Outsourcing - što je to? Definicija, vrste, karakteristike i ugovor
Posao je timska igra. Ne možete jednako dobro razumjeti sve aspekte. Međutim, odvođenje stručnjaka u državu i plaćanje plaće nije uvijek isplativo. Pogotovo u početnoj fazi, kada se tvrtka samo diže. Outsourcing dolazi u pomoć. Što je ovo?
Što je outsourcing?
Zamislite da tvrtka otvara novi ured. Postoji osoblje menadžera, ali netko mora transportirati opremu, povezati uredsku opremu, postaviti računala i internet. Ne stvarajte iste za ove pojedinačne punu robu i administratore sustava. I kako onda biti?
Pokušajmo objasniti s primjerom. Što radite kada se nađete u stranom gradu bez automobila?
Najam stranog automobila: s vozačem - taksijem ili bez njega - za najam. Isto možete učiniti i sa osobljem: potreban je tim moversa ili trebate uspostaviti lokalnu mrežu u uredu - kontaktirajte specijaliziranu tvrtku koja će vam osigurati određeni broj kvalificiranih radnika za određeno vrijeme. Ovo je outsourcing. Što je to - jasno je, idemo dalje.
Organizacija treće strane može biti odgovorna za određeno područje vašeg poslovanja u kojem stručnjaci unutar tvrtke nisu jako jaki. Često, male tvrtke koriste usluge trećih strana odvjetnika, računovođa, pozivnih centara.
Stručnjaci treće strane provodit će neovisnu procjenu imovine ili reviziju tvrtke kada je za vas važno uvjeriti treće strane u objektivnost istraživanja - potencijalne zajmodavce ili poslovne partnere.
Jer to će morati platiti. Međutim, ponekad je jeftinije, lakše i brže nego tražiti odgovarajućeg stručnjaka i odvesti ga u državu.
Približna slika u vezi s činjenicom da je to outsourcing i kako ona funkcionira trebala je već biti formirana u vašoj glavi. Sada ovom konceptu dajemo definiciju:
Outsourcing je prijenos određenih funkcija na organizaciju treće strane koja djeluje na ovom području, na temelju ugovora o plaćenoj usluzi.
Zvuči teško, ali, zapravo, sve je jednostavnije nego što se čini - pronalazite prikladnu tvrtku, sklopite sporazum s njom i prenesete neke njezine funkcije na nju, na primjer, knjigovodstvo. A za pružanje tih usluga morate platiti.
Kako ne napraviti pogrešku s izborom?
Ovdje postoje 2 važne točke:
Pravilno birajte organizaciju, koju ćete povjeriti svom poslu.
Zaključite ugovor u kojem ćete detaljno izložiti sve uvjete transakcije: što raditi, s kakvom kvalitetom i unutar kojeg vremenskog okvira. Važno je jasno razumjeti koji rezultat očekujete od partnera. I on bi također to trebao razumjeti.
Kako pronaći pouzdanog partnera?
Uzmite uslugu poput knjigovodstva. Postoje različite tvrtke: mali restoran u kojem rade članovi obitelji ili velika korporacija koja gradi nove četvrti. Slično tome, računovodstvene tvrtke tih tvrtki bit će različite.
Morate pronaći partnera koji:
dobro upućen u specifičnosti vašeg poslovanja;
ima veze u krugovima koji su vam potrebni: banke, tako da možete dobiti hitan zajam ili u poreznom uredu;
ima besprijekornu reputaciju među tvrtkama kao što je vaša;
spremni za rad s vašim prometom;
dijeli ciljeve, pravila i misije vašeg poslovanja.
Nije lako. Nije ni čudo što biznismeni kažu da je pronalaženje dobrog partnera teže od žene. Vi i vaš partner trebate se savršeno razumjeti. Tek tada će se ispostaviti da će izgraditi obostrano korisne i dugoročne odnose. Što je ovo?
