ISO 9001 - što je to? Certifikat o sukladnosti s ISO 9001

ISO 9000 je obitelj standarda Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO). Istodobno, 9001 je jedina opcija za koju je proizvodnja certificirana u skladu s njezinim zahtjevima. Oni su označeni u dokumentima i osigurani riječju "mora". Na primjer, standard iz 2015. u odjeljku 4.4.1 navodi da je cilj ISO 9001 pomoći poduzećima stvoriti učinkovit sustav za rad s klijentima, povećati njihovo zadovoljstvo, eliminirati rizike i postići poslovne ciljeve.

Općenito, ova formulacija odgovara na pitanje što je to - ISO 9001. Ako se pravilno provede, implementacija sustava upravljanja kvalitetom (ISO 9001) dovest će do mnogih drugih koristi za organizaciju.

Načela upravljanja kvalitetom

Ovaj pristup uključuje proces organizacije, interakcije, kao i potrebna ograničenja i tolerancije. Cilj je sustavno kontrolirati te mehanizme. Korištenje PDCA (Plan-Do-Check-Act) ciklusa pomoći će osigurati da ono isporučuje očekivane rezultate, a učinkovitost organizacije će se stalno povećavati. Za svaku fazu primjenjuju se odredbe koje objašnjavaju da je to općenito ISO 9001 i njegov odnos s pravcima standarda, i to:

• planiranje;
• potpora i rad;
• ocjenjivanje učinkovitosti.

Jedna od značajnih razlika između ISO verzija 2008. i 2015. godine je poboljšanje preventivnih mjera i upravljanja rizicima. U posljednjem standardu prvi put je uvedena strategija temeljena na njima. Prilikom planiranja određuju svoje sposobnosti, izvore i razvijaju mjere za poboljšanje pouzdanosti.

Standard se temelji na načelima upravljanja. Mogu se specificirati za ISO 9001, a što je to, rječito objašnjavaju sljedeće upute:

1. Usredotočite se na korisničkog vodiča.
2. Privlačenje ljudi.
3. Tehnološki pristup poboljšanju.
4. Odlučivanje utemeljeno na dokazima.

Upravljanje odnosima

Standard koristi sljedećih osam načela upravljanja kvalitetom, koji se primjenjuju na učinkovito djelovanje organizacije, a što je za ISO 9001, objašnjava njegov smjer:

1. Orijentacija prema korisnicima.
2. Upravljanje vodstvom.
3. Privlačenje ljudi.
4. Sustavni pristupi procesu revizije.
5. Stabilno upravljanje.
6. Dinamika poboljšanja.
7. Specifičan način donošenja odluka.
8. Sporazumi o partnerstvu s dobavljačima.

Standard obuhvaća sve aspekte aktivnosti organizacije, uključujući:

• identifikacija ključnih procesa;
• postavljanje uloga, odgovornosti i ciljeva;
• zahtjevi za dokumentaciju;
• važnost razumijevanja i zadovoljavanja potreba klijenata;
• zahtjeve za resursima;
• obuku, planiranje, razvoj i tržište;
• proizvodnja i prodaja;
• računovodstvo i mjerenje proizvoda i procesa, zadovoljstvo kupaca;
• unutarnja revizija, pregled načina za poboljšanje proizvodnje i prodaje.

Ocjena rada

Standard naglašava tehnološki pristup i potrebu korištenja faze pregleda ili verifikacije iz pristupa Plan> Do> Provjeri> Zakon. Standardni mandati određuju koje podatke treba prikupljati i koji bi rezultati trebali utjecati na proces, koristeći materijale dobivene u različitim aspektima upravljanja kvalitetom. Ovi rezultati, pak, treba provjeriti i potvrditi odlukama uprave.

Proces bi također trebao biti ocijenjen za učinkovitost. Podatke o zadovoljstvu kupaca treba prikupljati, analizirati i pratiti kako bi se zadovoljilo zadovoljstvo korisnika. Metode prikupljanja podataka uključuju ankete, izravan kontakt s kupcima, jamstvene aktivnosti i izvješća o prodajnim kanalima. Prikupljene informacije mogu uključivati ​​mjere o vremenu isporuke, kvaliteti proizvoda ili točnosti narudžbe.

