Pojedinosti o dokumentima i zahtjevima za njihovu registraciju

Domaće državne institucije, poduzetnici, tvrtke i drugi subjekti u okviru interakcije stalno koriste službene dokumente. Ključni aspekt ispravne konstrukcije pravnih odnosa je korištenje pojedinosti dokumenata. Oni su odobreni u skladu sa zakonom. Razmotrite dalje osnovne podatke o dokumentima.

Opće informacije

Pojedinosti pravnog dokumenta smatraju se najvažnijim atributom službenih akata izdanih u poduzeću, u državnom tijelu. Oni su odobreni na razini industrije, državnih ili korporativnih standarda. Pojedinosti dokumenata također se koriste u žalbama građana upućenim bilo kojoj strukturi. Ti atributi djeluju kao elementi dizajna raznih izvora informacija, obično prikazani u papirnatom obliku.

GOST

Državni standard definira ključne atribute službenih papira, uključujući obvezne podatke o osnovnim dokumentima. U GOST-u postoje jedinstveni kriteriji prema kojima se sastavljaju akti koji sudjeluju u poslovnom prometu. Standard također navodi detalje dokumenata.

Ruski grb

Mnogi službeni dokumenti sadrže ovu propusnicu. Grb Ruske Federacije može biti jednobojan ili raznobojan i sadržan na heraldičkom štitu. Verzija u boji koristi se na papiru, čiji tekst sadrži odredbe ustavnih saveznih propisa, uredbi, uredbi i drugih pravnih dokumenata koje izdaju Savezna skupština, vlada i predsjednik. Primjenjuje se jednostavnije izvršenje grba:

1. Savezni sudovi.
2. Međuresorna komisija o državnoj tajni.
3. Tužiteljstvo.
4. SC i druge institucije sličnog profila.

Grb Rusije također se može koristiti u službenim pismima.

Simbol RF subjekta

Koristi se na dokumentima koji se izdaju na regionalnoj razini. Redoslijed postavljanja znaka predmeta reguliran je odgovarajućim propisima. Regionalni zakoni također mogu utvrditi pravila za korištenje simbola ne samo u službenim, već iu drugim papirima. Pojedinosti dokumenata prihvaćenih na općinskoj razini mogu uključivati ​​sliku amblema općine. Redoslijed korištenja simbola utvrđen je regulatornim aktima teritorijalnih upravnih tijela.

zaštitni znak

Može se uključiti u pojedinosti dokumenata tvrtke. Znak ili zaštitni znak stavlja se na papir u skladu s odredbama povelje. Istodobno, ti elementi nisu stavljeni na zaglavlje s grbom Ruske Federacije, regije ili općine. Zaštitni znak može biti u obliku riječi ili slike. Tvrtka bira boju stavke.

Informacije o organizaciji

Informacije o poduzeću uključene su u pojedinosti platnih dokumenata i niz drugih radova. Prvo joj uključite šifru organizacije. Navedeno je u skladu s trenutnim klasifikatorom u Rusiji. Takve informacije, u pravilu, obavljaju referentnu funkciju. Obvezni rekviziti primarnih dokumenata i brojni drugi radovi također uključuju OGRN. Ovaj se element može koristiti u slovima kao dio referentnih informacija o tvrtki. Osim toga, OGRN se koristi pri izradi memoranduma za organizaciju. Uključen je ovaj element u detalje primarnih dokumenata pojedinih poduzetnika. Zajedno s OGRN pismima i drugim radovima koriste se TIN i CAT. Potonje koriste samo pravne osobe.

Kôd obrasca

Standard ne sadrži brojeve pojedinosti dokumenta. Međutim, GOST utvrđuje potrebu za određivanjem obrasca koda obrasca. Određuje se sukladno All-Russian klasifikatoru. Obrazac kod se uglavnom koristi za optimizaciju brzine prijenosa datoteka putem elektroničke komunikacijskih kanala.

