Poslovno pismo: pravila sastavljanja, pisanje uzoraka

Danas gotovo svi aktivno koriste internet. Ali poslovna korespondencija nije prestala biti relevantna i važna. Jednostavno je prebačen na druge prijevoznike. Kako napraviti i organizirati poslovno pismo, obavijestite publikaciju.

Što može sadržavati poslovna poruka?

Prije svega, poslovna korespondencija pruža mogućnost razmjene mišljenja i prijedloga sa zaposlenicima i poslovnim partnerima. Pismo može sadržavati zahtjeve, tvrdnje i druga razmišljanja kako bi se uklonili nesporazumi između tvrtki. Općenito, poslovna korespondencija je vrsta službene korespondencije.

Razlike od ostalih slova

Glavne razlike mogu se sažeti kako slijedi.

• Stil prezentacije.
• Prisutnost službene podređenosti.
• Rječnik bez snažnog izražaja emocija.
• U pravilu, pismo ne zauzima više od jedne stranice.
• Font u cijelom tekstu je isti (nije mali i nije velik).
• Obično se sastavlja na službenom memorandumu organizacije.

Vrste poslovnih pisama

Sadržaj teksta ovisit će o vrsti pisma koje trebate napraviti. Mogu se podijeliti u nekoliko skupina.

Pisma za odgovor:

• Zahtjev.
• Peticija.
• Uvjet.
• Ponuda.
• Liječenje.

Pisma na koja ne morate dati odgovor:

• Informacije.
• Obavijest.
• Pokriti.
• Jamstvo.
• Upozorenje.
• Podsjetnik.

Pisma komercijalne prirode. Obično su potrebni tijekom trajanja ugovora ili sklapanja ugovora:

• Molim.
• Odgovor na zahtjev.
• Podsjetnik.
• Tvrdnja.
• Ponuda. To je ponuda za sklapanje ugovora ili sklapanje ugovora.
• Upozorenje o potrebi ispunjavanja obveza, prestanku sporazuma i tako dalje.

Neprofitna pisma:

• Poziv.
• Informirati o nečemu.
• Priznanja.
• Preporuka.
• Molim.
• Upute.
• Propratno pismo
• Izražavanje sućuti.
• Čestitamo na svakoj prilici.
• Jamstveni list.
• Potvrda o primitku robe, pružanju usluga i tako dalje.

Klasifikacija poslovnih pisama prema strukturi:

• Sastavljen prema strogom obrascu.
• Napisano u slobodnom obliku.

Vrste ovisno o primatelju:

• Uobičajeno. Poslano na jedno odredište.
• Kolektivno. Poslano jednoj osobi, ali od nekoliko osoba.
• Kružni. Poslano većem broju primatelja.

Oblik pisma je sljedeći:

• Poslano u običnim omotnicama.
• Predstavljen osobno.
• Poslan je kao faks.
• Poslano e-poštom.

Kao što možete vidjeti, poslovna se poruka može urediti na različite načine i s različitim namjerama. Ali Važno je napomenuti da je u nekim slučajevima, iz etičkih razloga, potrebno pisati rukom, a ne pisati na računalu. To se odnosi na čestitke i sućut.

Dijelovi pisma

Ispravno poslovno pismo uvijek je podijeljeno u nekoliko dijelova. Ovo je uvodno, glavno i završno. I logički su međusobno povezani.

U pravilu, uvodni dio sadrži informacije o okolnostima koje su dovele do pisanja pisma. Glavni tekst je sam sadržaj, suština poruke. Završni dio sažima rezultate, koji mogu izraziti odbijanje, pristanak, zahtjev i tako dalje.

Načela pisanja

Svaku poslovnu poruku treba napisati na sljedeći način.

1. Nepristrano.
2. Adresabilna (tj. Namijenjena određenoj osobi).
3. Argumente.
4. Značajno.
5. Najpotpuniji.
6. Sve informacije u tekstu trebaju biti aktualne u vrijeme pisanja.

Stilističke značajke

Pravila za izradu poslovnog pisma kažu da je potrebno pridržavati se strogog stila. Potrebno je koristiti samo ona sredstva govora koja su karakteristična za službene dokumente. To znači da bi službeni poslovni stil bio prikladan. Jezik treba imati sljedeće značajke.

• Službeno.
• Točnost informacija.
• Objektivnost.
• Strukturiranje.
• Bitan, ali kratak prikaz.

