Tajnik-pomoćnik: opis poslova, dužnosti i odgovornosti

Tajnik-referent - jedan od najčešćih radnih mjesta u uredu. Svaka tvrtka zahtijeva osobu koja zna kako poslati faks, ispraviti izvješća, organizirati sastanke i raspored vlasti. U vezi s brojnim odgovornostima, prije podnošenja zahtjeva za posao potrebno je saznati koji je opis radnog mjesta pomoćnika tajnika.

Tko je tajnica recepcionara?

Tajnik - nezamjenjiv pomoćnik u svakom uredu. Ovaj post uključuje službenika, osobnog asistenta i recepcionara. Tajnik-savjetnik bavi se upravljanjem dokumentacijom tvrtke, prati skladištenje i korištenje dokumenata. Kako se pojavila ta profesija?

Nastao je tijekom aktivnog reformskog rada Petra Velikog, koji je uveo takav pojam kao "tajnički ured". Isprva su upravo dužnosnici bili uključeni u brojanje i numeriranje dolaznih pisama. Početkom 20. stoljeća zanimanje tajnika postalo je široko rasprostranjeno, a do 1875. bilo je moguće dobiti posebne tečajeve za daktilografe u mnogim velikim gradovima Europe i Amerike. Izumom pisaćeg stroja 1880. godine profesija je postupno dobila žensko lice. Do kraja Prvog svjetskog rata bilo je gotovo nemoguće pronaći mušku tajnicu. U to vrijeme to je bila jedna od rijetkih zanimanja za žene. Najambiciozniji od njih diplomirali su na tečajevima i zaposlili se u tvrtkama i uredima širom svijeta. Bili su poštovani i njihov je posao bio dobro plaćen. Položaj pomoćnika tajnika bio je jedan od prvih koraka prema emancipaciji žena.

Danas je struka već izgubila svoj bivši prestiž, ali je potražnja za uredskim radnicima još uvijek visoka. Najnoviji su udaljeni tajnici, čija prisutnost nije nužno ni u uredu. Usluge online asistenata koriste mnoge online platforme koje moraju podržavati komunikaciju s korisnicima.

Odgovornosti pomoćnika tajnika

Među ljudima postoje mnoge šale i izreke o tajnicama. Ali unatoč njihovoj lošoj reputaciji, odgovornosti za posao Tajnik-pomoćnik jako puno. Ako želite raditi u ovoj specijalnosti, onda nećete raditi bez discipline, odgovornosti i određenog znanja. Koja je odgovornost takvog zaposlenika?

• Čuvanje zapisa: na ramenima žena pada težak zadatak da savjesno provjerava sve papire i drži ih u redu. Pomoć može biti potrebna za sve zaposlenike tvrtke i, u pravilu, u velikim tvrtkama, nekoliko ljudi se zapošljava na mjesto pomoćnika tajnika.
• Organizacija sastanaka, izleta, sastanaka: tajnik mora uvijek biti svjestan svih vijesti i pratiti ih. On ne samo da obično koordinira radni raspored upravljanja, već i priprema poslovna putovanja i poslovne sastanke.
• Primanje telefonskih poziva: izravne odgovornosti zaposlenika uključuju komunikaciju s klijentima, partnerima i drugim ljudima.
• Prijem posjetitelja: reprezentativni izgled vrlo je važan za ovu profesiju, jer je često prva osoba koja je viđena u tvrtki tajnica.
• Naručite materijal za pisanje i ostala sredstva za život u uredu.
• Izvršavanje zahtjeva za uputama. U nekim tvrtkama ovaj članak uzima većinu vremena. Dakle, dobivanje posla, morate odmah razgovarati s budućim glavom opseg vaše dužnosti.

Kao što možete vidjeti, odgovornost pomoćnika tajnika je prilično visoka. A popis zahtjeva također izaziva strahopoštovanje. Kakve kvalitete treba imati tajnica da bi bila zaposlena?

Zahtjevi za ovaj posao

• Dobro poznavanje računala i visoka brzina ispisa. Suvremeni sustavi zamijenili su stare pisaće strojeve, ali osnovne odredbe opisa posla tajnice-pomoćnika ostale su iste: sposobnost rukovanja uredskom opremom i brzina pisanja.
• Reprezentativni izgled: Zakon Ruske Federacije zabranjuje svaku diskriminaciju na temelju rase, spola ili dobi prilikom zapošljavanja zaposlenika. Ali uredan i uredan izgled, pristojan govor i sposobnost da podržite razgovor bit će vaše nesumnjive prednosti.
• Točnost i organizacija: ove kvalitete neće ometati druge stručnjake, ali za tajnicu su posebno važne.
• Srednje stručno obrazovanje ili više.
• Neki poslovi mogu zahtijevati poznavanje engleskog jezika. Osobito pažljiv na ovu zabrinutost u velikim tvrtkama.

