Dokumentni promet je ... Elektronički sustav za upravljanje dokumentima

Financijski i računovodstveni dokumenti posebna su osnova za cijeli niz poslovnih procesa u poduzeću. Dokumentni promet je skup takvih radova, među kojima je najveći dio posvećen primarnoj dokumentaciji. Zbog toga mnoge tvrtke rade na poboljšanju tijeka rada povezane s financijskom dokumentacijom, smanjuju vrijeme, materijale i financije u svakom području, eliminiraju ljudski faktor. Postoji nekoliko načina za postizanje željenog učinka. Jedna od njih, a najučinkovitija, je organizacija radnog tijeka pomoću elektroničkih tehnologija.

Takav sustav vam omogućuje da optimizirate sve procese povezane s financijskim dokumentima poduzeća, čineći takav dokument promet bez papira. Međutim, za početak vrijedi odlučiti da je tok dokumenata složen sustav interakcije u svakom poduzeću, u čijem je radu potrebno dobro razumjeti. Samo tako se može jamčiti kvalitetno izvršavanje zadataka i zaprimljenih naredbi.

Glavne značajke

Protok dokumenta je životni ciklus financijskog dokumenta od trenutka kada je stvoren do trenutka kada je njegova funkcionalna svrha dovršena. Ovaj se pojam može odnositi ne samo na računovodstvene interakcije, nego i na proizvodnju, osoblje, skladište, trgovinu, ured, trgovinu.

Upravljanje dokumentima povezano je s određenim problemima:

- privremeni gubitak;

- gubitak dokumenata na putu;

- podnošenje izvješća u pogrešno vrijeme;

- papirne arhive su daleko od savršenog.

Rješavanje problema

Gornje poteškoće mogu se riješiti na nekoliko načina. Sve su one povezane s reorganizacijom i restrukturiranjem svih procesa kojima se dokument bavi. Uzorak takvog rješenja je gotov program za korištenje u poduzeću. Konkretno, takva rješenja nude 1C.

Za tvrtke bilo koje veličine, organizacija takvog događaja je složen, višestupanjski i prilično skup proces. Potrebno je dosta vremena i resursa. Reorganizacija administrativnog rada i radnog procesa moguća je samo kroz profesionalce visoke klase. I ovdje je mnogo pitanja vezanih uz one čije snage trebaju provoditi takve aktivnosti u cijelom poduzeću.

Potreba za dodatnim osobljem

Organizacija toka dokumenata može zahtijevati uključivanje posebnog odjela u poduzeću, koje ne samo da će raditi s uspostavom cijelog sustava, već će biti odgovorno i za konačni rezultat. Naravno, kvaliteta rada iz takvog rješenja koristi samo, ali se ova metoda dobro dokazala u rješavanju pojedinačnih problema, a to neće biti dovoljno za promjenu cjelokupne strukture interakcije u poduzeću. I ovo rješenje ima nedostatke i vrlo je značajno.

Vrlo je teško naći zaposlenike s potrebnim kvalifikacijama i stupnjem stručnosti u ovom pitanju. U organizacijskoj strukturi i kadrovima tvrtka će morati napraviti čitav niz promjena. Tvrtka će snositi dodatne troškove platni fond i opremu za dodatna radna mjesta. A najvažnija točka tiče se činjenice da bez eliminacije fizičkog rada značenje u takvoj reorganizaciji potpuno nestaje. Ljudski faktor povezan je s pojavom mehaničkih pogrešaka koje mogu dovesti do kršenja radnih procesa dokumentima.

Privlačnost organizacije treće strane

Za organiziranje elektroničkog protoka dokumenata, možete koristiti usluge treće strane, koja će biti odgovorna za prikupljanje i popunjavanje svih informacija, njihovu naknadnu obradu, pravilno arhiviranje i pohranjivanje cjelokupne dokumentacije. Međutim, u ovom slučaju postoje određeni nedostaci. Uredski rad i upravljanje dokumentima, koje organiziraju takve organizacije, mogu koštati prilično velik iznos. Praćenje rada takvih tvrtki trećih strana bit će nepotpuno, što je ponekad puno novih problema. Ne postoji jamstvo potpune povjerljivosti, to jest, nemate jamstva da vrijedne informacije neće biti procurile. Ako proces ne izgubi fizički rad, onda će takva reorganizacija biti slična promjeni šila za sapun, jer će se troškovi povećati, ali ništa se neće promijeniti. Neodgovarajući raspored tijeka rada može dovesti do novih poteškoća u radu.

automatizacija

Kompromis i ispravna odluka bit će iskorištavanje potencijala vlastitih zaposlenika, uz korištenje dodatnog programera treće strane za implementaciju automatiziranog sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima. Automatizacija svakog proizvodnog procesa je u potpunosti opravdana. Ovaj slučaj nije iznimka. Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima optimizira i poboljšava radne procese povezane s financijskim, računovodstvenim i drugim radovima, čime je rad cijelog poduzeća učinkovitiji. Ovu metodu treba detaljnije razmotriti.

Faze provedbe

Upravljanje elektroničkim dokumentima organizirano je u nekoliko faza. Prvi je sveobuhvatan pregled tvrtke zainteresirane za provedbu. Iskusni stručnjaci obično analiziraju, proučavaju rute kretanja svakog dokumenta, sve značajke tog procesa, dobiju određenu ideju o strukturi i specijalizaciji poduzeća. Zatim se utvrđuje što korisnik ima potrebe. Klijent specificira svoje zahtjeve za funkcionalnošću sustava, broj mjesta koja trebaju automatizaciju, ciljeve procesa koji se pokreće i druge. Uzimajući u obzir sve primljene informacije, izrađen je akcijski plan koji može pomoći poboljšati i pojednostaviti tijek dokumenata organizacije. Za ovaj projekt se priprema tehnički zadatak, odabire se potreban softver koji će se koristiti za pokretanje rasporeda tijeka rada. Nije isključena potreba za kupnjom i korištenjem posebne opreme.

