Zašto trebate upute za rad u uredu

Većina ljudi sretno ne poznaje tako dosadno pitanje kao opseg primjene priručnika s uputama. Činjenica je da je ovaj dokument strogo poseban, može se reći, birokratski. Tek kad se suoči s potrebom za pripremom dokumenata, osoba može cijeniti perspektivu i mudrost čija je zamisao bio prvi priručnik s uputama. Razmotrimo zamršenost problema.

Papirologija - što je to?

U bilo kojoj organizaciji, u poduzeću postoji potreba za objavljivanjem određenog broja dokumenata. Neki reguliraju vlastite aktivnosti, drugi - odnose s partnerima i tako dalje. Jasno je da se sva ova pitanja bave specifičnim ljudima, a oni su različiti. Svaki zaposlenik ima ne samo svoj pogled na stvari, već i vlastito iskustvo, vještine i sposobnosti stečene tijekom godina. Ispada da ideja o obliku i sadržaju istog dokumenta može biti potpuno drugačija. Ako dopustite da stvar uzme svoj put, tada će u istoj organizaciji biti stvoren papir, koji će imati različite oblike, izgled. Ljudi zamjenjuju međusobno na radnom mjestu, postat će zbunjeni, izgubiti podatke. No, svaki dokument nije samo papir s tekstom, već i sudbina određenog zaposlenika ili projekta. Mnogi od njih moraju biti pohranjeni dugi niz godina, tako da osoba može potvrditi činjenicu svog sudjelovanja u radu poduzeća (na primjer, kadrovska dokumentacija). Osim toga, vrsta pisanih izvora informacija služi kao neka vrsta "lica" tvrtke. Kako bi ujedinili dokumente, oni su izmislili tako nešto kao što je papirologija. Zapravo, riječ je o skupu pravila koja opisuju pojmove i metode rada s papirima, njihovom obliku, tipovima i tako dalje.

Pravila pisanja

Uputa o uredskom radu je formalni dokument koji se stvara na postojećoj zakonskoj osnovi. To znači da se podaci na temelju kojih je sastavljen moraju unijeti u njegov prvi dio. To su svi pravni dokumenti koji se odnose na dokumentaciju i informacije vezane uz određenu organizaciju. Moram reći da je dokument obvezan za vladine agencije i lokalne vlasti. Ostatak ga može po volji prihvatiti i odobriti, što se u praksi često provodi s ciljem praktičnosti i optimizacije u organizaciji upravljačkih aktivnosti. Osim toga, protok dokumenata, prema važećem zakonodavstvu, provjeravaju posebna tijela. Prema tome, upute o uredskom radu postaju prikladan alat za upravljanje koji će vam pomoći organizirati unutarnji rad organizacije, kao i zaštititi ga od nepotrebnih prigovora od strane kontrolora.

Tko je odgovoran za razvoj

U bilo kojoj organizaciji postoji zaposlenik čije dužnosti uključuju cirkulaciju dokumenata. To je misija izrade ove zbirke optimalnih pravila. U njegovom razvoju obično sudjeluje odvjetnik. To traje neko vrijeme, osobito u teškim slučajevima gdje se organizacija bavi objavljivanjem brojnih dokumenata. Preporučuje se da se konačna verzija ne odobri odmah, bez pravnog znanja. Za vrijeme izrade cjelovitog teksta kreira se i provodi privremena instrukcija o upravljanju dokumentima. Njegov tekst može biti standardan, preporuča se vladinim agencijama. Tada je rafinirana prema specifičnim uvjetima u kojima tvrtka posluje. Naputak o službeničkom radu smatra se valjanim ako ga odobri voditelj razine na koju se odnosi (za odjel, organizaciju ili njezin dio). To jest, ima smisla odrediti uvjete i smjernice za formiranje dokumenata. Možda za različite odjele trebaju različiti dokumenti, normalizira oblike i metode obrade papira. Primjerice, uputa o uredskom radu u okružnom sudu stupila je na snagu u skladu s odgovarajućim nalogom.

Organizacija djelovanja dokumenata

Svakom zaposleniku treba priopćiti upute za ostvarivanje svojih ciljeva. Poželjno je da se njegova elektronička kopija nalazi u svakome čije dužnosti uključuju pripremu dokumenata. Činjenica je da ona ne uključuje samo pravila za pisanje i formiranje papirnih izvora informacija, već sadrži i njihove oblike (aplikacije). Primjerice, obrascima pisama, naredbama i drugim dokumentima koji se formiraju u poduzeću moraju se priložiti. Takve "sitnice" također bi trebalo propisati, kao što su položaj tekstova, polja i tako dalje. Svaki zaposlenik mora svojim osobnim potpisom potvrditi činjenicu upoznavanja s uputama. Da bi se obučavali ljudi, preporuča se da s njima provode redovne satove, tijekom kojih je potrebno pojasniti njegove odredbe, dati primjere. Nadalje, odgovorna osoba prati izvršenje uputa.

Struktura dokumenta

Ne postoje pisana pravila koja bi regulirala ono što treba uključiti u upute. Njegova je struktura jednostavna: opći dio, tematski dijelovi i dodaci. Preporučuje se navesti broj pozicija na koje se dokument odnosi, normativne i pravne akte na temelju kojih je dokument sastavljen. Svakako navedite osobu koja nadzire njeno izvršenje. Najveće semantičko opterećenje su tematski dijelovi. Posebno opisuju dokumente i njihove zahtjeve. Potrebno je obratiti pozornost na pravila registracije, prijelaza, arhivske pohrane papira. Poželjno je u posljednjem dijelu opisati metode izrade dodataka ili izmjena u ovom dokumentu, u slučajevima u kojima je to učinjeno.

aplikacije

Ovo je najfunkcionalniji dio priručnika. Sadrži sve uzorke dokumenata. Nakon otvaranja aplikacija, svaki zaposlenik mora vidjeti što se točno formira u organizaciji, koje parametre ti papiri imaju, kako ih koristiti. Često se sastavljaju u obliku dijagrama, gdje su naznačeni svi parametri. Osim toga, ima smisla staviti vremensku crtu izravne važnosti u tijek rada. Na primjer, koliko dana se daje za registraciju ili razmatranje dokumenta, kada bi trebalo arhivirati ili uništiti, koliko ih treba pohraniti, i tako dalje. Važno je navesti načine odobravanja, potpisivanja i stupanja na snagu.

Posebni slučajevi

Uputa, koju koriste svi, može sadržavati dio koji se odnosi na dokumente za ograničenu upotrebu. To se događa kada organizacija radi s informacijama koje se odnose na državne tajne iu drugim slučajevima. Ponekad morate izraditi posebnu uputu koja će regulirati tijek rada za službenu uporabu.

kontrola

Pravila za reguliranje i praćenje dokumenata trebaju biti jasna i transparentna. U koje vrijeme, ko i kada se vrši kontrola, potrebno je naznačiti u tekstu uputa. Osim toga, postoji potreba da se opiše odgovornost za nepoštivanje odredbi uputa. Svaka nijansa može utjecati na aktivnosti poduzeća. Osim toga, dokumenti se koriste na sudu, osoblje - imaju utjecaj na sudbinu zaposlenika. Ispravnost njihove kompilacije ponekad poprima najveću važnost. Stoga bi osoba koja vrši kontrolu trebala preuzeti odgovoran odnos prema svojim dužnostima i vratiti na reviziju one isprave koje nisu u skladu s uputama.