Procesni pristup u upravljanju. Procesni pristup upravljanju
Suvremene stvarnosti zahtijevaju prilagodbu upravljačkog aparata dinamičnom okruženju s jakom konkurencijom. Mišljenja stručnjaka u tom pogledu razlikuju se. Neki potpuno poriču važnost organizacijskih i ekonomskih metoda, drugi predlažu imenovanje osobe odgovorne za svaku funkciju upravljanja.
Praktično iskustvo pokazuje da upotreba samo funkcionalnog pristupa dovodi do smanjenja učinkovitosti upravljanja. U čemu je suština drugih metoda upravljanja? Na što se usredotočuje procesni pristup i koje su njegove koristi?
4 pristupa upravljanju
U suvremenom upravljanju postoje četiri vrste koje vam omogućuju drugačiji pogled na organizaciju i proces upravljanja. To je kvantitativni proces pristup, sustav, situacijske, nastale u dvadesetom stoljeću.
pristup | Sadržaj pristupa |
kvantitativan | Nastao je 1950. s razvojem egzaktnih znanosti. Računala, postignuća matematike, fizika počela su se aktivno koristiti u upravljanju. Dizajniranje virtualnih modela za alokaciju resursa, upravljanje zalihama, održavanje, strateško planiranje itd. |
postupak | Utemeljitelj smjera je A. Fayol, vrijeme nastanka je drugo desetljeće dvadesetog stoljeća. Prema pristupu, kontrola je predstavljena kao kontinuirani proces ili ciklus. Njezin temelj čine glavne funkcije: planiranje, organizacija, motivacija i kontrola. |
sistematski | Pojavio se sredinom dvadesetog stoljeća. Organizaciju smatra otvorenim sustavom koji je u interakciji s vanjskim od medija. Unutarnje okruženje sadrži elemente podsustava: podjele, tehnologije, razine upravljanja. |
situacija | Nastala je 60-ih godina 20. stoljeća. Zagovornici pristupa preporučuju odabir metoda upravljanja na temelju situacije i okolišnih čimbenika. Učinkovitija je metoda koja odgovara prevladavajućim okolnostima. |
Pristup upravljanja procesima
Suvremeni procesni pristup temelji se na sustavnom pristupu upravljanju i svaku organizaciju smatra jedinstvenim organizmom. U svakom poduzeću se odvijaju razni poslovni procesi, na ulazu dobivaju sredstva, a na izlazu daju poluproizvod ili proizvod. Cijeli ciklus je zatvoren nakon puštanja gotovih proizvoda, usluga.
Takav se pristup sastoji u takvoj organizaciji rada koja se temelji na podjeli svih aktivnosti poduzeća na poslovne procese i na upravljačke uređaje u blokove. Cijeli se sustav može prikazati u obliku dijagrama, lanca s odvojenim vezama - operacija. Krajnji rezultat proizvodnog lanca postaje proizvod. Veze odgovorne za određeni poslovni proces formiraju se iz strukturnih jedinica.
Osnove procesnog pristupa
Kako bismo ga učinili razumljivijim, svi smo stavke postavili u donju tablicu.
Procesni pristup temelji se na nekoliko načela. | Glavne značajke pristupa |
|
|
Problemi s provedbom procesnog pristupa
U teoriji, procesni pristup izgleda jednostavan i logičan, ali se njegova provedba u aktivnosti poduzeća ispostavlja kao teška. Istodobno, valja obratiti pozornost na stvarne primjere, praktične rezultate drugih organizacija, mišljenja profesionalnih konzultanata. Za svaku organizaciju, provedba nepotvrđene teorije pretvara se u velike monetarne i druge troškove.
Praktična primjena procesnog pristupa povezana je s nizom problema:
- uprava uvodi procesni pristup upravljanju samo na formalnoj razini;
- stvoreni sustav ne odgovara stvarnom stanju u organizaciji;
- pokušaj uvođenja neformalnog pristupa;
- menadžeri ne doživljavaju pristup kao novu organizacijsku ideologiju;
- uprava ne razmišlja o potrebi reguliranja procesa ili ne zna kako upravljati njima;
- menadžeri nisu spremni za dramatične promjene, na primjer, revidiranje strukture tvrtke;
- nedostatak kompetentnosti, motivacije, predanosti, ustrajnosti u optimiziranju procesa.