Nakon svega toga dolazi do izravnog uvođenja novog sustava, njegovog lansiranja i prvog testiranja, tuninga. Takav projekt pretpostavlja da će se provoditi obuka korisnika. Tipično, 1C upravljanje dokumentima provode tvrtke s naknadnim održavanjem sustava, tehničkom podrškom, kao i preciziranjem i ažuriranjem, ako je potrebno.

Značajke automatiziranog EDS-a

Nakon opisivanja glavnih faza automatizacije procesa, možete otkriti takvu stvar kao što je elektronički protok dokumenata u potpunosti. Pod time se podrazumijeva punopravni sustav upravljanja s više korisnika, koji predstavlja veliku arhivu računovodstvene dokumentacije, u smislu fizičke implementacije. Zahvaljujući implementaciji sustava, moguće je optimizirati procese rada s dokumentima na različitim razinama. Teško je organizirati računovodstvene dokumente u obliku elektroničke arhive, a moguće je postići pouzdanost baze podataka, gdje se ne pohranjuju samo financijski dokumenti, već su i razni poslovi s njima nužni za potpuno funkcioniranje cjelokupnog sustava računovodstvenog upravljanja.

Iskoristite implementaciju

Novi raspored tijeka rada rješava mnogo problema, posebno, zaposlenici će uštedjeti i do 80% vremena koje su proveli na papiru. Automatizacija pohrane dokumenata otvara široke mogućnosti u smislu pohranjivanja nekoliko verzija istog dokumenta, koje će biti dostupne za rad i ažuriranje informacija na internetu. Protok dokumenata 1C velika je prilika za praćenje i pronalaženje datoteka od interesa u samo nekoliko sekundi. U elektroničkoj arhivi pronaći željeni dokument je mnogo lakše nego u tradicionalnom papiru.

Za ispis dokumenata morate potrošiti prilično velike iznose novca, a nakon implementacije sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima nema potrebe za ispisom toliko papira. Kao rezultat toga, bit će zabilježene značajne financijske uštede. To je zbog ubrzanja procesa automatskog rada, smanjujući prosječne troškove obrade svakog dokumenta, poboljšavajući performanse cijelog sustava.

Sustav podjele vlasti

Neki dokumenti mogu biti ograničeni. To će vas zaštititi od curenja, krađe i neželjenog gubitka važnih dokumenata. Sam sustav kontrolira dostupnost svih potrebnih dokumenata, zaposlenici imaju stalnu mogućnost praćenja prisutnosti određenog dokumenta. Sustav tijeka rada omogućuje nekoliko zaposlenika da istodobno rade s istim dokumentom, što eliminira potrebu za stvaranjem više papirnih kopija.

Kombiniranje arhiva

Glavna značajka elektroničke arhive je da se svi dokumenti nalaze u jednom centraliziranom repozitoriju. Uz pomoć ovog rješenja rad s EMS-om postaje jednostavniji i profitabilniji, a posebno se odnosi na holding tvrtke, grupe tvrtki, trgovačke, filijalne i druge mrežne strukture. Sredstva se također uštede na iznajmljivanju različitih prostorija, ureda u kojima su prethodno decentralizirane arhive stavljene na papir.

Dodatne pogodnosti

Budući da su svi dokumenti na jednom mjestu, oni su ispravno obrađeni, pravodobno preneseni u arhivu, kvalitativno praćeni i mogu se naći u bilo kojem trenutku, a svi rizici povezani s poreznim revizijama mogu se svesti na nulu.

Što je poželjno?

Na ruskom tržištu informacijskih tehnologija SED-ovi postaju sve popularniji, ali najčešće se radi o visoko specijaliziranom softveru koji je razvijen za rješavanje vrlo specifičnih zadataka. Kupnjom će klijent moći rješavati samo tipične zadatke koji su zajednički većini poduzeća. Pojedinačni zadaci će biti neriješeni, što će smanjiti učinak uvođenja takve tehnologije. Stoga je cjelovita automatizacija moguća samo u slučaju stjecanja sustava sposobnog za rješavanje svih zadataka klijenta, uzimajući u obzir sve pojedinačne karakteristike kupca. Upravljanje elektroničkim dokumentima je platforma visoke tehnologije za prepoznavanje, skeniranje i obradu papirnih dokumenata. U ovom rješenju ugrađena je osnovna funkcionalnost koja se može obraditi za zadatke određenog poduzeća.

Koristi od uvođenja EDS-a

Vrijeme provedeno u poduzeću za obradu dokumenata značajno je smanjeno. Postupno se sva dokumentacija premješta u centraliziranu elektronsku arhivu, gdje je prikladno i lako pronaći papire ako je potrebno. Svako kretanje dokumenata lako je pratiti. Elektronske verzije financijskih, računovodstvenih i drugih radova mogu se zajednički raditi. Pristup datotekama je ograničen. Proces je pod potpunom kontrolom. Nije potreban ispis nosača papira, što omogućuje smanjenje financijskih troškova. Prosječni trošak obrade jednog objekta pada nekoliko puta. Kazne i porezni rizici su minimizirani.

nalazi

Sustav tijeka rada treba poboljšati, stoga svako poduzeće prije ili kasnije dolazi do prijenosa sustava u elektronički oblik. Da biste to učinili sami, prilično je problematično, budući da zahtijeva sudjelovanje cijelog osoblja kvalificiranih stručnjaka u ovom području: savjetnika, analitičara, programera, programera. Samo oni mogu implementirati sustav, postižući najučinkovitiji rezultat.