Nomenklatura organizacije. Vrste nomenklature. Tipična nomenklatura poslova

Nomenklatura poslova organizacije obično se prilagođava tijekom četvrtog tromjesečja svake godine. U pravilu, ako je poduzeće stabilno, onda je rezultat takvog procesa neznatno rafiniranje i, eventualno, neke manje dopune, čija je potreba u tekućem razdoblju postala jasna. Ova vrsta dokumenta je planske naravi, budući da pretpostavlja da njezin začetnik barem grubo zamišlja naknadno razdoblje rada društva, smjer njegova razvoja i druge elemente koji mogu zahtijevati pojašnjenje. U mnogim slučajevima nomenklatura se sastavlja jednom i zahtijeva manje izmjene ni svake godine, nego svakih 5 ili 10 godina. Smatra se da je ovaj dokument propisno izrađen i uzima u obzir sve moguće značajke razvoja. Nažalost, nisu sve organizacije takve područje djelovanja omogućujući vam da napravite tako dugoročne prognoze s apsolutnom točnošću.

Svrha nomenklature

Sastavljanje nomenklature predmeta ima za cilj jasno konsolidiranje određene strukture dokumenata poduzeća i njihovo grupiranje prema određenim karakteristikama. Oni idu na konkretne slučajeve, koji su također poznati kao "primarni kompleksi". Glavni čimbenik u ovom udruživanju su naslovi koji moraju biti što jasniji svim zainteresiranim stranama. Cijeli kompleks mjera naziva se “formiranje slučaja”. Nakon toga postaje moguće snimati dokumente, sistematizirati ih, ubrzati potragu za potrebnim papirima i osigurati njihovu sigurnost tijekom određenog vremenskog razdoblja. Nomenklatura poslova institucije, organizacije ili druge pravne osobe često je polazna točka za razvoj drugih vrsta klasifikatora koji mogu biti potrebni za kvalitetan budući rad. Između ostalog, ovo vrsta dokumenta može postati temelj za slanje dokumenata u arhivu, njihovo uništavanje i druge vrste obrade, što može biti nužno samo u tijeku djelatnosti društva. Ako se u privatnoj tvrtki ili tvrtki, nomenklatura uopće ne može sastaviti ili vrlo kontingentno sastaviti, onda za poduzeća ili ustanove u državnom vlasništvu to je vrlo važan dokument koji mora biti obvezan za sudjelovanje u svećeničkom procesu.

Strukturni prikaz

Nomenklatura poslova - dokument koji je podijeljen u nekoliko glavnih tipova. Jedan od njih je samo strukturalni pogled. To podrazumijeva da će se sva odvajanja dokumentacije dogoditi samo na temelju toga od kojeg odjela ili organizacije dolazi. Glavna značajka registracije u ovom slučaju je zahtjev da se uzmu u obzir osobitosti organizacije. To znači da morate razumjeti važnost određenih odjela. Takva nomenklatura poslova organizacije, čiji je uzorak prikazan u tablici u nastavku, obično počinje s jedinicom koja je odgovorna za izradu ovog dokumenta. Razlog je vrlo jednostavan - ovaj naizgled sasvim običan papir može postati kamen temeljac svih procesa koji se odvijaju u tvrtki. Naravno, vrlo je važno. A ako je to tako, onda je njegov sastavni odjel prepoznatljiv po svom naglašenom značaju. Nakon toga preostale podjele, u mjeri u kojoj su one važne, završavaju s najmanjim značajkama koje ne igraju posebnu ulogu u aktivnostima poduzeća, kao što su javne organizacije ili sindikati.

Primjer točnih i netočnih opcija kompiliranja:

Kao što možete vidjeti, u lijevom stupcu je izgrađen prilično jasan sustav. U tajništvu je većina dokumenata formirana. Ovdje je uključena i nomenklatura organizacije. U okvirima se vrši izbor svih drugih ljudi koji će raditi u društvu, pa se ne može zanemariti ni njegova važnost. Računovodstvo je vrlo važno, jer je ona odgovorna za rad s novcem. Zatim svi odjeli koji zarađuju novac ili pomažu da zaradite novac mogu ići dalje. Na samom kraju postoji struktura koja, sa stajališta tvrtke, uopće nije potrebna (iako se zaposlenici s time ne slažu). Ona ne zarađuje novac i samo ulazi u tvrtku u troškove, zahtijevajući veće plaće, osiguravajući bolje radne uvjete i tako dalje. Desni stupac uređen je abecednim redom, što je nezgodno i pogrešno.