Podatke o djelotvornosti treba analizirati i procijeniti kako bi se utvrdilo je li potrebno napraviti poboljšanja. Primjeri pokazatelja za praćenje i mjerenje uključuju zadovoljstvo korisnika, nedosljednost, učinkovitost upravljanja rizicima i učinkovitost vanjskih dobavljača. Kako bi potvrdili da sustav upravljanja kvalitetom pripada standardu ISO 9001 od 2015. godine, unutarnje revizije trebaju se provoditi u planiranim intervalima.

Potrebno je stvoriti formalni program unutarnje kontrole koji određuje korištene metode, opseg i učestalost, kao i područja odgovornosti objektivnih i nepristranih revizora. Rezultati unutarnje revizije koriste se za ispravke i poboljšanja sustava upravljanja kvalitetom.

Osnovni zahtjevi standarda:

1. Identificirati i odabrati mogućnosti za poboljšanje.
2. Odgovorite na nedosljednosti i poduzmite mjere za uklanjanje uzroka.
3. Provoditi korektivne radnje ovisno o situaciji i analizirati njihovu učinkovitost.
4. Održavati zapise o nedosljednostima i korektivnim mjerama.
5. Stalno poboljšavajte organizacijski sustav upravljanja kvalitetom.

Nesukladnost i korektivne radnje

Kada se pojave nedosljednosti, oni na njih odgovaraju, kontroliraju, ispravljaju i uklanjaju posljedice. Odredite razlog njihovog pojavljivanja i poduzmite mjere kako bi se osiguralo da se ne ponove. Nakon provedbe tih korektivnih radnji uvjereni su u njihovu učinkovitost.

Ispravci često zahtijevaju ažuriranje procesa upravljanja rizikom, rizike i mogućnosti koje su identificirane tijekom planiranja. Zapisi koji opisuju nedosljednosti, poduzete radnje i rezultate tih koraka trebaju biti zadržani kako bi bili u skladu s ISO 9001 verzijom 2015.

Da biste poboljšali, razmislite o korištenju internih revizija, pregledima uprave ili pokazateljima uspješnosti tvrtke kako biste lakše prepoznali mogućnosti za rast. Primjeri stalnog poboljšanja uključuju dokumentiranje procesa, ažuriranje postupka 5S ili provedbu kao projekt Six Sigma. Pozornost je usmjerena na činjenicu da se određeni tekst iz norme ISO 9001 koristi samo u obrazovne svrhe. Prepoznaju i poštuju načela autorskog prava i intelektualnog vlasništva Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO).

Odabir partnera i vanjskih pružatelja usluga

Usmjerenost na kupca, kao jedno od najvažnijih načela ISO 9001, demonstrira se kroz praćenje i ocjenu zadovoljstva kupaca. Tvrtka mora odrediti koliko često će provoditi ankete kako bi utvrdila razinu zadovoljstva potrošača. Dobivanje relevantnih informacija o tome kako percipiraju organizaciju vrijedan je doprinos daljnjem razvoju proizvoda i same tvrtke. Nove aktivnosti zasigurno će zahtijevati dodatnu obuku osoblja.

Međunarodni standard osigurava organizaciji okvir za identificiranje potreba planiranja obuke, zajedno sa zahtjevima za mjerenje učinkovitosti učenja. Pristup kompetencijama sustava pomoći će organizaciji ne samo da je postigne u smislu zahtjeva, već i za druge procese. Osim toga, mjerenje učinkovitosti treninga će pružiti informacije da su ljudi doista profesionalci, a ne samo da dobiju certifikat ISO 9001.

Praćenje partnera i vanjskih pružatelja usluga važan je dio dobre revizije. To se može činiti suvišnim, ali u praksi nema mnogo tvrtki koje imaju strukturirani pristup ovoj temi. U većini slučajeva izbor pada na profesionalnost i cijenu, ali to nije jedini kriterij za određivanje odabira umjetnika. Korisno je prvo razumjeti što klijent doista očekuje od njega.

Revizijski pregled

Praćenje i mjerenje trebaju pružiti informacije o stanju sustava, procesa ili aktivnosti u sustavu upravljanja kvalitetom. Ako je proces praćenja i mjerenja ispravno konfiguriran, on će pružiti informacije o izvedbi procesa. Ako ne, to je ono što treba razmotriti tijekom sljedeće faze međunarodnog standarda.

U ovoj fazi, iznimno je važno da izvođač ima iskustva u implementaciji sustava upravljanja kvalitetom i jasno razumije što je potrebno za postizanje certifikacije. Revizor provjerava kako pisani sustavi upravljanja kvalitetom ispunjavaju zahtjeve standarda i uspoređuje ono što organizacija zapravo radi, te ističe sva područja neuspjeha i potencijal za poboljšanje sustava nakon primjene ISO 9001.

