Pismo zahtjeva: opis i pravila izrade

Pismo zahtjeva je dokument koji jedna od stranaka šalje svojoj drugoj ugovornoj strani u slučaju da ne ispuni svoje obveze ili pokuša jednostrano izmijeniti uvjete prethodno sklopljenog ugovora. Ova vrsta poslovne korespondencije koristi se ako usmeni pregovori nisu dali željeni rezultat.

Razlozi za izradu dokumenta

Svaki ugovor na početku predviđa ispunjavanje obveza svake stranke. Ali u praksi to nije uvijek slučaj. Ponekad jedna od ugovornih strana, bez upozorenja svom partneru, donese odluku o promjeni uvjeta preliminarnog sporazuma. Takve su radnje potpuno neprihvatljive, jer predstavljaju grubo kršenje onog dijela ugovora koji se odnosi na prava i obveze stranaka. Ova situacija zahtijeva rješenje, a prvi korak je obično usmeni razgovor. Ako partneri ne uspiju postići konsenzus, jedan od njih šalje tužitelju pismo žalbe.

Istina, postoji jedna vrlo važna točka. Takva poslovna korespondencija trebala bi se provoditi zakonito. Da biste to učinili, u početku na kraju sporazum o suradnji U samom tekstu dokumenta stranke bi trebale odrediti pravila i uvjete za podnošenje zahtjeva, kao i načine rješavanja sukoba koji se mogu pojaviti tijekom zajedničkih aktivnosti. Te bi informacije trebale biti zasebna stavka. Zatim, u slučaju sporne situacije, jedna od stranaka može poslati krivnju pismo žalbe, navodeći u njemu svoju viziju rješavanja sukoba.

Približan plan pisma

Službeno izraziti svoje nezadovoljstvo strankama u pisanom obliku. To je preduvjet da dokument bude valjan. Osim toga, postoji određeni plan, u skladu s kojim se sastavlja bilo koji zahtjev.

Takav se dokument obično sastoji od nekoliko dijelova:

1. Opći opis specifične situacije. Ovdje bi trebalo odražavati suštinu problema i navesti sve počinjene povrede.
2. U tekstu je nužno koristiti citate iz specifičnih propisa. Navedeći pogreške partnera, potrebno je navesti nesposobnost njegovih djela, potvrđujući njegovo mišljenje doslovnim frazama iz tekstova rezolucija i zakona koji reguliraju te probleme.
3. Zahtjevi se moraju iznijeti u obliku ultimatuma. U ovom dijelu pisma nužno je odrediti vremenski period tijekom kojeg krivac može neovisno ukloniti činjenicu povrede. Vremenski okvir mora biti u skladu s normama dopuštenim zakonom.
4. U zaključku, pošiljatelj mora nužno navesti datum dokumenta i staviti svoj potpis svojim potpunim dekodiranjem.
5. Takva korespondencija obično sadrži priloge. Oni uključuju cijelu bazu dokaza. To su potvrde, kopije pisama i drugi dokumenti na koje se pošiljatelj odnosi u glavnom tekstu dokumenta.

U prisustvu svih ovih točaka, podneseni zahtjev se smatra razumnim i pravilno izvedenim.

Pravila za sastavljanje dokumenata

Obično u odvjetničkom društvu postoji odvjetnik koji zna kako napisati pismo žalbe. U suprotnom, uprava može pozvati stručnjaka izvana, zaključivši s njim ugovor uz naknadu.

Za početak je vrijedno napomenuti da je zahtjev bolje poslati preporučenim pismom s obavijesti, dodajući je popisu postojećih ulaganja. Drugi primjerak dokumenta mora se čuvati. To je nužno kako bi se potvrdila činjenica same radnje, koja je, zapravo, način prethodnog rješavanja sukoba. Nakon što je stavio na papir sve potrebne informacije u skladu sa standardnim planom, potrebno je da krivac razumije tko, iz kojeg razloga i što konkretno želi od njega. Ako se to tiče kvalitetu proizvoda ili pruženu uslugu, partner mora jasno navesti svoje zahtjeve i objasniti što očekuje kao rezultat: uklanjanje nedostatka, odobravanje popusta ili povrata.

U slučaju kršenja rokova u tekstu pisma treba biti određen datum, predložena druga strana za donošenje odluke. Obično, kao rezultat nesporazuma, jedna od ugovornih strana trpi određene gubitke. Stoga bi bilo razumno da se, kao dodatak pritužbi, dostavi detaljan izračun izgubljenih sredstava kao rezultat sukoba. Primatelj mora na takvu poruku odgovoriti na vrijeme (10 ili 30 dana) i poslati na isti način (preporučeno pismo). Kao što praksa pokazuje, često takva korespondencija i dalje daje pozitivan rezultat.

Naplata dugova

Na primjer, možete razmotriti određenu situaciju i shvatiti kako napisati pismo žalbe, pretpostavimo naplate potraživanja. Takav dokument može se uputiti:

• partnera;
• organizacija ili trgovačko društvo;
• privatnoj osobi.

Sve informacije moraju biti prikazane postupno:

1. Prvo se morate službeno obratiti drugoj strani. I to treba učiniti što pristojnije i bez emocija.
2. Nakon toga, potrebno je navesti suštinu sukoba. Na primjer, kupac na vrijeme nije izvršio plaćanje za primljenu robu i nastavlja ignorirati tu činjenicu. Potrebno ga je podsjetiti na obveze, navodeći poseban stavak ugovora i njegov djelomični sadržaj.
3. Tada pošiljatelj mora iznijeti svoje zahtjeve i reći kako vidi moguće rješenje ovog sukoba. Istovremeno, treba jasno i jasno izraziti svoje misli, bez pretpostavki i nejasnih formulacija.
4. Zatim slijedi datum, potpis i podaci o pošiljatelju, prema kojima počinitelj može poslati svoj odgovor.
5. Pismo završava popisom pratećih dokumenata (priloga) koji potvrđuju valjanost pritužbe.

Ako nije bilo moguće dogovoriti se, jedna od stranaka može bez odlaganja podnijeti dokumente sudu, prilažući im kopiju ovog pisma.