Podupirači "naziv dokumenta"

Službeni papir mora biti propisno klasificiran prema vrsti. Imena vrsta dokumenata su fiksna povelje poduzeća. Moraju ispunjavati kriterije definirane u OKUD-u. U pravilu se naziv dokumenta koristi na službenim obrascima, izjavama i sl. Pisma obično ne sadrže taj element. Ime je označeno velikim slovima. U nekim slučajevima, u pojedinostima dokumenata uključen je i naslov. Koristi se kao sažetak teksta. U svom značenju, naslov bi trebao biti u korelaciji s nazivom dokumenta.

Naziv tvrtke

To je uključeno u detalje bez iznimke. Naziv tvrtke, korišten na obrascima, mora biti točno onako kako je određeno statutom. Službeni dokumenti upućuju na potpune naziv organizacije. Skraćeni naziv može se nalaziti ispod ili iza njega.

Osnovne informacije

Njegova struktura određena je postojećim zahtjevima za detalje dokumenata. Referentne informacije prvenstveno sadrže podatke za kontakt. To su: poštanska adresa, brojevi telefona / faksa, e-pošta i druge informacije koje tvrtka smatra potrebnim za naznaku. Osim toga, obično se u pozadini nalaze CAT, TIN i OGRN.

Rekviziti "Datum dokumenta"

Ovaj element odražava vrijeme nastanka službenog dokumenta ili razdoblje njegovog potpisivanja. Datum je označen od strane subjekta koji je ovlašten potvrditi dokumentaciju. Može ga staviti i zaposlenik unutarnje službe odgovoran za razmjenu informativnog materijala u poduzeću. U nekim slučajevima datum može odrediti inicijator. Primjerice, autor je priložio zahtjev.

Indeks registracije

Ova potpora olakšava proces klasifikacije medija u arhivima i internim registrima tvrtke. Registracijski broj također služi kao identifikator u tijeku rada s drugim tvrtkama. Pravila prema kojima se ovaj element odražava na papiru utvrđuju se upravnim aktima koji se donose na lokalnoj razini. U nekim slučajevima taj se zahtjev može dopuniti vezom koja uključuje sam indeks i datum dokumenta na koji je potrebno odgovoriti. Drugim riječima, ovaj se element koristi u pismima sastavljenim od dolaznih žalbi.

Mjesto registracije

Za neke dokumente potreban je ovaj rekvizit. Na primjer, to se odnosi na ugovore, ugovore, sporazume. Mjesto registracije je također naznačeno u slučaju da se ne može odrediti drugim detaljima. Ako je informacija već prisutna u nekom drugom elementu papira, nije ga potrebno ponovno unijeti.

adresat

Ova podloga je također potrebna za većinu dokumenata. Ovaj je element posebno važan u pripremi žalbi, pritužbi, izjava određenim organizacijama ili strukturnim jedinicama poduzeća. Građanin, uključujući i individualnog poduzetnika, može također djelovati kao primatelj.

Grifovo odobrenje

Ovaj se element koristi za reguliranje dokumenata. Pečat odobrenja koristi se kako u državnim agencijama tako iu komercijalnim tvrtkama. Na primjer, rukovoditelj poduzeća može ga primijeniti u nalozima, nalozima i sl. Ako postoji naslov, odobrenje pružanja dokumenta postaje obvezno za sve zaposlenike tvrtke.

rezolucija

Taj se atribut koristi, na primjer, u slučajevima kada upravitelj ili drugi dužnosnik želi objaviti odluku o osnovanosti. Rješenje sadrži informacije:

1. Puno ime
2. Suština naloga.
3. Razdoblje tijekom kojeg se mora izvršiti.
4. Potpis i datum.

Uz navedene podatke mogu se navesti i izvođači.

Kontrolna oznaka

Takav se zahtjev stavlja na dokumente koji su u pravilu prihvaćeni u državnim / lokalnim strukturama. Kontrolna oznaka označava ne samo da je papir ušao u kućište. Također ističe da se prema dobivenim podacima obavlja odgovarajući rad. U pravilu, oznaka izgleda u obliku pečata s riječima "kontrola".