Kod outsourcinga uvijek će biti poteškoća - bez obzira na to koji dio posla želite prenijeti nekom drugom. Nije lako pokupiti tvrtku koja pruža pravne usluge, a razumni prodavači, pa čak i nepažljivi pokretači mogu izazvati mnogo nevolja.
Potrebno je "naviknuti se" jedno na drugo. Partnerstvo je sposobnost da se stavimo na mjesto drugog, želju za kompromisom. To morate osjetiti prije potpisivanja ugovora o outsourcingu.
Tebi nije prvi put. Morat ćemo "poljubiti tisuću žaba" da pronađemo "našu princezu". Jednog dana sretan. Naći ćete tvrtku s kojom ste udobni i profitabilni za rad.
Kada se to dogodi, učinite sve kako biste učvrstili tu uzajamnu naklonost. Međutim, u poslovnom svijetu sve se mijenja vrlo brzo. Zato budite spremni na činjenicu da ćete se prije ili kasnije morati rastati.
Što tražiti prilikom potpisivanja ugovora?
Pomoći će vam logika, razboritost i zdrav razum. Obratite posebnu pozornost na sljedeće točke:
jasno identificirati sve usluge koje outsourcing, napraviti aneks ugovora s detaljnim detaljima;
Budite sigurni da odredite datum početka i završetka radova, rok trajanja ugovora je jedna od najvažnijih točaka ugovora;
obje strane moraju jasno razumjeti cijeli proces rada: koje postupke treba provesti, u kojem vremenskom okviru, kako će se sam proces organizirati;
razmislite i jasno opišite postupak poravnanja - nećete moći tražiti odgodu ako to nije predviđeno odgovarajućom klauzulom;
podijeliti ne samo dužnosti, nego i odgovornost, i malo se složiti o “riječima” - sve jasno napiši u ugovoru o outsourcingu;
utvrđuje prava i obveze stranaka;
Obavezno opišite postupak, uvjete i uvjete raskida ugovora;
osigurati u ugovoru ključne pokazatelje uspješnosti - KPI, tako da izvođač razumije koje se pokazatelje očekuje od njega.
Za rad na tim bodovima je vaša odgovornost kao poslovnog menadžera. Vaši odvjetnici će se pobrinuti za ostalo. No, slijepo povjerenje svojim zaposlenicima nije vrijedno toga - uvijek nekoliko puta i pažljivo pročitajte svaki papir prije potpisivanja.
Koje vrste outsourcinga postoje?
Prema međunarodnom sustavu klasifikacije, na ovom tržištu postoje:
proizvodnja outsourcinga - agencija za oglašavanje koristi snagu tiskarske kuće za ispis kalendara ili posjetnica;
outsourcing odvojenih poslovnih procesa - računovodstvo, pravni odjel ili pozivni centar vašeg poslovanja opslužuje treće društvo;
outsourcing osoblja - vaš ured čuvaju zaposlenici privatne sigurnosne tvrtke;
IT outsourcing - napravite stranicu i ispunite je korisnim sadržajem.
Osim toga, outsourcing se može podijeliti na vanjske i unutarnje: vaš računovodstveni odjel održava treće društvo u svom uredu, tj. Izvana, a vaš proizvod čuva čuvar - nalazi se na vašem području, tj. Unutra.
8 prednosti outsourcinga
Outsourcing je koristan, posebno za male tvrtke. I evo zašto:
nema potrebe da se ometaju sekundarni poslovni procesi;
smanjenje troškova - često stalno plaćanje plaće zaposleniku je skuplje;
svi resursi unutar tvrtke usmjereni su na strateške ciljeve;
povećava se kvaliteta proizvedenih proizvoda;
postoji razdvajanje rizika i odgovornosti s tvrtkom treće strane;
omogućuje vam da dobijete najbolje izvođače za prihvatljivu nagradu;
smanjuje rizik od nedostatka radne snage ili potrošnog materijala;
pozitivan utjecaj na investicijsku atraktivnost tvrtke.
Sergej Naumov, šef regionalnog sindikata poduzetnika Voroneža, u intervjuu s hr-portalom, opisujući svoje iskustvo, rekao je da mu je outsourcing pomogao da se oslobodi vlastite flote i smanji troškove 2-3 puta.