Bit materije treba navesti u jednostavnim kratkim rečenicama, fokusirajući se na glagole. Nema potrebe preopterećivati ​​tekst pridjevima, primjenjivati ​​nejasne i visoko specijalizirane izraze koje primatelj možda ne razumije. To će samo uzrokovati negativno i odbacivanje. Bolje je pokušati objasniti jednostavnim, razumljivim riječima, više činjenica i specifičnosti. Prisutnost neinformativnih i "vodenih" tekstova ne dopušta poslovni stil.

Do posljednjeg dijela ne treba sumirati nepotrebnim i dugim govornim zavojima. I nelogične i neusklađene rečenice neće raditi. Stoga je bolje isključiti revolucionarne i participacijske revolucije. U svakom odlomku treba odražavati samo jednu definitivnu misao. Nakon dovršetka teksta, bolje je nekoliko puta provjeriti pogreške, čitajući pismo naglas.

Zahtjevi za obrazac

Prema pravilima poslovnog pisma, bolje je izdati na memorandumu tvrtke. Izneseni su sljedeći osnovni zahtjevi.

• U sredini obrasca trebate umetnuti grb Ruske Federacije, ako je poduzeće u državnom vlasništvu.
• Pismo se nalazi na A4 listu.
• Na lijevoj strani ostavite polje prazno (najmanje 3 centimetra). To je nužno jer će se nakon nekog vremena materijali dostaviti ostatku dokumenata.
• Najoptimalniji font se smatra standardnim "Times New Roman", veličine 12 i razmakom od 1,5-2. To se najbolje opaža pri čitanju.
• U zaglavlju pisma morate navesti naziv organizacije, njezinu stvarnu i pravnu adresu, telefon i e-poštu.

Značajke dizajna

Ako je dizajn poslovnog pisma poprimio nekoliko stranica, onda morate brojiti, počevši od drugog. Za to se preporuča koristiti Arapski brojevi. Nema potrebe stavljati točke u blizini brojeva.

Pismo mora biti podijeljeno u paragrafe i po potrebi u podnaslove. Tekst ne bi trebao imati oblik kontinuiranog toka, jer će biti loše percipiran. Odlomci će pokazati gdje se druge misli završavaju i počinju.

Važno je napomenuti da su tipografske pogreške, brisanje i ispravci neprihvatljivi za poslovnu korespondenciju. Oni će svjedočiti o nepismenosti i neozbiljnosti protivnika.

Upotrijebljeni detalji

U pismu se u pravilu navode sljedeće informacije.

1. Puno ime tvrtke, a ne samo skraćenica.
2. Telefonski broj, faks, bankovni račun i e-pošta.
3. Primatelj. I ime tvrtke trebalo bi koristiti u slučaju dativa. Ako trebate navesti ime i položaj, preporučuje se uporaba dativ. Ako primatelj ima naslov ili akademski stupanj, mora se naznačiti prije imena osobe.

Važno je napomenuti da se svaka reklama mora napisati velikim slovom i novom linijom.

Žalbe u poslovnom pismu

Službena komunikacija uvijek treba biti u neutralnom tonu. Isti tip treba uputiti primatelju. Izrazi poput "Dobar dan" bit će neprikladni. Ako želite pozdraviti, bolje je koristiti formalni "Hello". No, najplodnija opcija se smatra tretmanom po imenu i patronimici. I koliko god dugo trajao upoznavanje s adresatom. U pismu ne možete koristiti kratki oblik naziva (na primjer, Peter, Anya itd.).

Žalba na „vas“ pomoći će vam u održavanju međuljudske udaljenosti, pokazati poštovanje osobi starijoj ili većoj. Međutim, vrijedno je napomenuti da se u nekim tvrtkama, naprotiv, upotrebljava “vi” u komunikaciji, čak iu pismu.

Važno je napomenuti da se žalba "Poštovani gospodine" ne može koristiti bez naknadne naznake imena te osobe. Također biste trebali izbjegavati kratice "Mr.", "Ms." Ako trebate kontaktirati grupu pojedinaca, dopušteno je ne navoditi imena. Tada možete napisati kratko: “Poštovani!” Prema pravilima, nakon poziva, uvijek morate staviti uskličnik. Na primjer, sličan izraz u poslovnom pismu imat će sljedeći obrazac. "Dragi Alexander Sergeevich!"