Nakon provedenih potrebnih promjena, organizacija će biti spremna procijeniti certifikaciju. Revizor će provjeriti radi li na upravljanju i zahtjevima standarda. To može učiniti neovisna stranka akreditirana od strane UKAS-a.

Brzi vodič za certifikaciju

Prije revizije, organizacija mora jasno predstavljati ciljeve i koristi koje će imati kada dobije certifikat. Trebala bi biti spremna uključiti upravljanje kvalitetom u svim područjima svoga rada. Svi zaposlenici trebaju znati što se od njih očekuje i gdje je njihovo područje odgovornosti kako bi dobili ISO akreditaciju. Preduvjet je stvaranje dokumentiranog sustava zajedno s politikama i procedurama koje zahtijeva ISO 9001.

Treba ga definirati:

1. Organizacijska struktura
2. Odgovorne osobe - tko treba zabilježiti podatke i popis podataka za snimanje.
3. Odgovornosti zaposlenika
4. Komunikacijske linije u cijeloj tvrtki.
5. Planirane akcije koje se zahtijevaju od sudionika standardizacije.
6. Oslikana metoda koja će podržati kontinuitet kadrovskih promjena.
7. Proces neovisne revizije također će pomoći u poboljšanju pouzdanosti sustava upravljanja kvalitetom. To može biti u obliku interne revizije s zaposlenicima organizacije ili od strane vanjskih strana.

Održavanje sustava upravljanja kvalitetom dodijelit će organizaciji mnoge pogodnosti u smislu povećanja njegove učinkovitosti, kao i financijskih koristi, koje mogu biti nekoliko. Stoga je važno znati kako iz njega izvući najviše.

Definicija sustava upravljanja

To će zahtijevati sudjelovanje svih odjela u organizaciji, i sve aktivnosti u svakom smjeru trebaju biti zabilježene. Pogledajte standard kako biste osigurali ispunjavanje zahtjeva. Prepoznajte sva problematična područja i popravite ih. Predodredite klijente za svaki odjel, na primjer:

• za jedinicu prodaje i marketinga to će biti krajnji korisnici;
• za IT mjesto - interne usluge.

Stvara se djelotvoran sustav upravljanja dokumentacijom, za što je potrebno informirati sve zaposlenike o važnosti pohranjivanja zapisa i pravilnom održavanju tijeka rada, što je važan dio standarda. Pouzdan sustav će biti potreban kako bi se osiguralo uklanjanje starih pravila, a novi se distribuiraju različitim unutarnjim odjelima zajedno sa sustavom kontrole izvršenja.

Odredite koje zapise treba promatrati u skladu s odredbama sustava ISO 9001 i što je potrebno za poslovanje. Neizbježno, procesi mogu krenuti naopako i bit će potrebna određena faza kako bi se riješio problem, gdje revizija nije bila zadovoljavajuća prije donošenja promjena kako bi se spriječilo pojavljivanje budućih kvarova.

Tvrtka bi trebala voditi evidenciju o svim radnjama koje su poduzete za ispravljanje problema. Ako je moguće, identificirajte potencijalna područja neuspjeha i stvorite sustav koji će spriječiti ili minimizirati njihov učinak prije nego se to dogodi. Osoblje mora biti odgovarajuće obučeno kako bi osiguralo da mogu obavljati svoj posao.

Redovita interna revizija

Uvjet redovite unutarnje kvalitativne revizije organizacije je glavni zahtjev standarda. Mogu ga obavljati zaposlenici koji su neovisni o funkciji inspekcije. Interni kontrolor provjerava usklađenost s postupcima iz Priručnika kvalitete i identificira sve probleme koji se moraju popraviti. Organizacija je trebala započeti proces planiranja, provođenja i registracije revizije.

Ova opcija može zadovoljiti očekivanja kupaca u pogledu uvođenja službenog sustava upravljanja kvalitetom (QMS) na temelju ISO standarda. Može se smatrati vrstom "samoprocjene". Uz pomoć njega u organizaciji će se provoditi puni QMS. Opcija usklađenosti zahtijevat će dodatnu pažnju tvrtke kako bi se osigurala učinkovitost. U slučajevima kada revizija registrara zahtijeva dodatna sredstva i vrijeme, osigurava odgovornost u dugoročnom održavanju sustava upravljanja kvalitetom.

