Uredski posao u poduzeću. Nomenklatura je to?

U svom radu svako se poduzeće bavi masom dokumenata i papira. Njihova jasna klasifikacija je nužna za sistematizaciju, kontrolu i za učinkovito donošenje odluka. Uostalom, ako bi računovodstvo ili kadrovski odjel jednostavno sastavili dokumente bez dodjeljivanja broja i datuma, onda bi jednostavno bilo nemoguće razvrstati naloge i izvješća. A kako bismo brzo pronašli u arhivi određenog slučaja, potreban nam je jedan imenik, koji je nomenklatura slučajeva. Nomenklatura je sastavljen popis svih numeriranih slučajeva.

Svrha nomenklature u poduzeću

Bez jasne sistematizacije u arhivima stvorio bi se kaos. Budući da je nomenklatura važna komponenta rada bilo kojeg poduzeća, važno je odrediti njegovu vrijednost.

1. Prije svega, moguće je brzo tražiti traženi slučaj koristeći njegov serijski broj ili datum registracije. Sve informacije o tome gdje se taj ili onaj papir nalazi nalaze se u direktoriju u kojem je sve grupirano prema određenom atributu.
2. Nomenklatura se koristi za dodjeljivanje određene tablice licenci dokumentu, u skladu s njegovim atributom. Na primjer, sve zapovijedi za otkaz može početi slovima PU, a izvješća porezu - ON.
3. Nomenklatura je glavni kriterij pri odabiru dokumenata koji se trebaju arhivirati. Također, informacije iz nomenklature mogu se koristiti za uništavanje dokumentacije, ako je istekla.
4. Bez ove sistematizacije ne bi bilo moguće pohraniti privremene datoteke. Morali bi stalno opisivati ​​što treba puno vremena.
5. Neophodan u arhivima.

Vrste nomenklature

Nomenklatura slučajeva može se prikazati u tri oblika: tipična, primjerna i individualna.

Tipična uporaba svih vrsta poduzeća, na primjer, iz iste industrije. Međutim, to se ne odnosi na sva ova poduzeća i predstavlja regulatorni dokument.

Približna je preporuka za organizacije koje se bave pojedinačnim djelatnostima.

Ta se dva tipa razvijaju. javne usluge rad u uredu i potrebni su za uporabu. Najčešće se odnosi na naslove, naslove dokumenata. Rijetko se mogu prilagoditi specifičnosti poduzeća.

Pojedinačna nomenklatura poslova razvijena je isključivo unutar organizacije. Koristi se samo za internu dokumentaciju.

Izrada popisa za klasifikaciju

Ako novoosnovano poduzeće nema nomenklaturu ustanove, preporučuje se da se knjiga i popis klasifikacija počne graditi što je prije moguće. To se može učiniti na dva glavna načina: povjeriti provedbu kadrovske službe ili vanjsku organizaciju specijaliziranu za vođenje evidencije.

U prvom slučaju, značajna prednost je da možete razviti nomenklaturu isključivo za poduzeće, uzimajući u obzir specifičnosti proizvodnje i individualne karakteristike. No, veliki nedostatak je da nisu svi HR stručnjaci znaju kako pravilno organizirati ovaj posao. U tom procesu možete napraviti mnogo pogrešaka koje će dovesti do gubitka važnih dokumenata.

Druga je mogućnost pozvati profesionalne službenike i platiti im naknadu za izradu nomenklature. Minus - morate potrošiti novac. Plus - rad će se obaviti učinkovito i brzo.

Stupnjevi formacije

U procesu izrade popisa dokumenata potrebno je proći kroz nekoliko glavnih faza, bez kojih nomenklatura organizacije neće biti kvalitativno izvršena i neće se moći koristiti.

1. U prvoj fazi, nomenklaturu potpisuje zaposlenik odgovoran za arhivu.

2. Nadalje, voditelj službe za vođenje evidencije treba se upoznati s pripremljenim materijalima i, ako je sve u skladu s normama, potpisati.

3. Tada će se stručno povjerenstvo poduzeća dogovoriti o nomenklaturi. Nakon sastanka sastavlja se protokol.

4. Nakon toga, gotova nomenklatura se šalje na pregled povjerenstvu stručne verifikacije odgovarajuće arhivske organizacije. To bi trebalo učiniti jednom svakih 5 godina (ova faza se ne odnosi na organizacije koje se ne prebacuju u državu za pohranu).

5. I konačni dodir - potpis voditelja organizacije na vratu odobrenja.

Nakon uspješnog završetka svih pet točaka, nomenklatura je spremna za uporabu.

Primjer izrade nomenklature

Budući da je nomenklatura popis dokumenata sastavljenih na određeni način, ona ima tipičnu strukturu. Razmotrimo primjer kako bi klasifikacija trebala izgledati u papirnatom ili elektroničkom obliku:

Na slici je prikazan opći prikaz nomenklature:

Na kraju godine, poseban stupac popunjava se evidencijom o ukupnom broju pokrenutih predmeta u arhivi, uništava.