Pomoćnik upravitelja: dužnosti i zahtjevi

Pomoćnik upravitelja je pozicija koja je prisutna u kadrovskoj strukturi gotovo svakog ruskog velikog ili srednjeg poduzeća. Često se stručnjaci s odgovarajućim položajem smatraju tajnicima s vrlo ograničenim rasponom funkcija i odgovornosti. No, to je potpuno pogrešan pristup razumijevanju specifičnosti dotičnog radnog mjesta. Pomoćnik upravitelja može imati najširi raspon ovlasti. Zahtjevi za njegove kvalifikacije i kompetencije mogu biti vrlo visoki. Koja je specifičnost dotičnog položaja? Koja su tipična prava i dužnosti pomoćnika menadžera u ruskoj tvrtki?

Specifičnosti pozicije

Kakva je to pozicija - “pomoćnik upravitelja”? Odgovornosti takvog zaposlenika - što su oni? U većini slučajeva, mjesto "pomoćnik upravitelja" odnosi se na tajnicu. U rijetkim slučajevima, ova fraza označava položaj zamjenika ravnatelja - ali to je u pravilu tipično za mala poduzeća. U manje ili više velikim poduzećima, dužnosti osobnog asistenta upravitelju umanjuju se uglavnom na tajničke funkcije. Što točno? Prije svega, to je uredski rad, rad s korespondencijom, rješavanje zadataka vezanih za organizaciju raznih sastanaka i drugih događaja u kojima je izravno uključen voditelj tvrtke. Dužnosti tajnika (Pomoćnik) Menadžer također gotovo uvijek uključuje prijem telefonskih poziva u uredu.

U nekim slučajevima, odgovarajući položaj je diferenciran u nekoliko varijanti. Tako se tajnice koje obavljaju prije svega tehnički rad - primanje telefonskih poziva, obrada korespondencije itd. - nazivaju referentima. Zauzvrat, oni profesionalci koji su odgovorni za organizaciju događanja i uredski rad nazivaju se uredski upravitelji. Postoji stajalište da se za takvo mjesto pomoćnika direktora pretpostavlja da su dužnosti i ovlasti šire u usporedbi s tipično tajničkim. Konkretno, to se može izraziti u potrebi za osobnim prisustvovanjem događajima na kojima sudjeluje voditelj korporativnih stranaka, poslovne pregovore praznici. Pomoćnik u ovom slučaju može biti odgovoran za prezentacije koje je voditelj pripremio, ili za slikovnu komponentu sudjelovanja u slučaju svog nadređenog. Može se primijetiti da se u radnim knjižicama pozicija pomoćnika upravitelja najčešće naziva “tajnicom”.

Zahtjevi za pomoćnika upravitelja

Razmotrimo takav aspekt kao tipične zahtjeve za kandidate za poziciju “pomoćnog upravitelja”. Dužnosti koje zaposlenik treba obavljati na odgovarajućem položaju zahtijevaju određene vještine i kvalifikacije. Njihov specifičan popis u velikoj mjeri određen je specifičnošću poslova tajnika. Dakle, ako će aktivnost pomoćnika voditelja uglavnom odgovarati položaju asistenta, tada zahtjevi u ovom slučaju neće biti tako strogi: srednje obrazovanje, minimalno radno iskustvo, osnovne vještine u radu s računalima i uredskoj opremi. S druge strane, ako neke funkcije upravljanja spadaju u nadležnost pomoćnika ravnatelja, popis zahtjeva u ovom slučaju bit će veći, a radne odgovornosti podrazumijevaju višu razinu kvalifikacije kandidata za mjesto tajnika.

Tipičan skup vještina koje pomoćnik upravitelja treba imati u većini slučajeva je: poznavanje zajedničkih stranih jezika, poznavanje popularnih računalnih programa za rad s dokumentima, slikama i prezentacijama. Važan aspekt kvalifikacijskih zahtjeva za pomoćnike menadžera su osobne kvalitete. To se obično pripisuje uljudnosti, pozornosti, dobroj volji, odgovornosti, spremnosti na rješavanje novih problema. Poželjni dobni interval kandidata za mjesto pomoćnog direktora u mnogim organizacijama je 18-35 godina. No, naravno, postoje poduzeća koja posebno cijene iskustvo zaposlenika, te stoga rado uzimaju ljude mnogo starije.

