Popis inventara: osnovna pravila dizajna i uobičajene pogreške

U svakom poduzeću treba periodično provoditi inventar, odnosno provjeru postojeće opreme u skladištu u odnosu na podatke navedene u dokumentaciji. U tu svrhu sastavljaju se cjelokupne komisije, čiji su članovi odgovorni za poštivanje utvrđenih pravila. Tijekom događaja kreira se inventar. On služi kao osnova za usporedbu s primarnom dokumentacijom.

Popis inventara izrađuje se ručno

Dakle, neposredno prije postupka usklađivanja potrebno je pripremiti izvješća na određeni datum. Članovima komisije treba dostaviti sve dokumente koji se mogu pregovarati, naloge za izdavanje računa i izdavanje računa. Dostupnost robe u skladištima često se provjerava prema raspoloživim podacima o bilancama materijalnih vrijednosti. U svakoj zasebno podijeljenoj jedinici u pravilu se imenuje financijski odgovorna osoba. Trebalo bi dokumentirati pronađena odstupanja. Preporučljivo je voditi evidenciju o svakom proizvodu po lotovima i serijskim brojevima, jer će se time izbjeći ponovna gradacija i uštedjeti vrijeme za utvrđivanje odstupanja. Oblik inventarnih zaliha izrađuju stručnjaci poduzeća uzimajući u obzir zahtjeve važećeg zakonodavstva. Naravno, njihovo popunjavanje ručno je vrlo teško i nezgodno. Međutim, spremljeno je vrijeme koje bi bilo utrošeno za prijenos podataka na računalo. Nakon provjere stvarne raspoloživosti opreme u skladištu, izrađuje se usporedna izjava koja omogućuje otkrivanje odstupanja. Ručno izvođenje takvog rada povezano je s jednim ozbiljnim nedostatkom: vjerojatnost pogreške je previsoka, jer je ljudski faktor uvijek mjesto za biti.

Inventar inventara u elektroničkom obliku

Danas se smatra savršenijim i manje napornim izvođenjem verifikacijskih radova uz pomoć specijaliziranih programa i opreme. Tako se roba u skladištu podvrgava posebnom skeniranju, a dobiveni podaci se automatski unose u utvrđene obrasce. Nakon potpunog popunjavanja svih listova formira se popis. Njegov oblik može ostati standardan ili ga može prilagoditi kupac. Također u automatskom načinu rada, činjenica se uspoređuje s računovodstvenim podacima. Na kraju, stručnjak dobiva rezultat u obliku popisa nedosljednosti koji se može prilagoditi prema vlastitoj diskreciji. Višak ili nedostatak robe prikazuje se u obliku akata o otpisu ili knjiženju robe.

Popis inventara: uobičajene pogreške

Prije svega, želim napomenuti da bi se provjera stvarne dostupnosti robe trebala provoditi redovito. Neodgovoran odnos prema takvim pitanjima dovodi do smanjenja razine profitabilnosti poduzeća i, kao rezultat, do smanjenja veličine plaća. Popis treba provoditi kvalitativno, izbjegavajući oprost i nepažnju. Pravilnim pristupom tijekom trajanja takvih postupaka moguće je detektirati neispravne ili istekle proizvode, odmah otpisati neupotrebljivu robu i time značajno unaprijediti prestiž tvrtke.