Pravila poslovne korespondencije: primjeri. Elektronska poslovna korespondencija: pravila registracije i održavanja

Uspjeh u aktivnostima bilo koje organizacije, trgovačkog društva ili poduzeća neraskidivo je povezan s kulturom ponašanja i etikete. Sve radnje glave, zaposlenici uvijek treba uzeti u obzir dobra pravila i prilagoditi situaciju.

Jedan od najvažnijih dijelova bontona je poslovna korespondencija.

Procjenjuje se da je gotovo 50% vremena na poslu odgovorno za upoznavanje s papirima, poštom. Ali to je potrebno, jer kompetentna poslovna korespondencija može značajno povećati promet tvrtke, ubrzati interakciju različitih službi i odjela.

Naravno, ovdje postoje određeni predlošci i oni će svakako biti razmatrani u ovom članku. Pravila poslovne korespondencije već su dugo standardizirana. Postojeći GOST R.6.30-2003 pomoći će ispravnom postavljanju teksta na listu, predložiti kako izraditi uvlake, margine, fontove. Poslovnu korespondenciju karakterizira ujednačenost i ponovljivost govora.

Međutim, svako pismo je individualno. Veliki otisak na njega nameće identitet pošiljatelja, njegov položaj, situaciju i primatelja. U određenoj mjeri, poslovna korespondencija je kombinacija kreativnosti i teškog rada.

Vrste poslovne korespondencije

Dokumentacija se odvija na papiru i e-poštom.

Sva korespondencija u poduzeću može se podijeliti u sljedeće grupe:

- službena / neslužbena korespondencija;

- unutarnje i vanjske.

Službena korespondencija uključuje komercijalne ponude, zahvale i jamstvena pisma, trgovinski ugovori, nalozi o poduzeću, službene dužnosti, upiti, zahtjevi, zahtjevi.

Neformalna korespondencija uključuje razne čestitke poslovnih partnera, kupaca, zaposlenika; sućuti, isprike, pozivnice i zahvale.

Interni dokumenti koriste se samo između odjela jednog poduzeća, a vanjski dokumenti su izvan njegovog djelokruga.

Pravila za poslovnu korespondenciju: Interni sadržaj

Glavni zahtjev je kratkost i kapacitet slova. Nemojte rastezati tekst na nekoliko stranica. Najbolja opcija je zadržati se unutar jedne.

Pravila poslovne korespondencije podrazumijevaju isključivanje složenih, nerazumljivih, stranih i visoko specijaliziranih riječi i izraza iz teksta. Svi prijedlozi trebaju biti kratki, s glavnim mislima autora i bez "vode".

Izbjegavajte dvosmislena tumačenja u pismu, inače će u slučaju spora biti teže braniti vaše stajalište i dokazati da ste imali na umu određenu frazu.

Pravila za formaliziranje poslovne korespondencije zahtijevaju da pisac nazove primatelja svojim imenom, ispred kojega je naznačena žalba „Dragi ...“. I budite sigurni u “vi”, čak i ako postoji dobro prijateljstvo s primateljem pisma.

U uvodu se, osim navođenja imena i prezimena, piše i glavna svrha poruke. Primjeri poslovne korespondencije znaju dovoljno predložaka i pečata za takve slučajeve: "U vezi s prethodnim pismom ...", "Podsjećamo vas ...", "Obavještavamo ..." i drugima.

Nepovoljan za primatelja odgovor (odbijanje prijedloga, iz suradnje) omekšati izraz: "Nažalost, ne možemo koristiti predložene uvjete ..." ili slično.

Izrada vanjske dokumentacije

Svako poslovno pismo mora biti napisano na memorandumu tvrtke s podacima o tvrtki i svim kontaktnim podacima.

Svakako navedite točan datum dokumenta.

U gornjem desnom kutu lista nalaze se inicijali primatelja i adresa poduzeća primatelja.

Razdvojite tekst u semantičke paragrafe kako biste čitatelju olakšali razumijevanje i razumijevanje. Ne više od 4-5 redaka.

Upišite sve riječi velikim slovima - loš obrazac.

Dokumenti se mogu priložiti uz pismo. U tom su slučaju navedene u zasebnom retku u donjem lijevom kutu lista. Za poslovnu etiketu odgovor na pismo mora biti zaprimljen u roku od 10 dana. Ako je za rješavanje problema potrebno više vremena, primatelj mora o tome obavijestiti.

Nakon pisanja, svakako ponovno provjerite tekst za pogreške, pravopisne i gramatičke. Ako imate vremena, vrijedi odgoditi pismo i vratiti se kasnije. U pravilu će se pojaviti netočnosti koje se prvo ne uočavaju. Najvažniji takav savjet u slučaju odgovora na pritužbu klijenta. Ne smijete čak ni živcirati osobu nepismeno sastavljenim pismom.

Kada se dokument piše i provjerava nekoliko puta, ispišite ga format papira A4. Ova veličina se standardno koristi za bilo koju prepisku, čak i ako sam tekst zauzima samo polovicu lista.

Prije ispisa provjerite tintu u pisaču kako biste izbjegli zamućenje i naprezanje na izlazu.