Mnoge tvrtke, međutim, radije regrutiraju za posao koji podrazumijeva obavljanje funkcija koje su karakteristične za pomoćnika menadžera, stručnjaka bez mnogo iskustva. To može biti posljedica specifičnosti poslovnog segmenta u kojem tvrtka posluje. U nekim je slučajevima bolje obučiti zaposlenika da radi u firmi koja je, relativno govoreći, otvorila prvu rusku proizvodnju mikroprocesora za pametne telefone i tablete, od nule, uranjajući sve potrebne nijanse tako visokotehnološkog poslovnog segmenta, nego pokušavajući objasniti iskusnoj osobi da stare metode rješavanja. zadaci u nekim slučajevima ne rade.

Glavne odgovornosti

Razmotrimo detaljnije opisivanje takvog položaja pomoćnika upravitelja, dužnosti. Iznad smo primijetili da su oni uglavnom ograničeni na tajničke funkcije. Ali to nije uvijek slučaj. Često se događa da pomoćnik upravitelja tvrtke, posebno kada je riječ o velikoj organizaciji, sudjeluje u usvajanju ključa upravljačke odluke. On može pratiti razgovore u kojima je uključen voditelj - i to ne samo u tehničkom aspektu, već se i povezati s relevantnim dijalozima, davati mišljenja i savjete.

U velikom broju slučajeva upravitelj može neke svoje funkcije prenijeti na svog pomoćnika, na primjer, u smislu obavještavanja osoblja poduzeća o svim značajnim upravljačkim odlukama. Naravno, zaposlenik u dotičnom radnom mjestu često obavlja poslove vezane uz osiguravanje udobnosti svojih nadređenih - u smislu osiguravanja optimalne mikroklime u njegovom uredu, uvijek postoji, relativno govoreći, svježi čaj, tako da je glavna oprema koju koristi glava stabilna Ona je djelovala.

Način rada

Dakle, sada znamo što karakterizira takav položaj pomoćnika upravitelja, radnih dužnosti. Naš sljedeći zadatak je proučavanje specifičnosti rada zaposlenika u odgovarajućem položaju. Naravno, u pravilu, asistent obavlja svoje dužnosti prema rasporedu koji je odredio TC, odnosno u roku od 8 sati radnog dana, 5 dana u tjednu. No u praksi su moguća značajna odstupanja od odgovarajućeg režima. Takvi scenariji mogu biti karakteristični za poziciju pomoćnika upravitelja s dodatnim odgovornostima.

Činjenica je da stručnjak koji radi na tom položaju može biti uključen ne samo u poslove svoje tvrtke, već iu rješavanje problema koji nisu izravno povezani s unutarnjim korporativnim aktivnostima. Na taj način, pomoćnik koji ima odgovarajuće ovlasti može biti poslan na službena putovanja, na seminare i konferencije. Zaposlenik također može obavljati određene posredničke dužnosti između svog rukovoditelja i rukovoditelja koji rade u drugim organizacijama, na primjer, u pogledu dokumentacije ili provedbe zajedničkih projekata. Plan rada za rješavanje takvih problema, naravno, može biti daleko od onoga što je predviđeno Zakonom o radu. Zapravo, ona postaje ne-normalizirana, često izdužena u usporedbi sa standardnim 8 sati.

Opis posla

Razmotrite kako opis posla može izgledati kao pomoćnik upravitelja. Struktura relevantnog dokumenta po pravilu počinje općim odredbama. Mogu naznačiti da pomoćnik upravitelja pripada profesionalnoj kategoriji. Dakle, već na razini lokalnog izvora prava tvrtka može utvrditi činjenicu da osoba na dotičnom položaju nije upravitelj (a ne zamjenik direktora). S velikom vjerojatnošću - tajnik ili, na primjer, osobni asistent upravitelja s dodatnim odgovornostima.

Pomoćnik za opis posla: opće odredbe

U “Općim odredbama” opisa posla može biti prisutan i jezik koji odražava kvalifikacijske zahtjeve za specijaliste. Primjerice, da pomoćnik upravitelja mora imati stručno obrazovanje i neko radno iskustvo. Ponekad se u istom dijelu opisa posla određuje i opseg posla u kojem je osoba poželjna da ima iskustvo u poslovanju.

“Opće odredbe” određuju ključne kompetencije zaposlenika. One se mogu izraziti u zahtjevima za poznavanjem strukture menadžmenta tvrtke, unutarnje i vanjske politike poduzeća-poslodavca, principima komunikacije tvrtke s vlastima i drugim organizacijama, standardima koji karakteriziraju uredski rad, pravilima poslovnog komuniciranja, kao i normama internih propisa o radu u poduzeću.