U zadnjem dijelu možete koristiti različite opcije. “S najboljim željama”, “S poštovanjem”, “S nadom u suradnju” i tako dalje. Ovdje žalbe trebaju biti službeni, ali prijateljski ton.

Izrada završnog dijela

Pravilno dovršenje pisma je također vrlo važno. U završnom dijelu trebate sažeti ono što je ranije spomenuto. Međutim, ne izlažite zaključke od 10 rečenica. Treba imati na umu da se konciznost i sažetost cijene u poslovnom stilu. Bolje je ograničiti jednostavne fraze. Na primjer, dat će se nekoliko konstrukcija koje su relevantne u završnom dijelu poslovne korespondencije. Poslovna pisma moraju biti popunjena što je moguće ispravnije i pristojnije.

• Hvala na pomoći ili pažnji. "Dopustite mi da vam zahvalim ..." "Hvala!"
• Osiguranje primatelja u svemu. "Rado ćemo surađivati ​​s vama."
• Nada za budućnost. "Nadamo se da ćemo uskoro dobiti odgovor od vas."
• Zahtjev za bilo što. "Bili bismo vam zahvalni ako prijavite rezultate."
• Ispričavamo se zbog neugodnosti. "Ispričavamo se zbog kašnjenja u plaćanju."

Kako se oprostiti od primatelja

Unatoč činjenici da poslovnu korespondenciju, u poslovnom pismu, možete reći zbogom na različite načine. Da biste to učinili, koristite takozvane zaključne fraze.

Primjerice, sljedeće opcije:

1. S poštovanjem.
2. S poštovanjem.
3. Srdačan pozdrav.
4. Želim vam puno uspjeha u radu.
5. Nadamo se da ćemo nastaviti suradnju.
6. Drago mi je što vam to mogu pomoći.

Mogu postojati i druge opcije. Ovdje je izbor konačnog izraza samo stvar ukusa.

stavljanje potpisa

Na samom dnu lista pošiljatelj mora staviti svoj potpis. No, iznimno je važno to učiniti kako bi dokument imao službeni izgled.

Potrebno je naznačiti mjesto, inicijale, prezime i suprotno staviti potpis. Osim toga, možete navesti podatke o kontaktu (osobnu adresu e-pošte ili telefonski broj). To će pokazati primatelju spremnost na komunikaciju i suradnju.

Značajke neuspjeha

Također je važno znati kako napraviti poslovno pismo ako je potrebno nešto odbiti. Uostalom, čak i prikriveno negativno ili odbijanje neće proći nezapaženo i dovesti do neugodnih posljedica. Nakon toga neće biti moguće računati na pozitivan ili čak neutralan stav prema sebi. Kada pišete pismo, ne morate se prepustiti emocijama. Bolje je zadržati se unutar granica, čak i ako je primatelj vrlo neugodan. Pismo odbijanja uvijek treba ponoviti nekoliko puta, obraćajući posebnu pozornost na ton poruke.

Poruka ne treba započeti definitivnim "ne", u bilo kojem obliku. Inače će primatelj dobiti dojam da je nezanimljiv i da nema smisla. U početku je bolje predstaviti neobjašnjiva uvjerljiva objašnjenja. Kada se ukratko navode razlozi za odbijanje, možete bez poteškoća preći na izjavu o činjenicama. U isto vrijeme, prema poslovna etiketa preporuča se uporaba sljedećeg tipa teksta.

• Nažalost, nismo u mogućnosti ispuniti vaš zahtjev.
• Iskreno nam je žao, ali smo prisiljeni odbiti vašu ponudu.
• Duboko žalimo, ali ne možemo zadovoljiti vaš zahtjev iz sljedećih razloga.

U idealnom slučaju, na početku pisma treba ukratko navesti zahtjev primatelja. Tako će shvatiti da su se doista upoznali s njegovim prijedlogom i da će ga zasigurno cijeniti.

Značajke pisanja e-pošte

Danas se sve više zanima kako pisati poslovno pismo, ako ga trebate poslati e-poštom. Za takvu korespondenciju su sva ista pravila, kao što je opisano ranije. Međutim, elektronske poslovne poruke imaju svoje osobine.

• Prijava mora biti čvrsta i primjerena. Na primjer, [email protected] je loša opcija, a [email protected] je dobra.

