EDS je elektronički digitalni potpis. Ključni EDS

EDS je elektronički digitalni potpis. Ona je pojedinosti dokumenta, pomoću kojih je moguće utvrditi je li došlo do izobličenja informacija sadržanih u elektroničkom dokumentu od trenutka formiranja potpisa, a također vam omogućuje da potvrdite vlasništvo određenog dokumenta nositelju.

Dešifriranje osnovnih pojmova

Svaki elektronički potpis mora biti potvrđen posebnim certifikatom kojim se potvrđuje identitet vlasnika. Certifikat možete dobiti u posebnom centru ili od povjerenog predstavnika.

Nositelj certifikata je osoba za koju je certifikacijski centar izdao potvrdu o elektroničkom potpisu. Svaki vlasnik ima dva ključa potpisa: otvoren i zatvoren. Privatni ključ EDS-a omogućuje potpisivanje elektroničkih dokumenata, uz pomoć koje možete generirati elektronički potpis. Čuva se povjerljivo kao PIN kod s bankovne kartice.

Značajke javnog ključa uključuju provjeru autentičnosti potpisa na dokumentima. On je povezan s zatvorenim "kolegom" u nedvosmislenom redoslijedu.

Po zakonu

Savezni zakon "o elektroničkom digitalnom potpisu" ES dijeli na nekoliko tipova: jednostavan ES, poboljšani nekvalificirani i kvalificirani ES. Pomoću jednostavnog elektroničkog potpisa možete potvrditi stvaranje ES-a za određenu osobu. To se radi pomoću lozinki, kodova i drugih sredstava.

Pojačani nekvalificirani EDS rezultat je kriptografske transformacije informacija koja se proizvodi pomoću osobnog ključa EDS-a. Pomoću takvog potpisa možete identificirati osobu koja je potpisala dokument, kao i otkriti, ako postoje, promjene koje su se dogodile od trenutka potpisivanja papira.

Kvalificirani potpis

Iste značajke pružaju i poboljšani kvalificirani elektronički potpisi, međutim, za njegovo stvaranje provodi se EDS pomoću kripto-zaštitnih alata koje je certificirala Federalna služba sigurnosti. Potvrde o takvom potpisu mogu se izdati samo u ovlaštenom certifikacijskom centru i nigdje drugdje.

Prema istom zakonu, potpisi prve dvije vrste jednaki su rukopisnom potpisu na papirnatom dokumentu. Između osoba koje obavljaju bilo koju operaciju pomoću ES-a potrebno je sklopiti odgovarajući sporazum.

Treći tip (kvalificirani EDS) je ekvivalent ne samo rukopisnom potpisu, već i pečatu. Tako su dokumenti ovjereni takvim potpisom pravno obvezujući i priznati kao regulatorna tijela (FTS, FSS i drugi).

Zahtjev za pravne osobe

Trenutno se najčešće koristi e-potpis za pravnu osobu. Tehnologija digitalnih potpisa naširoko se koristi u elektronskoj cirkulaciji dokumenata. Svrha potonjeg može biti različita: vanjska i unutarnja razmjena, dokumenti mogu biti osobne ili zakonodavne, organizacijske, administrativne ili komercijalne i industrijske, jednom riječju, sve što se može učiniti isključivo potpisom i pečatom. Registracija EDS-a treba izvršiti u akreditiranom centru.

Za unutarnji tijek rada, digitalni potpis je koristan jer vam omogućuje brzo pokretanje činjenice odobravanja radova koji organiziraju unutarnje procese. EDS dopušta ravnatelju ne samo potpisivanje dokumenata dok je izvan ureda, nego i pohranjivanje hrpe papira.

U slučaju interkorporativnog tijeka rada, elektronički digitalni potpis je jedan od najvažnijih uvjeta, jer bez njega digitalni dokumenti nemaju pravnu snagu i ne mogu se koristiti kao dokaz u slučaju tužbe. Elektronički dokument koji je potpisala ojačana EA zadržava svoju legitimnost čak i nakon dugoročnog arhiviranja.

Elektroničko izvješćivanje

EDS je neophodan za izvješćivanje regulatornih tijela. Mnogi se dokumenti mogu podnijeti elektroničkim putem, umjesto da nose cijelu hrpu obrazaca. Klijent ne samo da može izabrati vrijeme i ne stati u red, već i podnijeti izvješća na prikladan način: kroz 1C programe, portale državnih institucija ili poseban softver posebno dizajniran za tu svrhu. Temeljni element u tom procesu bit će EDS. Za pravnu osobu koja je primila certifikat elektroničkog potpisa glavni kriterij trebao bi biti pouzdanost certifikacijskog centra, ali način njegove isporuke je nevažan.