Pomoćne dužnosti

Sljedeći ključni dio priručnika je "Odgovornosti za posao". Koja je njegova specifičnost? Ovaj odjeljak uglavnom bilježi funkcionalne dužnosti pomoćnik upravitelja. To mogu biti: planiranje radnog dana voditelja (u vidu sastanaka, poziva, intervjua), organiziranje tehničke podrške rukovoditelju (vezano uz naručivanje prijevoza, organiziranje poslovnih sastanaka), sudjelovanje u poslovnim putovanjima, poslovnim pregovorima, vođenje zapisnika i drugih dokumenata, osiguravanje interakcije rukovoditelja poduzeća s drugim strukturama tvrtke, komunikacija s državnim agencijama.

Prava pomoćnika

Opis posla uvijek uključuje prava koja posjeduje pomoćnik upravitelja. Odgovornosti određene specifičnostima pozicije uvijek se nadopunjuju odgovarajućim preferencijama. Dakle, koja prava ima zaposlenik na tom položaju? Zanimljivo je da su dužnosti pomoćnika voditelja poduzeća povezane s njima. Primjerice, pravo na potpisivanje i odobravanje određenih dokumenata proizlazi iz potrebe za povremenim radom s takvim izvorima. Primjer drugog prava zaposlenika u relevantnom položaju je tražiti potrebne informacije za uključivanje u dokumente od strane direktnog rukovodstva, kao i od drugih stručnjaka tvrtke. Pomoćnik upravitelja također ima pravo zahtijevati da glava osigura udobne radne uvjete. Službene dužnosti osobe na odgovarajućem položaju mogu biti povezane s periodičnim slanjem i primanjem dokumenata - a ti se postupci moraju provoditi uz korištenje različitih tehničkih sredstava. Tajnik ima pravo očekivati ​​puni pristup tim informacijama.

Odgovornost pomoćnika

Dakle, proučavali smo odgovornost odgovornog pomoćnika, kao i raspon njegovih prava. No, u većini opisa poslova za stručnjake dotičnog profila postoji još jedan odjeljak - "Odgovornost". Koje formulacije mogu biti prisutne u njemu? Pomoćnik upravitelja najčešće je odgovoran za: nepravilno ispunjavanje obveza propisanih dotičnim uputama, ali u granicama koje su utvrđene Zakonom o radu Ruske Federacije; kaznena djela koja je počinio tijekom aktivnosti - opet, u granicama ruskog zakonodavstva; za nanošenje štete tvrtki - u onoj mjeri u kojoj je to propisano u Zakonu o radu, Građanskim zakonima Ruske Federacije i drugim izvorima prava.

rezime

Dakle, proučavali smo specifičnosti takvog položaja pomoćnika menadžera, dužnosti i zahtjeve koji karakteriziraju tu poziciju u strukturi osoblja poduzeća. Stručnjak koji obavlja odgovarajući posao najčešće obavlja tajničke dužnosti, ali može imati znatno šire ovlasti. U rijetkim slučajevima, pojam “pomoćnik upravitelja” odgovara položaju zamjenika direktora, ali to je tipično za mala poduzeća.

U “klasičnoj” interpretaciji izraza “pomoćnik upravitelja”, rad osobe u odgovarajućem položaju može se približiti funkcijama referenta, službenika ili, na primjer, voditelja ureda. U radnoj knjizi pomoćnika upravitelja, najvjerojatnije će postojati “tajnica” ili “pomoćnik” za ulazak, iako mnogo, naravno, ovisi o korporativnim standardima usvojenim u određenoj organizaciji.

Potreba da se pozovu stručnjaci iz tog profila opisuje aktivnosti vođa većine ruskih poduzeća. Učinkovit rad vrhunskog rukovoditelja ovisi o tome koliko dobro njegov pomoćnik rješava svoje zadatke - naizgled sekundarni sa stajališta praktičnog upravljanja poduzećem, ali u biti iznimno značajan za organizaciju. Tajnikov posao je najvažniji u komunikacijskoj strukturi tima, na čijem je čelu voditelj tvrtke.

Imajte na umu da se u mnogim tvrtkama imenovanje nekoliko pomoćnika trenutno provodi. U tom slučaju, status i ovlasti svakog mogu varirati. Jedan stručnjak može biti odgovoran za tajničke funkcije, a drugi - za voditelja ureda, treći - za pratnju glave na događajima. U isto vrijeme, menadžeri ljudskih resursa mogu prakticirati zamjenjivost zaposlenika unutar relevantnih područja djelovanja.