaci".
4. Idite u mapu u kojoj ste raspakirali datoteku i odaberite mjesto na kojem će se prikazivati ​​XML izbornik za uvoz.
5. Kliknite U redu za uvoz u novu bazu podataka.
6. Lijevi stupac prikazat će dostupne objekte baze podataka, a ako sve radi ispravno, korisnik bi trebao vidjeti uvezene podatke o kontaktu i podatke o članovima te ih dvaput kliknuti da bi otvorio stavku.

Prilagodljivi objekti dizajna

Stvaranje baze podataka u Access obrazcima omogućuje vam pristup korisničkom pristupu i prilagođavanje objekata dizajna. Dobro oblikovan oblik može poboljšati učinkovitost i točnost unosa. Kartica Alati za oblikovanje obrasca sadrži polja za konfiguraciju obrasca. Odabir će dovesti do zaslona s postavkama za oblike i estetske mogućnosti. Na kartici Početak morate pronaći opciju i pregledati dostupne prikaze obrazaca. Pogled dizajna daje detaljniji prikaz strukture obrasca od pogleda izgleda. Također vam omogućuje da promijenite oblik bez ikakvih smetnji.

Većina zadataka može se izvoditi iu Design View iu Layout View, ali postoje neka svojstva oblika koja se mogu promijeniti samo u Designu. Prikaz izgleda nudi vizualni izgled za uređivanje obrasca. Ima blisku sličnost sa stvarnim oblikom.

Većina modifikacija obrasca može se izvršiti u prikazu izgleda, ali u nekim slučajevima Access vam kaže da se prebacite na prikaz dizajna kako biste napravili određene promjene. Kada je aktivirana funkcija "Forms Design", ploča s vrpcama dodaje tri nova mjesta na vrhu ispod naslova "Form Design Tools":

1. Promjena boja i tema. U obrazac dodaje gumbe, polja, oznake i druge objekte.
2. Rasporedi - mijenja izgled i poravnava objekte u obrascu.
3. Format - izmjena teksta, pozadinskih slika i oblika za crtanje.

Alat za brzi razvoj

Čarobnjak za pristupne obrasce koristan je alat za obrasce koji otvara mogućnosti oblikovanja pružanjem mogućnosti za stupce, retke, veličine tablica, jezike i teme. Čarobnjak za Access Form možete koristiti za brzo odlučivanje koji je stil obrasca prikladan za bazu podataka i korisničke postavke. Ovisno o podacima, postoji nekoliko drugih formata kao i kontrole dizajna koje pomažu korisniku u navigaciji:

1. Majstori obrazaca
2. Dodatne opcije.

Upotreba čarobnjaka otvara nove parametre, dodaje nova polja i uklanja nepotrebne. Ta dodatna fleksibilnost osigurava kontrolu kvalitete i uštedu vremena. Umjesto stvaranja obrazaca od nule, možete koristiti čarobnjak za obrasce i prilagoditi ga po želji. Time se štedi vrijeme i povećava učinkovitost, što vam omogućuje da odmah započnete s radom. Praktično sučelje omogućuje vam da kreirate potrebna polja dvostrukim klikom.

Obrasci od četiri formata

Jedan od ova četiri formata dostupan je u svakoj konfiguraciji Access baze podataka koju će korisnik susresti. U radu morate koristiti ploču svojstava. Ova korisna bočna traka, koja se nalazi na kartici Form Layout Tools, sadrži mnogo važnih informacija o obrascu i može se koristiti za brzo uređivanje, promjenu i prebacivanje mnogih opcija s praktičnim savjetom u donjem lijevom kutu zaslona.

Vrste formata:

1. Jedna tablica - jedan obrazac koji odgovara jednoj tablici baze podataka. Funkcionalna je, osnovna i može se koristiti za izvođenje niza zadataka.
2. Oblik pojedinačne tablice s poljem za pretraživanje: koristi samo jednu postavku baze podataka, pretraživanje omogućuje prikaz podataka iz druge tablice ili baze podataka ili stvaranje generaliziranih vrijednosti raspona podataka.
3. Master / Detail obrazac - jedan glavni obrazac šalje više podformi.
4. Obrazac Master / subform - s dodatnim poljima za pretraživanje u glavnoj ili podformi.

