Pismo zahtjeva: uzorci i primjeri, pravila za izradu

Sastavni i važan dio suvremene poslovne korespondencije je pismo zahtjeva. Uzorci i primjeri formulacija prikazani u članku, kao i propisana pravila za pisanje, pomoći će vam da ispravno sastavite potreban tekst i uredite ga u skladu s običajima uredskog rada. Nudimo vam korak po korak vodič za pisanje ove vrste zahtjeva.

Opće informacije

Pismo zahtjeva je relevantno u slučajevima kada njegov autor mora od drugih osoba dobiti bilo kakve informacije, dokumente, sklopiti posao ili druge poslovne radnje. Može se usmjeriti kako na ime određene osobe (direktor, direktor, voditelj odjela itd.) Tako i na organizaciju u cjelini. Vaš zahtjev za pomoć mora biti u skladu s opće prihvaćenim pravilima poslovne korespondencije.

Pismo je lice tvrtke, čak i male stvari su važne. Ispišite ga na zaglavlju potpisanom od strane ovlaštene osobe i ovjerite ga (ako postoji). Odgovoran je za izbor fonta, njegovu veličinu i izgled teksta na stranici. Nemojte zanemariti polja, crvenu liniju i paragrafe. Često se prvi dojam sastoji samo od pregledavanja dokumenta.

Korak 1: Navedite primatelja

Ako napišete bezlično pismo upućeno određenoj tvrtki, najvjerojatnije će to završiti na recepciji ili u uredu, zatim na upravitelju i, kao rezultat, na izravnom izvršitelju. U gornjem dijelu teksta navedite točan puni naziv organizacije najbolje dodati drugu pravnu adresu.

Kao što je već spomenuto, najbolja opcija je ona s određenim primateljem, odnosno osobno upućenim zahtjevom za pomoć. Uvijek pokušajte kontaktirati ime i prezime. Primjerice, “Dragi Alexander Viktorovich!” Ili “Dragi gospodine Schwartz!”. Dakle, vi, prije svega, izrazite svoje poštovanje prema osobi, i drugo, zahtjev upućen određenoj osobi nameće mu određene obveze, odgovornost za njegovo razmatranje i provedbu.

U nekim situacijama bit će logično koristiti kao adresat grupu osoba, određeni tim ili dio njega. To vrijedi u slučajevima kada se pismo zahtjeva šalje na nekoliko adresa. Koristite sljedeći tekst: “Drage kolege!”, “Dragi računovođe!”, Itd.

Faza 2: Kompliment

Dobro je ako će službeni zahtjev sadržavati kompliment primatelju. Čineći to, čini se da odgovarate na njegovo legitimno pitanje: "Zašto se obraćate meni s ovim pitanjem?". Može se uočiti prošla postignuća i osobne kvalitete osoba, status tvrtke itd. Konkretno, upotrijebite sljedeći tekst: „Vaša tvrtka je vodeći dobavljač ...“, „Pomogli ste mnogim ljudima u rješavanju složenih pitanja u ovom području ...“, „Vaša organizacija je vodeći stručnjak na tržištu u području ...“, itd. Ne zaboravite da je prikladno kompliment će biti kada pismo zahtjeva (uzorci i primjeri u tekstu) ima nestandardni karakter, a primatelj mora biti uređen za sebe. Obratite pažnju na kvalitete i usluge koje su relevantne za vaš zahtjev. Međutim, ne preporučujemo prekoračenje vrlo fine granice između dobrog i ispravnog komplimenta i grubog laskanja.

Faza 3: Opravdajte zahtjev

Svaki zahtjev mora biti obrazložen, jer primatelj mora znati zašto podnosite zahtjev. Stoga, ima smisla dovesti ga u središte stvari. U ovoj fazi preporučujemo da uzmete tri najuvjerljivija argumenta koja bi se trebala ugraditi u tekst slova prema shemi: srednja snaga, slaba, najjača.

Zahtjev može imati drugačiju razinu složenosti i morate biti spremni na činjenicu da primatelj neće uvijek biti zainteresiran za njegovu provedbu. U tom smislu potrebno ga je uvjeriti da njegova provedba za njega ima potencijalne koristi. Zainteresirajte primatelja da vaš dokument shvati ozbiljno.

Pismo zahtjeva može sadržavati prijedlog da se ostvari određena privlačna prilika za to.

