Obrazac putne isprave - glavni dokument u dizajnu poslovnog putovanja

Dokumentaciju za slanje zaposlenika na poslovno putovanje vodi služba kojoj su povjerene te dužnosti. U pravilu se tim pitanjem bavi odjel za kadrove ili upravni sektor. Događa se da je funkcija raspodijeljena između usluga.

Paket dokumenata za putovanje

Osnova za slanje zaposlenika na službeno putovanje može biti nalog ili spomen obilježje o potrebi za obukom, sudjelovanjem na seminaru ili obavljanju servisnog zadatka (putovanje automobilom za tvrtku, sudjelovanje u godišnjim sportskim događajima). Ovlašteni zaposlenik objavljuje odgovarajući nacrt rješenja o upućivanju određene osobe na službeno putovanje, a izdaje se službeni zadatak i putna lista. Obrazac za autorizaciju putovanja može se pronaći ako je službeno putovanje izdano prvi put. Nadalje, cijeli paket dokumenata usklađuje se s neposrednim nadređenim zapovjednikom i potpisuje voditelj organizacije.

Popunite potvrdu o putovanju

Važno je da ne napravite greške u njegovom dizajnu i vrijedi više puta dvostruko provjeriti osobne podatke zaposlenika i vrijeme putovanja, umjesto da rješavate probleme koji su se mogli izbjeći. Na primjer, ako se napravi greška u prezimenu, imenu ili patronimu osobe koja je poslana, hotelski zaposlenik nema pravo na smještaj u rezerviranoj sobi, budući da se putnička lista izdaje Ivanu Genadijeviču Ivanovu, a Ivan Gennadievich daje putovnicu. Slično tome, situacija je s podacima o putovnicama, jer radnici ne odmah odmah obavještavaju odjel za osoblje da su promijenili putovnicu. Zastarjeli podaci ne mogu se unijeti u obrazac odobrenja putovanja. Uvjeti putovanja trebali bi se u idealnom slučaju podudarati s datumima ocjenjivanja na odlasku i dolasku. Naravno, postoje nepredviđene situacije kada se krše rokovi, u tom slučaju će se dodatno tražiti i drugi popratni dokumenti. Obrazac putne isprave treba odražavati trenutni položaj, odjel i broj osoblja zaposlenika kako bi se izbjegli problemi s računovodstvom prilikom plaćanja.

Radnje kojima zapovijeda zaposlenik

Služba za osoblje mora registrirati obrazac putne isprave koji je popunila i potpisala uprava u posebnom dnevniku. Otpremljeni radnik u ruke prima izvornike potvrde (s oznakom datuma umirovljenja) i službenog zadatka, kao i kopiju naloga o slanju na službeno putovanje. Po dolasku na radno mjesto, zaposlenik mora u putnu potvrdu unijeti znak dolaska, a na odlasku u mirovinu, u organizaciju u kojoj je išao. Po povratku na stalni posao daje se oznaka konačnog dolaska. I samo obrazac potvrde o putovanju koji ispunjavaju obje strane (organizacija pošiljatelj i domaćin) može poslužiti kao jedan od razloga za plaćanje.

Naravno, ispravci identiteta su još uvijek dopušteni. Ali to ne oslobađa od odgovornosti kvalificiranog za obavljanje dodijeljenih službenih dužnosti.