• Polje "subjekt" je uvijek važno ispuniti. To će razjasniti što će se raspravljati u poruci. Ako je pismo namijenjeno nepoznatoj osobi, onda bi naslov trebao biti zanimljiv. Ali važno je da ne pretjerujemo. Teme u duhu “Jedinstvena ponuda samo sada”, “Hitno” samo će izazvati odbijanje. Naslov treba biti sastavljen od 3-5 riječi, stavljajući u njih suštinu poruke.

• Ako se korespondencija vodi s neznancem, najprije mu morate reći kako su saznali za njega i što tvrtka radi. Bez takvog unosa, poruka se može smatrati neželjenom i odmah uklonjena.

• Važne točke u tekstu najbolje su istaknute podebljano. U ovom slučaju, neprihvatljivo je koristiti različite boje.

• U e-poslovnom pismu ne mogu se koristiti "kape". Čak iu podnaslovima i naslovu teme ne bi smjelo biti kontinuiranih velikih slova. Isto vrijedi i za dvostruke interpunkcijske znakove.

• Bolje je podijeliti tekst na paragrafe, ostavljajući praznu crtu između njih.

• Što je poruka kraća, brže će reagirati.

• Potpis mora biti postavljen. U e-mailovima se obično sastoji od nekoliko redaka, uključujući ime i položaj pošiljatelja, naziv tvrtke, broj telefona i adresu web stranice.

• Možete priložiti tekstualne datoteke i slike na slovo. To je vrlo zgodno, jer dodatni materijali, komentari, objašnjenja i detaljni opisi odvlače pozornost od suštine. Stoga ih je bolje smjestiti ne u tekst slova, već u priložene datoteke.

• Ako se poslovna korespondencija odvija već duže vrijeme i kada je uspostavljen topli odnos povjerenja, u e-pošti je dopuštena upotreba emotikona. Oni će pomoći da se malo "oživi" i smanji komunikacija. Ali ne bi ih trebalo zlostavljati, a na papiru su uglavnom neprihvatljiva.

Upute za pisanje

Sastavljanje poslovnog pisma može se podijeliti u nekoliko faza.

1. Prvo morate odrediti primatelja. Da biste to učinili, u gornjem desnom kutu obrasca potrebno je upisati inicijale, prezime i položaj primatelja. Ako je primatelj organizacija, treba navesti njezinu pravnu adresu.

2. Žalba primatelju. Trebao bi biti smješten ispod središta obrasca. Već je rečeno koje se fraze mogu koristiti. Obično žalba izgleda ovako: "Dragi Igor Petrovich!"

3. Izjava o svrsi. Ispod nove linije morate napisati glavne misli, cijelu točku, navodeći razloge za žalbu. Ako govorimo o nekim problemima, onda je vrijedno predložiti rješenja. Ako je to prijedlog za suradnju, onda morate objasniti kako će se to dogoditi. Ako pismo odražava pritužbu, vrijedi tražiti konkretne mjere. Jednom riječju, primatelj iz teksta treba shvatiti što točno od njega žele.

4. Završni dio. I, konačno, iz nove linije morate umetnuti konačni izraz i potpis.

Nadalje, razmotrit će se nekoliko uzoraka poslovnih pisama kako bi se još jasnije utvrdilo kako ih točno sastaviti.

Pismo zahvale

Ovaj uzorak pokazuje kakvo pismo zahvalnosti može imati. Međutim, u ovom primjeru postoji jedan nedostatak. Umjesto retka "Vodećem poduzeću", moglo bi se umetnuti pozdravna fraza i imena onih kojima je pismo bilo namijenjeno.

Zahtjev za pismo

Ovo je uzorak poslovnog upitnika. U njemu nema nedostataka. Slijedila su sva pravila pisanja službenog pisma. Iz teksta postaje sve jasno koji je problem nastao i što treba učiniti kako bi ga se riješilo. Poruka sadrži i sve pojedinosti o kontaktu, poruku dobrodošlice, završnu frazu i potpis.

Tako je publikacija pokazala kako pisati pisma namijenjena poslovnim partnerima. To bi trebalo učiniti ispravno i ispravno, kako se ne bi izgubilo lice. Uostalom, budućnost tvrtke ovisi o tome. Također je važno na vrijeme odgovoriti na poslovnu poruku. To se može učiniti u roku od tri do sedam dana od dana primitka pisma.