Kako napraviti padajući popis u Excelu pomoću provjere valjanosti podataka

Često je potrebno ili specificirati podatke s određenog popisa, te izvršiti ovu operaciju više puta, ili napraviti obrazac za ispunjavanje od strane klijenta, gdje se na određenim mjestima mogu unijeti samo strogo definirani podaci. Alat u Excelu koji se zove padajući popis pomaže ubrzati izvršenje takvih operacija. Razmislite kako napraviti padajući popis u programu Excel.

Sastavljanje popisa izvora

Otvorimo Excelovu radnu knjigu i, na bilo kojem mjestu, u stupac (ili u redu, kako želite) unesemo vrijednosti koje bi trebale napraviti popis ograničenih podataka koje treba popuniti u bilo kojoj ćeliji. Ako postoji nekoliko takvih popisa, bolje je da se formira poseban list knjige kako bi se oblikovali, a sami popisi u stupcima, počevši od prvog reda. To može biti popis proizvoda, mjernih jedinica, dokumenata, dana u tjednu i tako dalje. Neka imamo tri popisa koji uključuju riječi:

• krumpir, repa, mrkva, rotkvice;
• peršin, kopar, kiseljak, špinat;
• jagode, trešnje, trešnje, ogrozd.

Prve četiri riječi unose se u stupac, počevši od A1, drugi s B1, a treći s C1.

Da biste izravno otišli na pitanje kako napraviti padajući popis u programu Excel, navedite imena tih popisa. Da biste to učinili, odaberite vrijednosti u prvom stupcu, odaberite stavku izbornika: "Formule" - "Upravitelj imena" - "Dodijeli ime". U obrascu koji se pojavljuje u retku "Ime" ispunite "povrće", kliknite "U redu". Isto tako, ponavljamo za druge popise, dodjeljujući im imena "zeleni" i "bobice". U retku "Regija" ostavite vrijednost "Knjiga". To vam omogućuje pristup popisu iz drugih listova knjige.

Izrada padajućeg popisa u programu Excel

Sada formiramo sam padajući popis. Na primjer, odaberite ćeliju D1 na drugom listu otvorene knjige, otvorite stavku izbornika: "Podaci" - "Provjera podataka". U otvorenom obrascu "Provjera ulaznih vrijednosti" na kartici "Parametri" u polju "Vrsta podataka" odaberite "Popis". Postavite pokazivač u polje "Izvor", upišite znak jednakosti i pritisnite tipku F3. U izborniku "Umetni ime" koji se pojavi odaberite naziv popisa koji nam je potreban, primjerice "povrće", a zatim kliknite "U redu". Provjeravamo jesu li označeni potvrdni okviri u stavkama "Zanemari prazne ćelije" i "Popis važećih vrijednosti". To daje mogućnost da se ovo polje ne popuni podacima i unesu samo podatke s popisa s navedenim nazivom. Kliknite "U redu".

Sada, kada je ova ćelija odabrana, pojavljuje se gumb s trokutom s vrhom koji pokazuje desno od njega. Klikom na ovaj gumb možete unijeti podatke odabirom jedne od opcija s padajućeg popisa. Pokušaj unosa drugih podataka rezultirat će porukom o pogrešci.

Ostale opcije

Prilikom popunjavanja polja "Izvor" obrasca "Potvrdi ulazne vrijednosti" možete primijeniti još dvije opcije.

1. Nakon što ste postavili pokazivač u ovo polje, na danom listu knjige odaberite područje dopuštenih vrijednosti popisa. Formula će se pojaviti u polju nakon znaka jednakosti. Kako napraviti padajući popis u Excelu iz drugog lista u ovom slučaju? Potrebno je odabrati sličan raspon ćelija na ovom listu, a zatim, staviti kursor u polje nakon znaka jednakosti, upisati naziv listnog lista i staviti ga uskličnik. Pažnja: naziv lista ne smije sadržavati razmake!
2. Navedite važeće vrijednosti u polju, odvajajući ih točka-zarezom. To je najlakši način da spriječite pristup popisima na drugom listu knjige.

Proširenje raspona valjanih vrijednosti

Nedostatak opisanih metoda rješavanja problema, kako napraviti padajući popis u Excelu, je ograničenje broja opcija za unesene podatke prema broju ćelija u navedenim popisima. Ako bi broj vrijednosti dopuštenih za unos trebao rasti u budućnosti, ove metode zahtijevaju prilagodbu sadržaja polja "Izvor" za svaku ćeliju s padajućim popisom. Ovo je neugodno. Stoga možete napraviti popis koji se može proširiti, primjerice cijeli stupac.

Da biste to učinili, prilikom određivanja raspona ćelija u polju "Izvor" odaberite cijeli stupac pritiskom na lijevu tipku miša kada se pokazivač miša nalazi iznad broja slova broja stupca (pokazivač ima oblik strelice dolje). U tom slučaju, padajući popis će sadržavati sve ćelije u stupcu, pa i one prazne. Nakon naknadnog punjenja ćelija, bit će moguće odabrati novo unesene podatke. Također, kada se upućujete na naziv popisa, možete unaprijed proširiti popis na prazne ćelije u stupcu kako biste mogli dodatno prilagoditi i dodati nove podatke na popis.

Tako smo dobili padajući popis u Excelu.

Dvostruka veza

Ako trebate moći unijeti podatke iz nekoliko popisa po vašem izboru u ćeliju, možete to učiniti na ovaj način. Najprije stvorite popis popisa za unos podataka. Neka to budu naša tri popisa, navedena u prvom podnaslovu ovog članka. Na istom listu knjige, počevši, primjerice, iz ćelije F1, unosimo popis s imenima prethodno unesenih popisa: "povrće", "zeleni", "bobice". Dajte ovom popisu naziv, na primjer, "Popis 1".

Sada (možete na drugom listu ove knjige), na primjer, odaberite ćeliju G1 i postavite padajući popis za nju s obzirom na ime "Popis 1". Sljedeća ćelija, na primjer, H1, ispunjena je odabranom vrijednošću u ćeliji G1. Da biste to učinili, u ćeliji H1 oblikujemo padajući popis, kao što je ranije navedeno, u polju Izvor odaberite G1 ćeliju, ali izmijenite unos u tom polju, dodajući DSSLIL nakon znaka jednakosti, i uzmite ostatak formule u zagrade: = DSSSIL ($ G $ 1) ).

Sada, na primjer, pri odabiru u ćeliji G1, vrijednost "zelena", izbor iz vrijednosti ovog popisa bit će ponuđen za popunjavanje ćelije H1.

Nakon pregleda sadržaja članka i vježbanja kako napraviti padajući popis u Excelu, bit ćete u mogućnosti značajno ubrzati ispunjavanje ćelija knjige s često ponavljanim podacima, osiguravajući pritom da ulazni podaci jasno odgovaraju ograničenjima koja navedete.