Što je dopis i za što je riječ?

Većina punoljetnih osoba zaposleni su u određenoj organizaciji. Ljudi se obraćaju vlastima sa zahtjevima ili željama putem izjava ili službenih bilješki. Opisujemo postupak izrade i prijenosa dokumenata za rukovoditelja.

Što je to?

Prvo morate razumjeti što je spomenik. To je dokument koji je unutarnji ili vanjski, ovisno o funkcijama i primatelju. Takav podsjetnik se najčešće upućuje višoj osobi od njegovih podređenih i predstavlja vrstu zahtjeva, komentara ili sugestije.

Ovisno o značenju dopisa, može biti predavanje, objašnjavajuće, objašnjavajuće ili analitičko.

Ovaj dokument najčešće pokriva tehničke ili poslovne probleme, opisuje kontroverznu situaciju ili daje objašnjenje koje zahtijeva vaše nadređene. Glavna razlika memoranduma je u tome što on ne samo da određuje suštinu problema, nego daje i detaljan opis toga, a ponekad i načine za njegovo rješavanje.

Usluga i izvješće: sličnosti i razlike

Neki radnici zbunjuju bilješke i službene bilješke, a to nije slučajno. Postoje sličnosti, ali postoje razlike. Hajde da shvatimo. Dakle, značenje te i druge napomene je obavijestiti vlasti o bilo kakvom neuspjehu u radu. Međutim, u izvješću se problem najčešće prijavljuje, au memorandumu usluga postoji i zahtjev za njegovom eliminacijom, a ponekad se navode i načini rješavanja određenog problema.

Pisanje podsjetnika za šefove

Najčešće se takvi dokumenti šalju upravi. To je zbog činjenice da je dopis dokument u kojem se izvještavaju o svim internim problemima. Primjer podsjetnika nije nigdje registriran, nema uzorka teksta, tako da su u proizvoljnom obliku. Najvažnije je opisati suštinu problema i predložene načine za njegovo rješavanje. Na što biste još trebali obratiti pozornost je da je vaš dopis registriran u organizaciji. Na taj način možete se pobrinuti da dođe do vlasti.

Međutim, situacije su različite. Zamislite da ne pišete službenu bilješku o kvaru opreme, već, primjerice, o zaposleniku vaše tvrtke koji je nekako kriv. Situacije su različite. Vaš se dopis može jednostavno "izgubiti". Da biste spriječili da se to dogodi, možete igrati na sigurno. Napravite bilješku u duplikatu. Dajte ih tajniku za registraciju i zatražite da na svom primjerku napišete da je bilješka upisana na takav broj, takav i taj datum i prihvaćeni na razmatranje. Stoga, čak i ako vaša pritužba "iz bilo kojeg razloga ne dođe" do vlasti, imate potvrdu i njezin tekst.

Razmjena dopisa između zasebnih jedinica

Ponekad su uredski dopisi sredstvo komunikacije između zasebnih odjela iste tvrtke. Izrada takvog dokumenta za drugi odjel ne razlikuje se od bilješke za upravljanje. Jedina razlika koja je, je da morate odrediti jedinice sami, također možete odrediti adresu. U ovom slučaju, dopis je još uvijek interni dokument.

Gornji dio dopisa bi trebao biti sastavljen na modelu prijave, koji je napisan na ime glave. Zatim se piše sam tekst, koji objašnjava sve probleme određene jedinice. Poželjno je ne samo detaljno opisati suštinu problema, već i sve pojedinosti. Također možete predložiti načine kako ga riješiti.

Mora se navesti pojedinosti dokumenta: datum i broj. To je potrebno da bi postali službeni.

Podsjetnici drugoj organizaciji

Međutim, ponekad se dogodi da djeluje kao vanjski dokument. Vrlo čest slučaj pisanja dopisa je za drugu organizaciju. Na taj način tvrtke razmjenjuju potrebne informacije. Također, u ovom slučaju, dopis je dokumentarni dokaz o zahtjevu ili zahtjevu.

Takve se bilješke izdaju iu bilo kojem obliku. Uz njih se mogu priložiti i kopije potrebnih dokumenata. Najčešće se takve bilješke izdaju u ime direktora jedne tvrtke iz glave druge. U slučaju pregovora s drugom ugovornom stranom, potrebno je izdati dva primjerka dopisa. Drugi primjerak s pečatom, potpisom i registracijskim brojem treba oduzeti i taj dokument treba čuvati dok se problem ne riješi.

Ako pišete podsjetnik drugoj organizaciji, možete dobiti isto pismo kao odgovor. Nema ništa loše u tome. Možda uprava nije sasvim razumjela problem ili zahtjev, ili možda samo odlučila ponuditi vlastitu opciju za razvoj daljnjih akcija. Morate se registrirati i na takvu obavijest odgovoriti bilo akcijom ili odgovorom na zahtjev. Stoga, komunikacija organizacija putem memoranduma može trajati dosta dugo.

Kako napraviti bilješku o usluzi

Dokument počinje s imena organizacija te podatke o osobi kojoj je namijenjena, a zatim i vlastite podatke. Riječi "Memo" su napisane u sredini. Zatim tekst počinje crvenom crtom. Kao što je ranije spomenuto, pisano je u bilo kojem obliku. Na kraju se označava datum i potpis se dešifrira.

Ako je tekst dopisa velik, podijeljen je u nekoliko odlomaka. Prvi je opis problema. Drugi je sam zahtjev. Ako je zahtjev kolektivan, u trećem stavku možete navesti odjel i imena zaposlenika koji su ga napisali. U tom slučaju potpis na dopisu daje voditelj odjela. Odvojeno, možete priložiti list s potpisom svih radnika.

Zapis je napisan na A4 listu, kao i svaka izjava. Potpis mora biti pisan rukom, a ne faksimil. Također je poželjno izdati dopis s vlastitim rednim brojem i datumom njegove pripreme. Može se ispisati na računalu, ali čak iu tom slučaju potpis mora biti osoban.

Slanje dokumenta putem elektroničke komunikacije

Nije neuobičajeno da organizacija vodi elektronički protok dokumenata, a svi zahtjevi i bilješke moraju se slati putem Interneta ili interne mreže. U ovom slučaju, nemojte se bojati, to nije ništa strašno. Međutim, za to je poželjno imati osobni digitalni potpis, tako da možete potvrditi svoj zahtjev.

Ili možete napisati bilješku o usluzi na komad papira, potpisati ga i skenirati. Elektronska verzija se šalje na željenu adresu i čeka odgovor.

Je li uvijek potrebno sastaviti svoj prijedlog u pisanom obliku

Često se postavlja pitanje: je li moguće usmeno žaliti upravi tvrtke? Odgovor je vrlo jednostavan: uvijek je moguće usmeno obraditi, ali nije poznato hoće li dati neke rezultate. Pisana poruka je uvijek službeni dokument, bez obzira na njegov sadržaj i adresu. Ali verbalna poruka su samo riječi na koje se ne može odgovoriti.

Stoga možemo savjetovati sve prijedloge, objašnjenja i objašnjenja nadležnim tijelima da ih izdaju samo na papiru. Inače, jednostavno ne možete dobiti odgovor na vaš zahtjev ili prijedlog.