U nekim slučajevima možete priložiti svoju posjetnicu dokumentu i priložiti tiskani list transparentnoj datoteci.

Korporativna omotnica s logotipom tvrtke također se smatra dobrom formom.

Pravila poslovnog dopisivanja na neformalnom planu često su više emocionalna nego u poslovnim papirima, a manje žigosana. Ovdje su prikladne kratice, upotreba šarenih pridjeva, na primjer, u čestitkama: predivno, suosjećajno, ljubazno.

E-pošta tvrtke

Činjenica da ne šaljete dopisivanje u omotnici preko poštanske mreže ne bi trebala biti opuštajuća. U tim slučajevima primjenjuju se pravila poslovne korespondencije.

Kompetentne i ispravne elektroničke poslovne poruke stvaraju pozitivnu sliku tvrtke i određene osobe. Ugled u poslu vrijedi mnogo!

Osnovna pravila korespondencije putem e-maila

Koristite svoju poslovnu adresu e-pošte samo za namjeravanu svrhu.

Zabilježite naziv spremnika. Nemojte dopustiti rad pogrešnih imena, kao što su "baby", "supermen", čak i ako su navedeni na engleskom prijepisu.

Uvijek popunite stupac "subjekt", u protivnom vaše pismo može ući u neželjenu poštu. Opisi poput "plan", "popis", "komercijalna ponuda", "izvješće" neće raditi. U prijemnom sandučiću primatelja može biti dosta sličnih slova. Odredite što je moguće specifičnije o kojoj se poruci radi. Nemojte koristiti više od pet riječi. Napišite temu s veliko slovo. Nema potrebe staviti točku na kraju.

Ako odgovorite na prethodno primljeno pismo, ne zaboravite izbrisati natpis "Re" u predmetu.

Stil komunikacije

Zadržite format poslovnog pisma. Uklonite prijetnju, prosjačenje, obavezujući ton.

Pravila elektroničke poslovne korespondencije ne dopuštaju korištenje emotikona, velikog broja pitanja ili uskličnici u tekstu.

Budite ljubazni. Obvezni pozdrav na početku i oproštaj sa sugovornikom na kraju je dobar ton. Na primjer, "S poštovanjem ..." ili tako: "S poštovanjem ...".

Poslovna e-pošta i njeno “zlatno pravilo”: ne miješajte nekoliko različitih tema u istoj poruci. Bolje je poslati niz pisama.

E-pošta bi trebala biti dvostruko kraća od one na papiru.

Rad s prilozima

Ako ima previše informacija za slanje, nemojte ih sve staviti u tijelo pisma, već ga priložite s odvojenim dokumentima u privitku.

Radi praktičnosti primatelja, preimenujte dokumente koje ste pripremili na razumljiva imena. To će pokazati vaš interes i pobijediti. Razmislite o tome koliko radnih mapa primatelj ima na računalu i kako će tražiti vaše pismo među njima.

Obavezno prijavite datoteke koje se šalju primatelju tako da ih ne smatra slučajnim virusom. Arhivirajte skupne dokumente.

I najbolje od svega, prevelike priloge (od 200 kB) treba slati na druge načine, primjerice putem ftp poslužitelja.

Formati kao što su COM, EXE, CMD, PIF i drugi, neki poslužitelji pošte ne dopuštaju i blokiraju.

Ako je bilo nekoliko primatelja Vašeg pisma, ne budite lijeni svaki put da izbrišete sve dokaze o masovnoj pošiljci. Takve suvišne informacije adresatima uopće nisu potrebne. Pomoći ćete timu "skrivene kopije".

Pravila za obavljanje poslovne korespondencije putem e-pošte podrazumijevaju obavještavanje druge strane o primitku korespondencije. Ako u ovom trenutku ne postoji mogućnost odgovora, obavijestite sugovornika. Držite povijest dopisivanja kako biste izbjegli daljnja pitanja i postupke.

Kada je važnost i hitnost odgovora dopušteno dodatno obavijestiti primatelja putem telefona, Skype-a ili "ICQ-a". Ako se nakon ovog pozitivnog rezultata ne može postići, podsjetite se ponovno.

Često se događaju slučajevi kada se, kada se traži dokument, odgovori kao prazno pismo s priloženom datotekom. To je neprihvatljivo. Primjeri poslovne korespondencije uključuju obvezno postavljanje relevantnih informacija u tijelo dokumenta. Primjerice: "Šaljem potrebne podatke vašem zahtjevu."

Ne zaboravite odrediti koordinate na kraju slova: sve dostupne načine komunikacije, položaj, web-mjesto tvrtke, linkove na društvene mreže.

Kada pišete kontakte organizaciji, navedite što je moguće više podataka - telefon s kodom grada, adresu s indeksom. Uostalom, vaša komunikacija se odvija ne samo sa stanovnicima vaše regije. Sa svim podacima bit ćete lakše kontaktirati.

I posljednje pravilo: tko je započeo korespondenciju, mora okončati elektronički dijalog.

zaključak

Poslovna korespondencija je osjetljiva stvar. Ponekad je jedan pogled dovoljan da se formira određeno mišljenje o osobi i organizaciji koju predstavlja. Poznavanje pravila poslovnog pisanja može uvelike pomoći u vašoj karijeri.