Vladine usluge

Većina građana naišla je na pojam "elektronički potpis" na različitim internetskim stranicama. Jedan od načina provjere računa, na primjer, na portalu koji omogućuje pristup različitim vladinim uslugama, jest potvrđivanje putem elektroničkog potpisa. Nadalje, EDS za pojedince omogućuje vam potpisivanje svih digitalnih dokumenata poslanih određenoj agenciji ili primanje potpisanih pisama, ugovora i obavijesti. Ako izvršno tijelo prihvati elektroničke dokumente, svaki građanin može poslati potpisanu digitalno potpisanu izjavu i ne gubiti vrijeme na podnošenje dokumenata u red.

UEC

Analog EDS-a za pojedince je univerzalna elektronička kartica u koju je ugrađen poboljšani EDS. UEC ima oblik plastične kartice i predstavlja alat za identifikaciju građana. Jedinstvena je kao putovnica. Ovom karticom možete obavljati različite radnje - od plaćanja i primanja javnih usluga, do zamjene dokumenata kao što su medicinska politika i kartu SNILS-a.

Univerzalna elektronička kartica može se kombinirati s elektronskim novčanikom, bankovnim računom, pa čak i putnom kartom, jednom riječju, s bilo kojim dokumentom koji se može uzeti u digitalnom obliku. Je li prikladno nositi samo jedan dokument? ili je lakše sve držati u papirnatom obliku? Taj problem mora riješiti svaki građanin u bliskoj budućnosti, jer tehnologija postaje sve jača u našim životima.

Druge namjene

Za elektroničko trgovanje koriste se i dokumenti koje je potpisao ES. Prisutnost digitalnog potpisa u ovom slučaju osigurava kupcima da su ponude na dražbi stvarne. Osim toga, ugovori koji nisu potpisani uz pomoć EOC-a su ništavni.

Elektronički dokumenti mogu se koristiti kao dokazi u predmetima pred arbitražnim sudom. Svaka potvrda ili potvrda, kao i drugi papiri, ovjereni digitalnim potpisom ili drugim analognim potpisom, pisani su dokaz.

Protok dokumenata između pojedinaca odvija se uglavnom u papirnatom obliku, ali je moguće prenijeti dokumente ili sklapati ugovore pomoću EDS-a. Daljinski radnici mogu koristiti digitalni potpis za slanje elektroničkih potvrda o prihvaćanju.

Kako odabrati certifikat

Budući da postoje tri vrste elektroničkih potpisa, građani često imaju pitanje o tome koji je certifikat bolji. Treba imati na umu da je svaki elektronički potpis analogan rukopisnom potpisu, a trenutno zakonodavstvo Ruske Federacije utvrđuje da ih osoba ima pravo koristiti po vlastitom nahođenju.

Izbor digitalnog potpisa izravno ovisi o zadacima koji će se kroz njega riješiti. Ako se pripremaju izvješća regulatornim tijelima, bit će potreban kvalificirani potpis. Za intercorporate workflow, češće nego ne, to je upravo kvalificirani elektronički potpis koji je potreban, jer ne samo da daje dokumente pravnoj snazi, već vam također omogućuje uspostavljanje autorstva, kontrolu promjena i integritet vrijednosnih papira.

Unutarnje upravljanje dokumentima može se izvršiti sa svim vrstama digitalnih potpisa.

Kako potpisati dokument EDS?

Glavno pitanje za one koji trebaju prvi put koristiti digitalni potpis je kako je dokument potpisan. Sve je jednostavno s papirima - potpisao sam i dao, i kako to učiniti na računalu? Takav proces je nemoguć bez upotrebe posebnog softvera. Program za EDS zove se kripto-pružatelj. Instalira se na računalo, a već se u svom okruženju obavljaju različite aktivnosti s obrascima.

Postoji prilično velik broj kripto-pružatelja, komercijalnih i besplatnih. Sve su certificirane od strane vladinih agencija, međutim, ako je potrebna interakcija s 1C: Enterprise, izbor bi trebao biti zaustavljen na jednom od dva proizvoda: VipNet CSP ili CryptoPro CSP. Prvi program je besplatan, a drugi će morati kupiti. Također bi trebali biti svjesni da će se prilikom instalacije dva kripto-pružatelja istodobno pojaviti sukobi, stoga će za ispravan rad jedan od njih morati biti uklonjen.