Prava zaposlenika

Rad kao tajnica podrazumijeva veliku odgovornost, ali postoje zaposlenici i prava koja mogu zaštititi u slučaju kršenja od strane nadređenih.

• Tajnik ima pravo tražiti i primati informacije potrebne za pravilno izvršavanje njihovih dužnosti.
• Poslodavac mora zaposleniku osigurati uvjete za rad i čuvanje dokumenata.
• Pomoćnik tajnika može predložiti ideje za poboljšanje procesa rada. On također može donositi samostalne odluke unutar opisa radnih mjesta.
• Tajnik-referent može preskočiti posao zbog zdravstvenih razloga i pogoršanja zdravlja.

Prema statistici, činovnička profesija je jedna od najdužih na tržištu: radnici su često ostavljeni nakon radnog vremena. Poznavajući vaša prava i obveze, zaposlenik može djelovati u vlastitim interesima u korist tvrtke.

Kakvo je obrazovanje potrebno da bi se dobio taj posao?

Opis radnog mjesta pomoćnika tajnika označava da kandidat mora imati višu ili srednju specijalnu izobrazbu i radno iskustvo od najmanje jedne godine. Ako još nemate iskustva, niste upoznati s uredskim programima i niste jako uvjereni u tipkanje, onda možete završiti posebne tajničke-asistentske tečajeve u kojima ćete biti podučeni kako voditi poslovnu korespondenciju i koristiti računalo na razini pouzdanog korisnika. Sve to znanje možete dobiti sami tako što ćete pronaći informacije u knjigama ili na internetu. Malo prakse - i sigurno ćete biti odvedeni u tvrtku kojoj je potreban takav stručnjak.

Gdje naći posao?

Položaj pomoćnika tajnika nalazi se u gotovo svakom poduzeću. Tržište rada obiluje raznovrsnim ponudama, među kojima možete pronaći opciju s prikladnom raspoloživošću i plaćama. No, imajte na umu da je konkurencija na ovom području također visoka. Da biste dobili mjesto, morate se istaknuti među desetinama drugih podnositelja zahtjeva. Osim toga, u malim poduzećima, dužnosti administrativnog pomoćnika često nisu jasno regulirane, a zaposlenik mora obaviti mnogo različitih poslova. Da biste to izbjegli, odaberite veliku tvrtku, obično su jasno definirani okviri vaših odgovornosti. Ako nemate takvu priliku, jednostavno detaljno raspravite sve dužnosti koje morate obaviti na novom radnom mjestu.

Koliko dobivaju službenici?

Prosječna plaća profesionalnih tajnika kreće se od 25 do 45 tisuća rubalja. Izvršni pomoćnici obično dobiju nešto više od činovnika. Osim toga, tajnici-asistenti mogu tijekom svog rada usvojiti jedinstveno iskustvo rada sa svojim nadređenima. Zaposlenik novajlija vjerojatno neće primiti plaću veću od 25.000 rubalja, čak iu tako velikim gradovima kao što su Sankt Peterburg i Moskva. Ali s rastom iskustva i znanja, stopa plaća će također rasti.

Stručni savjeti

Mnogo je lakše zaposliti se kao tajnica ako znate što se traži na intervjuima. Mogućnost rada s programima Word i Excel je odlučujuća u prijavljivanju za posao. Potrebno je brzo ispisivanje. Na internetu možete pronaći posebne programe za podučavanje slijepog pisanja, što značajno smanjuje vrijeme tipkanja. Za brže zapošljavanje korisno je ažurirati svoj životopis na stranicama za traženje posla, a za intervjue pripremiti mali portfolio s opisom vaših vještina i sposobnosti.

Oblačenje za sastanak s potencijalnim poslodavcem potrebno je u strogom uredskom odijelu tamnih nijansi. Odmah će postaviti ton sastanka i pokazati vam kao odgovornog i profesionalnog zaposlenika. Ako se prijavljujete za mjesto pomoćnika upravitelja, zapamtite da se u ovom slučaju morate ponašati vrlo pažljivo. Prije razgovora proučite povijest tvrtke. Poslodavac će se pobrinuti da se temeljito pripremite za sastanak, a izbjeći ćete i brojne neugodne popise.

rezultati

Unatoč dugom popisu dužnosti i zahtjeva za tajnicima-asistentima, svatko može nositi ovaj posao. Uz pravilnu pripremu proći intervju također nije teško. Čak i ako nemate iskustva, nemojte očajavati, pokušajte započeti u maloj tvrtki. Slijedeći jednostavna pravila, možete napraviti karijeru u području uredskog posla.