Prema njegovim riječima, flota je donijela samo glavobolju: stalno traži rezervne dijelove, popravlja staru opremu. Štoviše, značajni resursi bili su uključeni u ovaj proces: morali smo zadržati cijelo osoblje vozača, dobavljača, mehaničara i platiti im plaću. A za svu tu zaštitu bila je potrebna. Outsourcing je riješio problem.
Je li sve stvarno tako glatko?
Sjetite se nedavne sovjetske prošlosti. Osoblje poduzeća bilo je svojevrsno kohezivno tijelo, jedna cjelina. To je bio tim entuzijasta koji su radili ne za novac, već za ideju.
Svi su dijelili zajedničku misiju i vrijednosti, krećući se unisono. Spremni smo uvijek doći nekome i zamijeniti ih, ako je potrebno.
I sada pokušajte postaviti posao ako u procesu sudjeluje desetak različitih tvrtki, od kojih svaka želi ugrabiti komad deblje i brani samo svoje interese, ne brinući se za druge i opće dobro.
Pa kako biti? Sovjetski model je suviše težak, proždrljiv i glomazan za modernu ekonomiju. A outsourcing, iako poboljšava učinkovitost, ne dopušta timu da radi kao jedan organizam.
Samo jedan izlaz - tražiti sredinu. Nije svakoj tvrtki potrebno osoblje treće strane. Također, budući da se svaki proces ne može eksternalizirati.
Ovdje se svakoj situaciji mora pristupiti pojedinačno. Negdje je profitabilnije uvesti moderna rješenja i poboljšati učinkovitost, negdje - zadržati stručnjake s punim radnim vremenom.
Praksa pokazuje da je nemoguće provesti outsourcing tamo gdje postoji rizik od nezgode ili zaustavljanja kontinuirane proizvodnje. Ako trebate donositi odluke i djelovati u roku od nekoliko sati, a ponekad iu minutama, za ovaj odjeljak bit će odgovoran samo stručnjak s punim radnim vremenom. To se posebno odnosi na industrijska poduzeća i industrije s visokom razinom opasnosti.
10 razloga za odbijanje dodjele usluga vanjskim suradnicima
Sada kada znate što je to - outsourcing, vrste i primjeri o kojima smo raspravljali gore, prilikom odlučivanja, obratite pozornost na sljedeće:
Krpanje financijskih rupa kroz outsourcing nije najbolje rješenje. Ako su stalna sredstva u začepljenom stanju, oprema je istrošena i potrebna joj je popravka, malo je vjerojatno da će to biti moguće bez eksternalizacije. Ovdje je potrebno kapitalno ulaganje i modernizacija cjelokupne proizvodnje.
Vaš zaposlenik izrezujete onoliko zadataka koliko mislite da je potrebno. Naručitelj će raditi samo ono što je napisano u ugovoru - ne više ni manje. I uopće nije nužno da će to učiniti bolje od zaposlenog na puno radno vrijeme. No, "opterećenje" svoje dodatne odgovornosti samo neće raditi.
Član osoblja vrednuje svoje radno mjesto i odan je vama. Naručitelj takvih klijenata kao što možda imate desetak ili čak ne jedan. Pokušajte odgoditi plaćanje za tjedan dana i odmah osjetiti razliku.
Malo je vjerojatno da će vanjski suradnik također biti svjestan specifičnosti vaše tvrtke, kao profesionalca koji je stalno rastao u vašem timu.
Naručitelj posla ima pristup svim zapisima vaše tvrtke. Naravno, samo unutar svoje nadležnosti, ali ipak. Takva osoba može dobro iskoristiti informacije dobivene u njihovim vlastitim interesima. Gdje je jamstvo da takav zaposlenik neće “spojiti” informacije s vašim konkurentima?
Outsourcing Recenzije
Netko se pozitivno odnosi na ovaj fenomen, drugi - naprotiv, na svaki mogući način proklinju dan kada su se odlučili za takav eksperiment. I svi će vam ispričati svoju priču.