Zaključavanje particija

Zaštita pristupa bazi podataka od drugih korisnika potrebna je kada vlasnik ne želi da se netko upliće u fino podešen unutarnji rad tablica i upita, a posebno kod VBA kodova. Pristup omogućuje brojne načine da spriječi korisnike da slučajno promijene podatke u obrascima. Jedna je mogućnost postaviti svojstva Enable and Locked (Omogući i zaključati) kako bi se spriječio unos podataka. Na primjer, prilikom stvaranja podređenog oblika pristupa koji će se koristiti za izmjene adresa klijenata.

Prva kontrola je polje za pretraživanje koje se koristi za pronalaženje broja korisnika. Kada je, na primjer, odabran broj, ime i adresa klijenta automatski se prikazuju u odgovarajućim kontrolama. Međutim, ako drugim korisnicima nije potrebno vršiti promjene u polju "Naziv klijenta", možete ga blokirati. Zatim idite na popis svojstava koje želite urediti. Promjene će se primjenjivati ​​na cijeli obrazac. Otprilike na polovici popisa svojstava možete vidjeti opcije uređivanja.

Uvođenje zabrane:

1. Promijenite svako svojstvo u softver.
2. Idite na prikaz dizajna i odaberite obrazac na popisu svojstava lista.
3. Način "Dopusti raspored" prebacite na "Ništa". Na taj način svi dodatni korisnici ne mogu pristupiti prikazu izgleda gdje mogu izravno uređivati ​​obrazac.
4. Sada spremite obrazac za pretvoriti datoteku iz .accdb u .accde, ograničavajući daljnje promjene dizajna ili polja za uređivanje.
5. Spremite trenutnu bazu podataka na važno mjesto.
6. Prije pretvaranja datoteke u Access provjerite je li napravljena kopija (ili dvije) izvorne datoteke baze podataka. U slučaju oštećenja bit će glavna kopija.
7. Idite na datoteku> Spremi.

Pristupite naredbenim gumbima

Stvaranje tipkovnice u programu Access koristi se za omogućavanje pristupa funkcijama baze podataka, kao što je otvaranje povezanih obrazaca, spremanje ili ispis podataka. Oni se također koriste za pokretanje jedne akcije ili za nekoliko koji pomažu drugim funkcijama da pristupe bazi podataka. Na primjer, korisnik može stvoriti naredbeni gumb u obliku za otvaranje drugog.

Da biste pokrenuli gumb naredbe, korisnici moraju napisati proceduru ili makronaredbu događaja u svojstvu klika. Koraci za stvaranje glavne pristupne tipkovnice su sljedeći:

1. Odaberite i otvorite obrazac u koji želite umetnuti gumb naredbe.
2. Zatvorite sve obrasce koji se izvode u sustavu kako biste izbjegli zabunu.
3. Kliknite na obrazac i otvorite ga u razvojnom modu.
4. Na kartici Traka odaberite karticu Dizajn i kliknite ikonu gumba.
5. Korisnici mogu primijetiti da se njihov pokazivač pretvorio u znak plus i trebao bi ga koristiti za crtanje ili stvaranje strukture gumba u svom obliku.

Nakon što korisnik odluči stvoriti novi gumb, čarobnjak za izradu tipkovnice u pristupu automatski se pojavljuje na zaslonu. Obično, gumb može pozvati unaprijed definiranu funkciju u obrascu i pokrenuti na Macro ili putem posebne VBA koda.

Korisnici popravljaju te promjene odabirom opcije "Form Operation" u "Windows"> "Print current form" iz prozora akcije, zatim kliknite na. Korisnik može odabrati dvije opcije: koristiti sliku ili ikonu na gumbu naredbe ili koristiti ime teksta. Promjene možete izvršiti pomoću čarobnjaka za naredbe, gdje MS Access korisnicima omogućuje pregledavanje slika iz svog sustava.

Da biste primijenili promjene u obrascu, kliknite "Završi". Navedite ime pomoću čarobnjaka naredbenog gumba. Nakon što napravite sve potrebne promjene, spremite obrazac. Provjerite je li obrazac ispravan.

MS Access podržava posebnu izradu narudžbenice. Praktično korisničko sučelje za oblikovanje obrazaca omogućuje vam da prilagodite osnovni obrazac klikom na samo jednu ikonu. Ugrađeni upravljači programa odličan su način za ručno mijenjanje dizajna obrazaca i postavljanje pristupnog obrasca od nule.