Primjeri riječi

• "U svakom trenutku poduzetni i poslovni ljudi ne samo da su težili za materijalnim uspjehom, već i za osobni rast, kako bi ih ljudi zauvijek pamtili zbog njihovih dobrih djela, kako bi dobili njihovo poštovanje."
• "Naravno, vaš je glavni cilj povećati životni standard građana grada." Konkretno, ta se formulacija može koristiti kada se zamolnica upućuje na zahtjev, primjerice, o osiguranju prostora za vrtić, uređenju dječjeg igrališta itd.

Također možete izraziti problem koji je relevantan za primatelja, pokazati mu kako mu vaš zahtjev može pomoći u njegovom rješavanju ili u ostvarivanju određenih mogućnosti.

Dešava se da nemate što ponuditi drugoj strani, ili je u tom kontekstu neprikladno. U ovom slučaju, najoptimalnije rješenje je priča o važnosti vašeg zahtjeva. Opišite situaciju što vjernije i potpunije moguće, kako bi, kako kažu, trebala duša. Ako sentimentalni trenutak u vašoj priči nedostaje a priori, donesite činjenice i usredotočite se na uzročno-posljedične veze. Recite nam što će se dogoditi ako vam se odbije ili, naprotiv, pristanete pomoći.

Faza 4: Postavili smo zahtjev

Kada je primatelj moralno spreman prihvatiti vaš zahtjev, može se navesti. Sastavite kratki tekst, izbjegavajući duge i zamršene rečenice, kao i dvosmislenost ili potcjenjivanje. Pismo zahtjeva (uzorci i primjeri formulacija u tekstu) trebali bi biti sažeti i jasni u značenju. Dakle, ako tražite da kupite opremu za tvrtku, tada navedite potpunost, cijenu i količinu:

“Za opremanje hitne službe bolnice potreban je novi automobil, čija je cijena 3,5 milijuna rubalja. Molimo vas da nam pomognete u njegovom stjecanju. "

Ili, na primjer, treba navesti zahtjev za smanjenjem najamnine: “Molimo vas da smanjite najam prostora za 500 rubalja. po kvadratnom metru kako bi se stabilizirala gospodarska situacija. "

Faza 5: Sažetak

Na kraju pisma, vaš zahtjev treba sažeti. Ponovite i ponovno se usredotočite na činjenicu da primatelj prima naknadu u slučaju da vam je zatražio pomoć. Međutim, to bi trebalo malo izmijeniti tekst zahtjeva. Vraćajući sve na isti primjer o smanjenju najamnine, nudimo sljedeće riječi:

"Ako se slažete smanjiti najam na razinu od 500 rubalja. po kvadratnom metru u vrijeme stabilizacije trenutne ekonomske situacije, moći ćete pridonijeti očuvanju više od 20 radnih mjesta, a nećete pretrpjeti gubitke zbog potpunog nedostatka plaćanja. "

Zapamtite, važno je ponoviti ne samo zahtjev, nego i korist koja se može dobiti njezinom provedbom, i ona ne mora biti materijalna. Mnoge velike tvrtke voljno djeluju kao sponzori, investitori i bave se humanitarnim radom.

Mislimo da sada, nakon proučavanja procesa u fazama, nećete imati pitanja o tome kako napraviti pismo zahtjeva. Dovoljno je uzeti u obzir sva pravila poslovne korespondencije i neke nijanse. Predlažemo da istražite i drugi primjer.

primjer

Dragi Felix Petrovich!

Vaša tvrtka već nekoliko godina organizira. radna praksa studentima u poduzeću, pomažući im u ostvarenju znanja stečenog na sveučilištu u praksi.

Vi, kao voditelj kadrovskog odjela, zainteresirani ste za privlačenje novih zaposlenika, mladih i perspektivnih inženjera i visoko kvalificiranih stručnjaka. Danas je ova profesija jedna od najtraženijih. Mnogi studenti bi željeli znati o njegovim sposobnostima, suptilnostima i značaju.

U tom smislu, molimo vas da dogovorite sastanak glavnog inženjera s kandidatima i studentima 1-2 tečaja 25. travnja u 17:00 na temelju vašeg poduzeća.

Nakon što ste danas ispričali o prednostima i tajnama struke, sutra ćete postaviti čvrste temelje za obuku stručnjaka i profesionalaca. Možda će nekoliko godina kasnije jedna od njih dovesti vašu tvrtku na novu razinu razvoja.

S poštovanjem i zahvalnošću,

Rektor Sveučilišta I.ZH.Bychkov

Nakon pregleda informacija o tome koje zahtjeve treba zadovoljiti pismo zahtjeva, uzorci i formulacije, lako se možete nositi s njegovim pisanjem u praksi.