Praktično, prema povratnim informacijama korisnika, aplikacija za formiranje EDS-a naziva se CyberSafe. Ne samo da vam omogućuje da potpišete dokumente, nego i radi kao centar za certifikaciju, tj. Ovaj program provjerava EDS. Također, korisnik može učitati dokumente na poslužitelj, tako da će potpisani ugovor ili certifikat biti dostupni svim stručnjacima poduzeća koji imaju pristup programu, te neće biti potrebno slati svima putem e-maila. S druge strane, to se može učiniti tako da pristupi samo određenoj grupi ljudi.

EDI - obavezno ili ne?

Mnoge tvrtke već znaju da je EDS praktičnost, a elektroničko upravljanje dokumentima (EDM) štedi vrijeme, ali korištenje ili ne isključivo je osobni izbor. Nije potrebno povezati operatera za provođenje EDT-a, sporazumom možete koristiti redovitu e-mail ili bilo koji drugi način elektroničkog prijenosa informacija, sve ovisi o dogovoru između sudionika u razmjeni.

Organizacija svakog elektroničkog upravljanja dokumentima povezana je s određenim troškovima, osim toga, morat ćete instalirati i konfigurirati program za potpisivanje dokumenata - kriptografski pružatelj. To se može učiniti samostalno ili pomoću usluga stručnjaka za instaliranje softvera na daljinu, čak i bez posjeta uredu klijenta.

EOC u internom EDM-u

U slučaju interkorporativnog prometa, prednosti i mane su odmah razumljive, s pozitivnim stranama u jasnoj većini. Među nedostacima, moguće je istaknuti samo troškove ključa EDS-a, organizaciju softvera (čak i ako je riječ o jednokratnom otpadu), kao i minimizirati osobne sastanke predstavnika poduzeća i menadžera, ali ako je potrebno, sastanak se također može organizirati.

Ali što će biti korisno za elektroničko upravljanje dokumentima unutar poduzeća? Kako će se isplatiti troškovi opskrbe svih zaposlenika EDS ključevima?

Korištenje digitalnih dokumenata štedi vrijeme: umjesto da prvo ispišete potreban papir, a zatim ga potražite među hrpom ispisa ili čak odete u drugu sobu, ako koristite mrežni pisač, zaposlenik može potpisati i poslati sve bez ustajanja s stola. Osim toga, prijelaz na EDM značajno smanjuje troškove održavanja papira, tonera i pisača.

Digitalni dokumenti mogu biti i alat za povjerljivost. Elektronski potpis ne može biti krivotvoren, što znači da čak i ako zaposlenik ili menadžer ima loše strane unutar tvrtke, neće moći izvršiti nikakvu zamjenu dokumenata.

Često se inovacije prave s poteškoćama, tako da se zaposlenici u početku teško mogu naviknuti na novi format dokumentacije, međutim, čim bolje razumiju praktičnost EDS-a, više se ne žele vratiti na trčanje s komadićima papira.

Psihološka barijera

Elektronski digitalni potpisi pojavili su se relativno nedavno, pa ih je mnogim teško shvatiti kao pravi analogni uobičajeni papirni dokument. U mnogim poduzećima pojavljuje se sličan problem: zaposlenici jednostavno ne smatraju da je ugovor potpisan sve dok se na papiru ne pojavi pravi pečat i potpis. Oni koriste skeniranje iz papirnatih dokumenata, lako gubeći svoj EDS ključ. Za prevladavanje ove psihološke barijere pomoći će ... još jedan komad papira. Službeno ovjerena "mokrim" potpisom, odredba o elektronskom prometu dokumenata će zaposlenicima jasno pokazati da je to ozbiljna stvar, a digitalne dokumente treba tretirati na isti način kao i analogne.

Drugi problem može nastati u obrazovnom dijelu. U mnogim poduzećima zaposleni su zaposlenici stari. Oni su dragocjeno osoblje, iskusni u svom području, imaju veliko iskustvo, ali je prilično teško objasniti kako se koriste digitalni potpisi, jer su se tek nedavno uključili u razvoj e-pošte, ali ovdje je sve mnogo složenije, a tu su i mnoge nijanse.

Zadatak obuke može se prenijeti u IT odjel ili posegnuti za pomoć stručnjaka treće strane. Mnoge tvrtke provode kompjutersku obuku i tečajeve za svoje zaposlenike, gdje im se objašnjavaju osnove rada s e-poštom i raznim programima. Zašto ne uključiti zahtjev za formiranje EDS-a na ovaj popis?