Većina ljudi se žali na lošu kvalitetu i nemaran odnos prema radu. Pogotovo ako trebate osoblje s niskim kvalifikacijama: utovarivači, čistači, pakeri.
Naručitelji angažiraju takve zaposlenike za reklame na internetu, na autobusnim stanicama, u javnom prijevozu. Plaće su niske, promet lud. Jasno je da je "kontingent" prikladan. Odakle dolaze marljivost i odgovornost? Ljudi dolaze za nekoliko dana, u najboljem slučaju - mjesecima. Takva organizacija outsourcinga stvara negativnu reputaciju za ovu vrstu aktivnosti.
Druga stvar - naziv tvrtke koja se bavi pružanjem usluga: računovođe, odvjetnici, IT stručnjaci. Da bi se oduprli žestokoj konkurenciji, oni jednostavno moraju privući samo kvalificirano osoblje i raditi s punom predanošću.
Najvjerojatnije ćete naći samo pozitivne recenzije o takvim tvrtkama. Međutim, takvi vanjski suradnici se ne razmjenjuju za sitnice. Za svoj rad odgovorni su za svoj ugled. Stoga, trošak outsourcinga odgovara kvaliteti.
Sve ovisi o veličini vašeg posla i zadatku. Ako trebate nekoga da vam podnosi porezne izvještaje jednom tromjesečju, takva tvrtka neće raditi za vas. Njihov trošak usluge je previsok.
Osim toga, malo je vjerojatno da će pristati na rad s malim poduzećem ili individualnim poduzetnikom. Takve tvrtke su zainteresirane za razmjere.
Također morate tražiti nekog skromnijeg. Međutim, ovdje se rizik od nenadležnosti povećava mnogo puta. Outsourcing tvrtka (što je to, vidi gore) bi trebao odgovarati Vašoj razini: razmjera poslovanja, promet i iskustvo.
Obratite pažnju samo na tvrtku u svojoj "kategoriji težine". Ako tek počinjete, nema smisla čitati recenzije o tržišnim liderima. Pobliže pogledajte najbolje od njih. I tek tada donesite konačnu odluku.
Ukratko
Tražite pomoć od tvrtki treće strane ili uzgojite svoje osoblje? Svatko odlučuje za sebe. Najčešće je to korisno za male privatne tvrtke: IP ili LLC. Outsourcing je stvarno puno pomogao - troškovi su se smanjili, a ukupna učinkovitost rasla.
Međutim, postoji mnogo primjera kada takva suradnja nije završena ničim dobrim. Štoviše, u takvim situacijama nalaze se ne samo privatne tvrtke nego i država.
Dovoljno je podsjetiti na najveći neuspjeh - reforme bivšeg ministra obrane Anatolija Serdyukova. Iako je outsourcing pomogao osloboditi oko 72.000 vojnika za izvršavanje njihovih izravnih zadataka, povezan je s nizom značajnih korupcijskih skandala.
Prema Sergeju Shoigu, eksperiment je u potpunosti propao. U budućnosti, Ministarstvo obrane planira napustiti usluge takvih tvrtki, potpuno su nesolventni u vojnim uvjetima.
Prije svega, patili su sami vojnici - kvaliteta pruženih usluga bila je niska i nije odgovarala krajnjem korisniku. Osim toga, troškovi su porasli za 49 milijardi rubalja.
Relativno je sigurno da se vanjskim tvrtkama povjeri zadatak servisiranja poslovanja: outsourcing računovodstvo, sigurnost, čišćenje i drugo. Štoviše, njihovi će se zaposlenici moći koncentrirati na rješavanje važnijih strateških zadataka i ključnih poslovnih procesa.
U svakom slučaju, treba zapamtiti: neke funkcije možete prenijeti na tvrtku treće strane, ali u svakom slučaju ste odgovorni za odgovornost, kao i za donošenje ključnih odluka. Ovo je vaša stvar.