Vrste i funkcije dokumenata

Svaka tvrtka, poduzeće, organizacija formira prilično velik broj različitih vrsta i vrsta dokumentacije. Neke od njih namijenjene su za vanjsku komunikaciju, dok druge mogu izravno osigurati internu komunikaciju organizacijske strukture zbog različitih razloga. Koje su funkcije dokumenata u organizaciji?

Tijekom formiranja cjelokupnog sustava dokumentacijske podrške (DL) formirani su različiti sustavi dokumenata, uključujući administrativne dokumente, računovodstvo i izvještavanje, osoblje, itd. Stoga, radeći s njom, ne smijemo zaboraviti na vezu sa sustavom vlasništva nad dokumentima. Postoje određeni zahtjevi u području strukture, dizajna i njegovog sadržaja. Osim toga, važno je razumjeti kojoj vrsti dokumenta pripada i koju funkciju obavlja. Ovaj se članak usredotočuje na koncepte i funkcije dokumenata.

Što je dokument?

Dakle, općenito, glavna djelatnost organizacije je formiranje dokumenata. Funkcije koje dokument izvodi su različite. To uključuje, primjerice, i logističku i organizacijsko-administrativnu. Dokument je opipljiv predmet koji potvrđuje određeno pravo nekoga ili neke činjenice.

U isto vrijeme, on može dokazati identitet osobe ili biti dokaz nečega. Osim toga, dokument se smatra načinom koji sadrži informacije u kojima je mentalno ljudske aktivnosti kao i svaka životna činjenica. U Rusiji, ovaj pojam pojavio se iz vremena Petra I. Tada je tako označen pisani dokaz. Nakon toga počele su se pojavljivati ​​druge definicije, kao što su "čin", "službeni dokument", itd.

Dvosmislen pojam pojma

Sve društvene aktivnosti koriste gore navedeni termin. Istovremeno, u bilo kojem smjeru djelovanja institucije, organizacije ili industrije postoji izravna definicija ovog koncepta. Međutim, danas ima toliko mišljenja o ovom pitanju da nije moguće dati jednoznačno određenje pojma "dokument". Funkcije dokumenata su interesantne.

Svaki stručnjak koji obavlja svoju djelatnost na području dokumentacije ili uredskog rada ima svoje razumijevanje tog aspekta, iako je zakonom propisana formalna definicija.

Najmoderniji u ovom trenutku smatra se informacijskim načinom spremanja dokumenata nego na opipljivim medijima. I svaka organizacija ima svoj djelokrug rada na području dokumentacije, u vezi s kojim se dokumenti mogu klasificirati iz različitih razloga. Zatim razmatramo funkcije regulatornih dokumenata, ovisno o njihovoj svrsi i drugim znakovima.

Razvrstavanje dokumenata po dogovoru

Prema imenovanju, dokumenti su: organizacijska, administrativna, izvještajna, statistička, obrazovna, metodička, znanstvena, tehnička, kadrovska i mnogi drugi.

Ovisno o funkciji koju obavljaju, razlikuju se sljedeće vrste dokumenata:

• narudžbe;
• raspored;
• sve vrste izvješća;
• upute;
• djela;
• protokola;
• Pomoć;
• praznine, itd.

Klasifikacija dokumenata pomoću snimanja podataka

S druge strane, dijele se metodom fiksiranja informacija. To uključuje pisane, grafičke, foto i video dokumente. Mogu biti sadržani i na opipljivom mediju iu informativnom obliku (na računalu, na internetu, itd.).

Postoje dokumenti namijenjeni vanjskom i unutarnjem radu. izgled uključuje ulaznu i izlaznu dokumentaciju. Prema stupnju težine (složenosti) prevladava sljedeća klasifikacija: jednostavna i složena. Jednostavni dokumenti su dokumentacija koja pretpostavlja postojanje jednog pitanja, a složena sadrži određeni broj pitanja.

Klasifikacija stupnja publiciteta

Ovisno o stupnju publiciteta informacija, dokumenti su otvoreni i ograničeni u pristupu, to jest, s različitim stupnjem tajnosti: potpuno tajni, povjerljivi itd.

Treba istaknuti pravnu snagu:

• autentičan;
• duplikat;
• false (lažni).

Prvi tip sadrži podatke koji potvrđuju njihovu pouzdanost, a oni se ispravno sastavljaju i izvršavaju. Takvi dokumenti mogu biti valjani i nevažeći ako je razdoblje valjanosti isteklo ili je otkazano zamjenom s drugim aktom. Cjelokupne informacije pružene ovom vrstom nisu pravno obvezujuće.

Duplikati su kopije dokumenata. Lažno sadrži lažne podatke o nekome, sastavljene u pogrešnom obliku i suprotno zakonu.

Razvrstavanje prema rokovima i obvezno

Što se tiče izvršenja, postoje:

• hitne, koje zahtijevaju izvršenje dokumenta u propisanom roku;
• nije hitno.

U smislu skladištenja treba navesti trajno i privremeno. Posljednji rok trajanja je do deset godina i više.

Prema stupnju predanosti mogu biti:

• obvezno, tj. moraju se izvršiti bez iznimke i imati pravni karakter;
• informativne, koje bi sadržavale informacije o aktivnostima tvrtke.

