Tko je tajnik? Odgovornosti zaposlenika

Nedavno se činovnik smatra jednim od najpopularnijih zanimanja. Dužnost ovog zaposlenika je obrada velikog broja dokumenata. Što točno radi i zašto je tako važno imati zaposlenika takve profesije? To je potrebno detaljno riješiti.

Osnove struke

Svakom manje ili više velikom društvu sigurno će trebati činovnik. Odgovornosti koje padaju na ramena takvog zaposlenika uključuju uglavnom papirnati rad. Na prvi pogled izgleda dosadno i beskorisno. Ali tako misle samo oni koji apsolutno ne mogu zamisliti cjelokupnu dokumentaciju.

Razumjeti ovaj tok informacija, a vi trebate činovnika. Dužnosti i funkcije koje mora obavljati su sljedeće:

1. Održavanje cjelokupnog prometa dokumenata u poduzeću.
2. Telefonski pozivi i razgovori s korisnicima.
3. Obrada i registracija dolazne korespondencije.
4. Provedba kontrolnih dokumenata u izvršenju ostalih zaposlenika.
5. Arhiviranje dokumenata.

Sve to zahtijeva odgovarajuće poznavanje pravila i pravila vođenja evidencije. Takve se vještine, naravno, mogu dobiti u praksi, ali je bolje imati i dobru teoretsku pozadinu.

Važne značajke

Što bi trebao biti pravi činovnik? Dužnosti i uvjeti rada uvijek ostaviti svoj trag. To vrijedi za apsolutno sve. Prije svega, vrijedi spomenuti odvojeno osobne kvalitete. Na takvom radnom mjestu zaposleniku će trebati:

1. Analitički um za lakšu navigaciju protokom informacija i donošenje ispravnih odluka.
2. Sposobnost za dugo vremena da se usredotoči na određeni problem.
3. Sposobnost obavljanja nekoliko stvari odjednom.
4. Dobra uspomena kako bi u glavi zadržali prave informacije.
5. Pristojnost.
6. Društvene i dobre volje.
7. Otpornost na stres i sposobnost suočavanja sa svojim emocijama.
8. Društvenosti.
9. Mirni stav prema kritici.
10. Sposobnost vođenja poslovnih pregovora.
11. Poznavanje kulture komunikacije i ispravnog govora.

Uz sve te zahtjeve, službenik će moći dobro obaviti svoj posao. Ali takva profesija ima neke medicinske kontraindikacije. Među njima su:

• bolesti dišnog sustava (tuberkuloza, astma i drugi);
• srčani problemi (hipertenzija, aritmija, defekt);
• živčani poremećaji.

Ako ih nema, onda zaposlenik može sigurno doći na posao i nadati se dobrim rezultatima.

Opis posla

Praktički u svakom gradu postoji poduzeće ili organizacija na kojoj službenik radi. Dužnosti takvog zaposlenika u pravilu su sljedeće:

1. Prijem i obrada ulazne korespondencije. Stručnjak mora registrirati pismo, prenijeti ga primatelju, a zatim pratiti izvršenje uputa navedenih u rješenju. Takve se informacije bilježe u posebnim časopisima ili karticama i tvore banku podataka.
2. Prateći prolazak svakog dokumenta u svim fazama: priprema - registracija - obrada - skladištenje. U svakom trenutku službenik mora biti u mogućnosti pružiti potpunu ponudu na zahtjev.
3. Računovodstvo je poslano i primljeno.
4. Arhiviranje dokumenata.
5. Pravilna organizacija evidencija i stvaranje referentne baze podataka za brzo i jednostavno pretraživanje.
6. Kontrolira ispravnost upisa i potpisivanja dokumenata, kao i uvođenje odgovarajućih viza.
7. Odgovoran za sigurnost cjelokupne dokumentacije poduzeća.

Sve to može obaviti samo posebno pripremljeni službenik. Njegove dužnosti su osmišljene tako da je obavljeni posao bio što učinkovitiji.

Povezana zanimanja

Samo velika poduzeća mogu si priuštiti da zadrže službenika u osoblju. Za organizacije s malim brojem radnih jedinica, ovo je luksuz. Mala količina radnog tijeka omogućuje spremanje Fond plaća. Jednostavan rad s dokumentima preuzima tajnika. To omogućuje stručnjaku da preuzme vaš radni dan što je više moguće. stoga dužnosti tajnika predstavljaju skladnu kombinaciju funkcija koje odgovaraju objema pozicijama.

Oni moraju biti prikupljeni u jednom uputstvu i obvezni su za izvršenje. Osobitost je da su oba ova zanimanja (službenik i tajnica) vrlo slična. Obje uključuju rad s dokumentima i razgovor putem telefona. Čak je teško odrediti koja je dužnost od kojih je specijalnost najprikladnija. I dalje ostaju glavni pravci njihovih aktivnosti:

• rad s ulaznom i izlaznom korespondencijom;
• praćenje izvršavanja dokumenata;
• odgovaranje na telefonske pozive i preusmjeravanje na komunikaciju s drugim stručnjacima;
• arhiviranje.

Sve to predstavlja dužnost tajnika-činovnika.

Utjecaj specifičnosti rada

Rad svakog poduzeća povezan je s protokom različitih dokumenata. Sistematizirati ga i pretvoriti u koherentan mehanizam trebao bi biti samo službenik. U dječjem vrtiću odgovornosti takvog plana postoje iu dovoljnim količinama.

Osim toga, potrebno je uzeti u obzir da su predškolske ustanove, na temelju zakona Ruske Federacije “O obrazovanju”, nedavno postale sasvim neovisne i stekle prilično široka prava. To se odnosi na znanstvene, financijske, kadrovske, gospodarske i druge aktivnosti. Uprava takvih institucija može obavljati poslove u različitim smjerovima, samostalno sklapati ugovore i voditi odgovarajuće pregovore. Sve se to odražava u tijeku rada unutar organizacije, što zahtijeva pravovremenu obradu i sistematizaciju. Službenik mora ne samo proučavati, nego i klasificirati dokumente, dijeleći ih po svrsi:

• upravni;
• informacije i reference;
• organizacija;
• osoblje (osoblje);
• financijski;
• tehnički.

Svi dolazni papiri moraju se dovesti u strog sustav, a zatim prenijeti na izvršenje i odgovor.

Važne značajke

Kako doći do izrade opisa posla, morate posvetiti posebnu pozornost funkcionalne dužnosti Službenik. Neki ih brkaju s dužnosnicima. Ali između tih pojmova postoji ozbiljna razlika.

U prvom slučaju, to su glavne funkcije koje bi trebao voditi voditelj slučaja:

1. Rad s ulaznim dokumentima, njihova registracija i distribucija po strukturnim jedinicama.
2. Računovodstvo kretanja vrijednosnih papira i kontrola njihovog izvršenja.
3. Prijenos obrađene korespondencije primateljima.
4. Organizacija pohrane dokumenata.

To su glavna područja u kojima bi trebao biti organiziran rad stručnjaka ove vrste. Kada je riječ o poslovnim obvezama, mislim na ono što zaposlenik mora učiniti u određenom poduzeću. Ove akcije su osmišljene za specifičnu strukturu tvrtke i osobitost interakcije pojedinih njezinih dijelova i podjela.