Procesni pristup u organizacijama i sustav upravljanja kvalitetom
Jedan od glavnih zahtjeva ISO 9001: 2000 je implementacija procesnog pristupa. Prema standardu, potrebno je razlikovati procese i organizirati njihovo upravljanje, ali se ne daje specifičan sustav djelovanja.
Mnogi menadžeri, počevši raditi na stvaranju sustava upravljanja kvalitetom, njegovu provedbu smatraju neformalnom. Istodobno, naglašavaju koliko su značajne očekivane promjene na bolje koje se događaju kako se one provode, a ne sam certifikat sustava upravljanja kvalitetom. U praksi, provedba projekta stvara poteškoće. Uplašili su vodstvo organizacije koja se odlučila ograničiti na poštivanje formalnih ISO propisa.
Tako QMS ostaje na formalnoj razini. Kao rezultat toga, frustrirano osoblje s negativnim stavom prema samom sustavu i procesnom pristupu.
Metode prelaska na upravljanje procesima
Svi su prikazani u tablici:
Cijela metoda | Prolazna metoda |
Procesni i sistemski pristup temelji se na razdvajanju poslovnih procesa temeljenih na trenutnoj organizacijskoj strukturi. Nakon toga dolazi do prijelaza u procesnu strukturu. Njegov je temelj nekoliko odredbi. | Procesni i situacijski pristup. Uprava identificira poslovne procese s kraja na kraj za koje pripremaju opis radnog procesa i slijed rada. U sljedećoj fazi u pravilu se uključuju u novu strukturu procesa, matricu. |
|
|
Što daje opis i regulaciju procesa?
Povećanje učinkovitosti nije izravno povezano s regulacijom procesa. Opisi i propisi možda nisu u poduzeću. Rad će i dalje obavljati zaposlenici prema prihvaćenim pravilima, jer osoblje poznaje proces proizvodnje. Takva organizacija rada dovodi do trajnog gubitka resursa. Opis i regulacija procesa nudi niz mogućnosti:
- Aktivnosti unutar standarda, ponovljivost procesa stvaraju mogućnosti za upravljanje.
- Identifikacija problema, teški trenutci, gubitak resursa u procesu implementacije.
- Razvoj mjera za poboljšanje procesa.
- Iskustvo i znanje o tijekovima rada koji se mogu prenijeti na nove zaposlenike, podružnice i druge organizacije.
- Implementacija benchmarkinga, usporedba vaše tvrtke s konkurentima radi poboljšanja poslovnih procesa.
- Interna revizija.
Uredba donosi učinak, ako je popraćena analizom, razvojem i provedbom poboljšanja.
Ideologija procesnog pristupa
Procesni pristup i njegovo stvarno, a ne formalno, uvođenje u sustav upravljanja uzrokuje mnoge poteškoće. Izazov za vodstvo je nedostatak liderske kvalitete i vještine angažiranja osoblja. Promjene u stvaranju novih sustava moraju se najprije pojaviti u svijesti radnika.
Angažiranje zaposlenika olakšano je ako se taj pristup shvati kao ideologija. Prvo, ideja prodire u um ljudi, a zatim postaje alat. Tada će osoblje biti spremno primijeniti nove metode i programe za koje ih treba poticati.
zaključak
U mnogim zemljama svijeta procesni pristup upravljanju doživljava se kao glavni čimbenik poslovnog uspjeha. Nije slučajno da je ona postala temelj standarda upravljanja kvalitetom. Učinkovitost pristupa još nije potvrđena stvarnim primjerima provedbe u ruskim poduzećima. Primjena standarda ima nekoliko primjera kao i nove koristi. Razlog tome je što su mnoge organizacije jednostavno promijenile terminologiju: postojao je odjel prodaje, postojao je proces prodaje. Voditelji odjela postali su vlasnici procesa.
Pristup upravljanja procesima glavni je alat među alatima koje menadžment koristi za reorganizaciju sustava upravljanja.