Pogled na proizvodnju i industriju

Ovaj tip podrazumijeva da će se prevodilac prvenstveno usredotočiti na vrstu aktivnosti kojoj taj ili onaj papir pripada. To je jedna od najrazumljivijih vrsta koje nomenklatura poslova organizacije može poduzeti. Uzorak može izgledati kao popis zadataka koje je tvrtka riješila, podijeljena po stupcima. Na prvom mjestu može biti “Organizacija aktivnosti”, zatim “Upravljanje osobljem i osobljem” i tako dalje. Po imenima možete odmah razumjeti koji se dokumenti mogu naći u konkretnom slučaju, što je jedan od zadataka formiranja nomenklature. Valja napomenuti da je upravo ta opcija jedna od najtežih na putu, jer ne posjeduje svatko tako razvijenu maštu i razumijevanje apsolutno svakoga, čak i najmanjih nijansi rada tvrtke. S takvim sustavom, prvih nekoliko godina nomenklatura je vrlo fragmentirani dokument, koji se postupno gradi u elegantnu strukturu, razumljivu svim zainteresiranim stranama.

Funkcionalni prikaz

Ovaj pogled je najjednostavniji. Nomenklatura poslova u školi često se stvara upravo na taj način. Njegova suština leži u onome na što se dokument odnosi i tko ga je stvorio. Odnosno, ako je u prethodnom slučaju veći naglasak stavljen na to koje polje djelovanja pripada onome ili onom papiru, u ovom slučaju, to je više bitno o čemu se radi ili tko ga je stvorio. Na primjer, “Vođenje evidencije” može biti na prvom mjestu, “Smjernice” mogu ići dalje, i tako dalje. Glavni nedostatak ovog pristupa je njegova mala praktičnost. Za razliku od dviju prethodnih opcija, s takvim rješenjem problema, nije uvijek moguće pronaći potrebne dokumente gdje točno, s gledišta određene osobe, moraju biti.

Pojedinačna nomenklatura

Pod tom se vrstom pojavljuje nomenklatura poslova odjela, odjela ili neke druge strukture koja postoji u organizaciji. To jest, ovo je specifičan popis dokumenata s kojima oni rade ovdje i nigdje drugdje. On je što je moguće specifičniji i često se mijenja, jer se imena i vrste radova kojima ljudi rade stalno mijenjaju u jednom ili drugom smjeru. Sastavljanje nomenklature poslova takve sorte najvećim dijelom dodjeljuje se izravno osoblju ovog odjela, budući da samo oni imaju priliku procijeniti što i kojim redoslijedom. Stvara se na temelju standardnog obrasca, obveznog za sve odjele ili neke od njih.

Tipična nomenklatura poslova

To je osnova osnove. Uključuje osnovne pododjeljke i odjeljke, na primjeru kojih će drugi odjeli izraditi vlastite, proširenije, slične dokumente. Nomenklatura je obvezna za sve osobe koje na ovaj ili onaj način rade s dokumentacijom. No, da bi ga stvorio, potrebna je izvjesna polazna točka, na temelju koje će ostatak rasti. Ovaj dokument predstavlja približnu nomenklaturu slučajeva.

Približna nomenklatura

U svojoj osnovi, ovaj dokument je nacrt koji osoblje osoblja tajništva (ili bilo kojeg drugog sličnog odjela) koristi za izradu vlastitog sličnog dokumenta. Najčešće se uzimaju određene prosječne, zajedničke za sve primjere, koje su uvjetno prilagođene potrebama trenutne organizacije. Zatim, uzimajući u obzir postojeće, odgovorna osoba dobiva potrebne informacije iz dotičnih strukturnih podjela, proučava je i na temelju svega toga stvara takav dokument kao tipična nomenklatura slučajeva. Odmah i od nule kako bi bilo gotovo nemoguće. Često se u mnogim novoosnovanim poduzećima struktura i druge značajke ovog dokumenta mijenjaju nekoliko puta dok se ne odabere optimalan i najpovoljniji, ne samo za jednu osobu, već i za sve zaposlenike u cjelini.