Sadržaj papira

U praksi se vjeruje da je ovaj rekvizit ključ. Međutim, u nedostatku drugih elemenata čija je prisutnost uspostavljena normama, tekst gubi svoju vrijednost. Općenito, sadržaj dokumenta izražen je na ruskom jeziku. U slučajevima predviđenim zakonom, tekst može biti izrađen na jeziku relevantne regije, ako ima službeni status. Sadržaj može sadržavati elemente oblikovanja, tablice. Struktura teksta, u pravilu, uključuje dva dijela. Prvi dio opisuje uzroke i ciljeve smjera dokumenta, a drugi - suštinu zahtjeva, žalbe, preporuke itd. U nekim slučajevima dopušteno je koristiti samo zadnji dio.

Oznaka aplikacije

U nekim slučajevima u jednom dokumentu nije moguće prikazati sve potrebne informacije. U takvim situacijama dopušteno je dodavanje izvornih aplikacija. Njihova prisutnost mora ukazivati ​​na odgovarajuće rekvizite. Obično se to stavlja nakon prezentacije sadržaja. Potrebno je, u pravilu, kako slijedi: "Aplikacija na ___ listovima u ___ kopijama". U skladu s tim, stavlja se i broj dodatnih papira. U nekim slučajevima može biti potrebno sastaviti imenovani popis aplikacija.

potpis

Svi službeni dokumenti moraju biti odobreni od ovlaštenih osoba. U tom slučaju potpis ne uključuje samo sam autogram, nego i njegov prijepis, kao i naziv položaja potpisnika. Ova potvrda potvrđuje točnost informacija koje se nalaze u radu.

Grif koordinacija

U skladu sa zahtjevima pojedinih organizacija, ovaj zahtjev je sastavni element određene kategorije medija. Koristi se u slučajevima kada je potrebno evidentirati činjenicu odobrenja informacija od strane nadležnog tijela ili službene osobe. Riječ "dogovoreno" nužno je prisutna u vratu. Također sadrži informacije o položaju zaposlenika koji odobrava pružene informacije. Kao ključni znak korištenja ovog atributa je sudjelovanje u tijeku rada nekoliko subjekata. Viza je prilično blizu bara za odobrenje. Međutim, koristi se isključivo unutar istog poduzeća. Viza se može ovjeriti nekoliko puta tijekom jedne sekvencijalne provjere sadržaja papira od strane jedne ili druge potpodjele.

otisak

Koristi se na gotovo svim službenim dokumentima. Među njima su i nagodbeni i osnovni dokumenti. U Ruskoj Federaciji se obično koristi tintni ispis. Ispis sadrži informacije o tvrtki, uključujući ime, TIN, OGRN i druge podatke.

zaključak

Rekviziti dokumenata ključni su element koji osigurava korektnost procesa interakcije organizacija s partnerima, vladinim agencijama, odjelima poduzeća međusobno, građanima s određenim strukturama i tvrtkama. Treba, međutim, napomenuti da je upotreba svih atributa postavljenih u GOST-u prilično rijetka pojava. Za svaki dokument naveden je određeni skup detalja. Na primjer, u službenim pismima koja se najčešće stavljaju:

1. Grb Ruske Federacije (regija ili općina) ili logo tvrtke.
2. Organizacijski kod
3. BIN.
4. CAT i INN.
5. Ime.

Pisma obično ne upotrebljavaju pojedinosti kao što je naziv dokumenta. Istovremeno, u djelima, naredbama, dopisima, odlukama, ovaj element mora biti prisutan. Mogu se pojaviti neke poteškoće pri navođenju naziva organizacije. Kao što je gore spomenuto, mora biti prisutno u cijelosti. Međutim, dopušteno je dodatno naznačiti skraćeni naziv. Može biti prisutan u obliku kratice (primjerice, znanstveno-istraživačkog instituta), prema početnim slogovima (“Uralmash”) ili u drugoj verziji, odobrenoj u dokumentaciji o sastavu. Ostali važni elementi rada su kontakt informacije. Osim tradicionalnih poštanskih adresa, telefon / faks, e-pošta, bankovne podatke poduzeće. Potonji je, u pravilu, karakterističan za pisma, ugovore. Sastavni detalji su potpis i datum. U nekim slučajevima, u nedostatku tih informacija, autor ne prihvaća rad. Službeni dokumenti su također uvijek označeni. Njegova prisutnost ukazuje da je rad doista objavljen u odgovarajućoj instituciji ili tijelu.