Kako i zašto koristiti funkciju ispisa u PDF-u?
Sjećate li se kada ste posljednji put tražili papirnati dokument? Umjesto pregledavanja mapa i datoteka, potrebno je brže pronaći potrebnu datoteku na računalu. Elektronski dokumenti imaju jednu veliku prednost u odnosu na papir: pristup informacijama koje trenutno trebate može se dobiti u roku od nekoliko sekundi. Ogroman dio informacija koje su dostupne na internetu i koje želimo zadržati, 
imati samo mogućnost ispisa (web stranice, podatke koji potvrđuju registraciju ili kupnju).
Prednosti u odnosu na fizičke medije
Naravno, lakše je čitati papirnate dokumente na cesti ili prije sastanka. Međutim, najčešće ispisivanje u PDF-u omogućuje uštedu vremena, novca i spremnika. Osim toga, na taj način možete izraditi sigurnosnu kopiju svih informacija izbjegavajući nepotreban papir i nered u uredu. A ako spremamo podatke "u oblaku" ili na udaljenom poslužitelju, pristup do njega može se dobiti u bilo kojem trenutku s bilo kojeg računala. Mnoga velika poduzeća sve se više bore za štednju papira, za očuvanje okoliša. Pozivaju nas da ne ispisujemo dokumente na fizičkim medijima. Računi, ugovori, potvrde i druge važne informacije mogu se pristupiti putem Interneta. Željeni dokument možete poslati e-poštom, sada sve više tvrtki prepoznaje takvu razmjenu korespondencije.
Kako ispisati u PDF datoteku?
Da biste koristili ovu opciju, ne morate kupiti skupi softver.
Na MacOSX-u jednostavno idite na Datoteka> Ispis i kliknite 
, odaberite "Spremi kao PDF". U sustavu Windows morate instalirati mali program koji se pojavljuje u sustavu kao novi pisač. Kada odaberete ikonu "Ispis u PDF", datoteku možete spremiti na disk navođenjem staze. U sustavu Windows 8 sve se na prvi pogled čini kompliciranijim. Ova verzija operativnog sustava sadrži Java applet koji vam omogućuje pregled odgovarajućih datoteka, ali za ispis u PDF, morat ćete tražiti postavke. Jedina traka (ploča) koju vidimo je traka s nekoliko opcija na dnu. No nema ikone "Ispis u PDF". Međutim, ovdje postoji rješenje. Samo točku pokazivač miša u desnom kutu zaslona gdje se pojavljuje okno Windows 8, a zatim odaberite "Pisači". Nakon odabira uređaja moći ćete ispisati naš dokument.
Kako pretvoriti podatke u PDF
Ova kratica označava Portable Document Format. Vrsta datoteke razvila je tvrtka Adobe kako bi olakšala razmjenu dokumenata. Trenutno postoje mnoge besplatne aplikacije za stvaranje PDF datoteka. Takav dokument može biti zaštićen od uređivanja, ali možete 
ponovno otkriti posebnim programom i izvršiti promjene u programu Word. Mnogi preglednici također imaju tu značajku. Ispisivanje u PDF datoteku može biti korisno onima čiji su radni ili istraživački interesi blisko povezani s različitim web-mjestima. Jednom na željenoj stranici, naravno, možemo kopirati podatke u uređivač teksta, u bilježnicu. Možemo dodati i web-lokaciju u vaše favorite. Ali iz razloga koji su izvan nas i vlasnika stranice, pristup informacijama može biti zatvoren nakon nekog vremena. No, koristeći funkciju "Ispis u PDF" izravno s razine preglednika (u Chromeu u postavkama - ikona s tri trake - postoji takva opcija, samo trebate odrediti odgovarajući put umjesto pisača) možemo spremiti potrebne informacije. Osim toga, automatski se bilježi i datum unosa na stranicu, što može biti posebno korisno, na primjer, pri povezivanju i navođenju.