Uredski voditelj: potrebne vještine i odgovornosti

U suvremenom društvu pojavile su se mnoge nove profesije, za koje se ni prije nekoliko desetljeća nije ni čulo. No, inovacije postupno i istinski ulaze u naše živote, a jučerašnji učenici razmišljaju o vječnom pitanju "tko biti". Djevojke posebno privlači zanimanje "voditeljica ureda". Što je ovaj posao i koje vještine trebate imati, uzmimo u obzir ovaj članak.

Kakav je to menadžer

Iz naslova je jasno da je položaj "voditelja ureda" povezan s radom u uredu i upravljanjem tekućim poslovima poduzeća. Zaposlenik se bavi dokumentacijom, raznim informacijama i posjetiteljima.

u osnovi dužnosti voditelja ureda povezane s dokumentima. Svatko razumije da narudžbe, reference i drugi papiri moraju biti pravilno izvršeni, registrirani i pravilno pohranjeni.

Osim toga, bilo koju tvrtku uvijek posjećuju kupci, kupci ili partneri, i moraju biti pravilno raspoređeni kako bi ljudi došli do osobe kojoj trebaju. Sve podatke koji dolaze izvana prihvaća i voditelj ureda, čija je dužnost ispravno distribuirati podatke među jedinicama.

Radnik dane struke također komunicira s ljudima koji prvi dolaze u organizaciju. A ponekad je upravo taj kontakt dovoljan, a nema potrebe odvratiti ljude višeg ranga. Voditelj ureda može dati informacije koje su potrebne posjetitelju ili dokument. Ako vam je potreban kontakt s drugim ljudima, određuje prikladno vrijeme za svakoga.

Neposredne odgovornosti

Shvatili smo tko je voditelj ureda. dužnosti:

1. Rad s ulaznom i izlaznom dokumentacijom. Sistematiziranjem svih dolaznih pisama (i elektroničkih i redovnih), mogu se dobiti potrebni odgovori. Ako je to u nadležnosti drugih osoba, prebacite se u odgovarajuću službu.
2. To je veza između posjetitelja i šefova. Registrira posjetitelje, zakazuje sastanke, pomaže pri rješavanju primarnih problema.
3. Svi telefonski pozivi i faksovi također su najprije upućeni upravitelju ureda.
4. Priprema potrebne dokumente, kao što su naredbe, propisi, izvadci.
5. Prikuplja potrebne informacije i izrađuje izvješća, priprema analitička izvješća.
6. Priprema za sastanke i konferencije također je dio njegove nadležnosti.
7. Odgovoran za uredsku opremu sa svim potrebnim priborom. Sukladno tome, on održava rutinski zapis o prisutnosti i potrebi za materijalnim vrijednostima. Sudjeluje u kupnji i prihvaćanju bogatstva.

Voditelj ureda, čija je odgovornost vrlo raznolika, zapravo je "gospodar" ureda. Puno je posla na njegovim ramenima, a cjelokupni rad ustanove može propasti bez pravilnog i stručnog vodstva.

Kako zauzeti slobodno mjesto?

Da biste dobili posao, prvo što trebate reći i pokazati poslodavcu tko ste. Za to se koriste razni upitnici i biografije.

Rezime voditelja ureda, kao i drugog djelatnika ureda, mora sadržavati osnovne točke na koje se obraća pozornost.

Glavne točke sažetka

1. Puno ime
2. Pojedinosti o kontaktu.
3. Obrazovanje.
4. Iskustvo i postignuća.
5. Osobne kvalitete.

Poželjno je dodati nešto iz glavnih točaka. Trebali biste pokušati zainteresirati potencijalnog poslodavca kako bi vas od ukupne mase izabrali.

Iako takav rad može izgledati dosadan sam po sebi, uredski voditelj neće se zaglaviti u rutinu. Kreativnost i samodostatnost se očekuje od osobe na ovom položaju, stoga će odmah obratiti pozornost na relevantni sažetak.

Predstavljamo sebe

• Rezime voditelja ureda, naravno, treba sadržavati glavne točke koje su svima poznate. Ali i monotoni upitnik, svi su već umorni. Posebno je opasno koristiti klišeje koji su bili zabrinuti.
• Sažetak - to nije ništa poput samopromocije. A voditelj ureda je cijela organizacija. Za ovo, prije svega, morate biti u stanju predstaviti se.
• Oni sastavljaju upitnike, obično na računalu, pa bi stoga trebali biti lijepo uređeni. Preporučljivo je napraviti titlove, pri čemu svaka ideja dodjeljuje poseban odlomak. Time pokazujete svoju sposobnost da razmišljate jasno i logično.
• Ne bi se trebali uplitati u duge rečenice, u pravilu ne čitaju do kraja i prelaze na drugu.
• Ne bojte se pisati o svojim hobijima, ali nemojte ih rastezati za pola stranice.
• Ipak, glavna stvar za voditelja ureda je dostupnost pismenosti, jasnoće i dosljednosti, stoga, pisanje životopisa, pisanje bez grešaka, kratko i točno.
• Opisujući svoj osobne kvalitete Zapamtite da voditelj ureda mora biti druželjubiv, biti u mogućnosti pronaći kontakt s bilo kojom osobom i istovremeno biti prijateljski nastrojen.

Kakvo je obrazovanje potrebno

Da bi dobili posao voditelja ureda, najbolje je imati višu ekonomsku naobrazbu. Ali čak i ako nemate ekonomsko sveučilište, a pozicija privlači, možete dobiti obuku na posebnim tečajevima. U svakom slučaju, visoko obrazovanje uvijek vrednuje poslodavac više nego sekundarno, ako ne i ekonomično.

Također, mnoge tvrtke imaju zahtjeve za jezičnim vještinama. Istovremeno, i slobodna komunikacija i čitanje radova, njihov prijevod je važan.

Naravno, voditelj ureda je dužan razumjeti uredsku opremu i savršeno posjedovati računalne programe potrebne u radu.

S obzirom na to da položaj voditelja ureda zahtijeva pripremu i pripremu raznih dokumenata, potrebno je osnovno poznavanje sudske prakse.

A ako imate tečajeve iz psihologije, to će samo povećati šanse za zapošljavanje. Uostalom, zaposlenik na tom položaju komunicira mnogo i pozvan je riješiti mnoge sporne situacije i sukobe.

Tajnik ili voditelj ureda: u čemu je razlika

Nakon što je radio kao “tajnica”, voditelj ureda može biti nastavak karijere. U čemu je razlika i koje su razlike između rada tih dviju osoba? Da vidimo.

Jeste li tajnica ako:

• Odgovorite na telefonske pozive.
• Voditi evidenciju slučajeva, sastanaka i planova voditelja organizacije.
• Sudjeluju u redoslijedu i izdavanju dozvola.
• Vi ste zaduženi za avionske karte, hotelske rezervacije itd.
• Pripremite supervizora za čaj i kavu i posjetitelje.
• Primajte ulaznu dokumentaciju i redistribuirajte je.

Zašto onda trebate voditelja ureda?

Ovo je svojevrsni korak u karijeri. U pravilu, u velikim organizacijama postoji nekoliko menadžera i, prema tome, tajnici. Očekivani opsežni rad. Voditelj ureda je zadužen za njih i koordinira njihove postupke.

Osim toga, on koordinira rad mlađeg osoblja, kao što su radnici, čistači. Ako tvrtka ima samo nekoliko automobila, onda su vozači podređeni njemu.

Na ramenima uredskog voditelja, uredske opreme: kupnje, otkazivanja i sklapanja ugovora o opskrbi.