Klasifikacija po stupnju ujedinjenja

Po stupnju objedinjavanja dokumenti se također dijele na određene vrste. Među njima su:

• specifični - jednokratni dokumenti;
• tipično - kombinirati homogene informacije;
• matrica - s prethodno pripremljenim tiskanim tekstom, koji se mora popuniti kao posljedica konačne prijave u određenoj situaciji;
• jedinstvena.

U potonjem, mjesto teksta bi trebalo biti na lijevoj strani lista, a na desnoj strani su linije. Relevantne informacije unose se u digitalnom ili tekstualnom obliku u dijelu gdje se nalazi red ili tablica (primjerice, studije slučaja).

Povijest dokumentacije

Kao što možete vidjeti, ne postoji opća klasifikacija dokumenata, unatoč činjenici da u analizi promatramo brojne tipove tih dokumenata. Još u XV-XVII stoljeću. struktura uredskog posla bila je prilično velika, iako su među dokumentima prevladavali samo dokumenti, kazne i kazne. Ali svaki od ovih tipova imao je mnogo vrsta, na primjer, naređenja su podrazumijevala dokumentaciju koja je dolazila od guvernera, a pisma su bili dokumenti poslani od narudžbi bojarima, urednim ljudima itd. Postojalo je nešto kao "pismo", što upućuje na osobnu korespondenciju.

funkcije

Glavne funkcije dokumenata podijeljene su na opće i posebne. I svaki dokument može izvesti mnogo njih odjednom, što u određenoj mjeri pomaže smanjiti broj radova potrebnih za rad.

Uobičajene funkcije dokumenta uključuju:

• informativni - kada je bilo koji dokument namijenjen očuvanju informacija;
• društveni - dokument je društveno značajan objekt, za njegovo stvaranje potrebna je društvena potreba;
• komunikativni - dokument je sredstvo komunikacije među organizacijama, poduzećima, tvrtkama itd.;
• kulturni - djeluje kao način očuvanja kulturnih običaja.

Ovaj način očuvanja dobro je primjenjiv u obimnim dokumentima, uključujući dokumentaciju znanstvene i tehničke prirode, gdje je jasno razrađen stupanj razvoja društva.

Posebne funkcije dokumenata uključuju:

• upravljanje - dokument je metoda upravljanja koja se primjenjuje na organizacijsku i administrativnu dokumentaciju;
• pravna - čuva i mijenja zakonske odredbe i društvenopravne odnose (to uključuje zakonodavnu i pravnu dokumentaciju, uključujući dokumente s privremenom pravnom funkcijom).

Također, dokumenti mogu biti povijesni izvor sa sadržajem prošlih podataka, primjerice o pojavljivanju pisarskog rada, dokumentacije, opće dokumentacije.

Funkcija upravljanja dokumentima dodjeljuje se malom broju radova koji se stvaraju u procesu javne aktivnosti.

Elementi dokumenta

Važno je naglasiti da dokument sadrži mnoge dijelove. Te se stavke nazivaju pojedinostima. Razmotrite koncept rekvizita.

Ovo je sastavni dio pri formalizaciji službenih dokumenata. Zakon propisuje samo trideset pojedinosti s njihovom izravnom registracijom u obliku dokumenata. Oni sadrže različite vrste skupova tih elemenata. Njihov broj u dokumentu pretpostavlja svrhu njegovog stvaranja, kao i svrhu, zahtjeve za registraciju.

Dokumentacija pruža ograničen skup tih dijelova. Ako se ne upišu ili unesu pogrešno, dokument postaje nevažeći i shodno tome gubi pravnu snagu. Time je, bez stavljanja potrebnih podataka o obliku dokumenta, daljnja interakcija s drugim organizacijama nemoguća. Stoga su potrebni podaci usko povezani s dokumentacijom, jer izravno utječu na točnost izrade bilo kojeg dokumenta institucije.

nalazi

Tako se analiziraju vrste i funkcije dokumenata i Nakon razmatranja važnog pitanja u području dokumentacije i uredskog rada, treba napomenuti da je dokument sada sastavni dio svake aktivnosti. Bez nje je nemoguće, uključujući proizvodnju i rad svakog poduzeća ili organizacije. Budući da glavne funkcije dokumenta sadrže sadržaj informacija, on se smatra važnim aspektom kako u vanjskoj tako iu internoj strukturi poduzeća, institucije itd.

Prema tome, u osiguravanju interakcije strukturnih jedinica bilo koje institucije koristi se dokumentacija. Također je važno u kvaliteti izvještavanja za vladine agencije koje provode inspekcije organizacija. Informacije navedene u dokumentu su, prije svega, dokazi da su te informacije izvršene.

Proces dokumentiranja u velikoj je mjeri obvezatan, stoga je propisan zakonom i propisima, što osigurava zakonitost i legitimnost. Brzina kojom rukovodstvo (vodstvo) donosi ispravnu odluku ovisi o tome kako se dokument ispravno i brzo obrađuje i izvršava. To je pravilna organizacija aktivnosti poduzeća, uključujući upravljanje dokumentima, službenički rad, koji pomaže da se osigura red unutar ustanove. Ovakav sustav jamči skladnu interakciju između strukturnih dijelova organizacije.