Podaci za razvoj

Cijeli postupak stvaranja nomenklature može se stvoriti na temelju triju temeljnih dokumenata koji su u određenoj mjeri povezani s njom. Prvi je popis standardnih arhivskih dokumenata o upravljanju, koji je Ministarstvo kulture odobrilo u kolovozu 2010. pod brojem 558. Drugi dokument je popis tipičnih arhivskih NTD-ova koje je isto tijelo odobrilo u srpnju 2007. godine. On ima broj 1182. Posljednji koristan dokument - osnovna pravila arhiva organizacija. Odobren je 06.02.2002. Zahvaljujući informacijama koje su predstavljene u gore navedenim državnim normama, može se napraviti približna ili tipična nomenklatura. Nadalje, svaki odjel kreira vlastiti sličan dokument. Na primjer, za glavnog knjigovođu to će biti nomenklatura računovodstvenih poslova i tako dalje. Službenik, nakon što je prikupio sve pripremljene radove, počinje ih analizirati. Na temelju toga stvara se opća nomenklatura za organizaciju u cjelini.

Slijed razvoja nomenklature

Cijeli proces formiranja dokumenta može se podijeliti u četiri glavna koraka. Izbor optimalne sheme i vrste, pisanje naslova zajedno s pojmovima, raspored zaglavlja na ispravan način, što je gore opisano, a posljednje je konačna formacija i odobrenje. Na primjer, trebamo nomenklaturu poslova odjela za kadrove. Prvo, točno definiramo kako će izgledati. Pretpostavimo da ste odabrali funkcionalni prikaz. Na temelju toga stvaraju naslove. Ne moraju se odmah smjestiti u ispravnom redoslijedu, ali se preporuča da se vrijeme skladištenja unese odmah (u nekim slučajevima mogu biti i orijentirane). Kada se to učini, uzimamo kreirane informacije i logično ih organiziramo kao važne. Kao rezultat toga, dobivamo koherentnu shemu, koja ostaje samo pravilno izvršiti i potpisati s upravom. Bolje je razjasniti sva pitanja sukoba sa zainteresiranim osobama tako da naizgled identični dokumenti ne spadaju u jednu liniju, budući da su, zapravo, potpuno drugačiji po svojoj svrsi, obliku, pripremi, a još više - u smislu njihovog životnog vijeka.

Značajke dizajna

Općenito, sam dizajn nije ništa komplicirano. Dopuštene su neke izmjene ili dopune, ali je prilično prikladno koristiti osnovni oblik koji nije teško pronaći. Nomenklatura poslova organizacije mora sadržavati naziv samog dokumenta, organizaciju, registracijski broj i datum, godinu za koju se odobrava i polje za upravljanje u kojem se može potpisati potpisom "Odobri". Sve je to naznačeno u kapici. Zatim slijedi popis odgovarajućih polja i drugih sličnih informacija.

Tablica uzorka nomenklature:

Na samom kraju zalijepljenog potpisa osobe koja je bila odgovorna za izradu dokumenta i njegovog vođu. Kao što možete vidjeti, ovdje nema ništa komplicirano. Glavna stvar je ispravno napisati zaglavlja i ispravno odrediti rok trajanja. Kao što je gore navedeno, dopuštene su promjene. Na primjer, u nekim slučajevima, polje "Marks" možda nije dovoljno. Tvorac nomenklature može smatrati da je za učinkovitost njegove uporabe možda potrebno nekoliko drugih stupaca. U biti, oni mogu biti slični istim "markama", ali informacije koje se tamo navode bit će specifičnije, kao što je odgovorna osoba, razdoblje za zamjenu kopija izvornicima ili nešto slično. Ovdje je u potpunosti i potpuno ovisna i od samog poduzeća i od kreatora nomenklature, od njezinih znanja, značajki i vještina.

Rezultat

Nomenklatura poslova organizacije važan je dokument potreban za njegov kvalitetan i učinkovit rad. Osobito u smislu tijeka rada. Može se podijeliti na nekoliko tipova i tipova, od kojih svaki ima svoje karakteristike i može biti i zgodan i nezgodan u datoj situaciji. Formiranje nomenklature nije osobito složeno, već zahtijeva pažljiv i promišljen pristup, bez obzira na odabrani oblik ili vrstu. Proces stvaranja prvenstveno je vezan uz formuliranje naslova i definiranje razdoblja čuvanja dokumentacije. Sve vrste stavki moraju biti dogovorene u pisanom obliku s upravom kako bi se izbjegli mogući problemi u budućnosti. Sve osobe koje na ovaj ili onaj način rade s dokumentima moraju uzeti u obzir specifičnosti formiranja predmeta i podatke navedene u odgovarajućoj nomenklaturi. Ispravan, točan i pažljiv pristup izradi ovog dokumenta uvelike olakšava daljnji rad svakog odjela i organizacije u cjelini, što zauzvrat ima pozitivan učinak na ekonomske rezultate i učinkovitost rada.