Utjecaj resursa

Kao iu mnogim poslovnim procesima, što više organizacija radi samostalno, to manje košta. Bez obzira na to koliko će se vanjskih resursa koristiti, to će zahtijevati sudjelovanje zaposlenika u jednom ili drugom stupnju. Iako ne postoji cjelovito rješenje "uradi sam", možete napraviti značajan napredak prema glavnim zahtjevima norme ISO 9001, koristeći unaprijed formatirane materijale za dokumentaciju i obuku. Istodobno, postupci i metode trebaju se prilagoditi specifičnoj situaciji, obično se stvaraju uz minimiziranje potrebnih promjena i maksimiziranje sposobnosti drugih da ih koriste i razumiju.

Cilj svakog sustava upravljanja kvalitetom ne bi trebao biti dodavanje nepotrebnih dokumenata, već da su sve veze jasne i vrlo korisne. Prikupljanje relevantnih informacija o sustavu putem praćenja i naknadnih postupaka analize omogućit će najvišem menadžmentu korištenje najnovijeg ISO 9001 načela, temeljenog na stvarnim podacima.

Detaljna i temeljita unutarnja revizija pružit će dodatne informacije ne samo o razini usklađenosti, već io statusu cjelokupnog sustava. Zajedno s ostalim informacijama prikupljenim na tom putu, menadžment tvrtke moći će provesti dobru upravu i donijeti odluke koje će dovesti do stalnog poboljšanja sustava i tvrtke.

Prisutnost svih tih elemenata znači postojanje pravog QMS-a, koji stvarno djeluje u korist organizacije. Svi ovi dijelovi su također prvo mjesto koje će revizori tražiti, tako da će, shvaćajući to, tvrtka biti bolje pripremljena za reviziju od bilo kojeg konzultanta.

Prednosti primjene ISO 9001

Mnoge organizacije su u početku implementirale standard 9001, jer su ih njihovi klijenti prisilili da ostanu konkurentni. Međutim, s vremenom su te tvrtke shvatile da im pravilnim korištenjem mehanizma daje mnoge značajne i uočljive prednosti.

Za menadžment je uvijek bilo važno poboljšati financijske rezultate. Mnoge studije potvrdile su da su tvrtke koje primjenjuju sustav kvalitete ISO 9001 osigurale uštede troškova poboljšanjem radne učinkovitosti. Osim pogodnosti, ostvaruju i mnoge druge pogodnosti, uključujući poboljšanje zadovoljstva zaposlenika i klijenata kao rezultat jasnijih i provedenih poslovnih procesa.

Pozitivni aspekti koje postiže certificirana organizacija su:

1. Poboljšana gospodarska učinkovitost. Istraživanja potvrđuju da su certificirane tvrtke superiorne u odnosu na konkurente koji nisu certificirani.
2. Motivacija zaposlenika koji razumiju njihovu ulogu, a time i njihov rad, utječe na kvalitetu proizvodnje.
3. Poboljšana usluga i kvaliteta proizvoda, što dovodi do zadovoljstva kupaca.
4. Poboljšani upravljački i operativni procesi, što dovodi do manje otpada (vremena i materijala), povećane produktivnosti, učinkovitosti i uštede troškova.

Usklađenost sa zahtjevima certifikacije

Ovi pojmovi imaju različit sadržaj. Sukladnost sa zahtjevima norme ISO 9001 znači da sustav upravljanja u potpunosti zadovoljava standard. Certifikacija znači da je provjerena jesu li zadovoljeni svi ISO zahtjevi.

Dobivanje certifikata ISO 9001 korak je više nego samo unutarnja kontrola, jer je osigurava treća strana. Ako je tvrtka certificirana, ona ima dodanu vrijednost. Jednako je važno točno znati tko je obavio ovaj posao. U ISO svijetu, DNV, BSI, Bureau Veritas nazivaju se registratori ili certifikacijska tijela koja su akreditirana od strane regulatorne agencije.

Da bi bilo kakva ulaganja bila učinkovita i održiva unutar organizacije, ona moraju biti u skladu sa svojim strateškim pravcima. To ne samo da osigurava usklađenost sa strategijom tvrtke, nego i smanjuje količinu administrativnog dupliciranja kroz koordinirano planiranje aktivnosti. To je važno kada se razvija sustav upravljanja kvalitetom (QMS), koji tvrtka izjednačava sa zahtjevima kupaca. Razumijevanje njihovih potreba važno je kako bi se osiguralo stvaranje i održavanje učinkovitog sustava upravljanja kvalitetom.