Što je faksimil? Na kojim dokumentima mogu imati potpis na faksimilu?

Što je faksimil? Odmah se mora reći da se radi o pečatu s točnom reprodukcijom potpisa ovlaštene osobe, koji se naširoko koristi u prometu organizacija. On je jednostavno nezamjenjiv u situaciji kada menadžer nije na mjestu i potrebno je hitno potpisati njegovo ime na određenim dokumentima. O tome ćete više saznati u procesu čitanja ovog članka.

definicija

Što je faksimil? Ovo je vrlo zanimljivo pitanje, odgovor na koji oni, naravno, znaju, nisu svi. Zakon ne sadrži pojam faksimila, ali se taj pojam koristi u gospodarskim djelatnostima mnogih poduzeća.

Faksimil je pečat na kojem je potpisom odgovorne osobe (na primjer, voditelja odjela ili voditelja cijelog poduzeća) prikazana zrcalna slika. Njegova prisutnost je vrlo korisna u slučaju kada je potreban veliki broj potpisa ovlaštene osobe za službenu dokumentaciju. Nažalost, ne uvijek zaposlenici organizacija, pa čak i čelnici poduzeća sami znaju kada je dopuštena uporaba faksimila i kada otisak potpisa nema pravnu snagu. Ta se činjenica mora uzeti u obzir.

Koje dokumente stavljamo?

Kada je dopuštena upotreba faksimila? U zakonu nema jasnog odgovora na ovo pitanje. Organizacija može samostalno izraditi i odobriti odredbe o faksimilima, kao i postupak korištenja faksimila.

Potpisi ove vrste na primarnim dokumentima i pri zaključivanju transakcija mogući su samo u slučajevima utvrđenim zakonom ili sporazumom stranaka. Ta se marka u pravilu koristi za potpisivanje na zahvalnim pismima, zahvalnica, koja ne pripadaju strogim oblicima odgovornosti. U nekim slučajevima, faksimilni potpisi se također koriste prilikom potpisivanja ugovora o građanskim pravima, ali to se događa vrlo rijetko. Iako komercijalne kampanje zbog velikog broja dokumenata jednostavno ne mogu bez takve marke.

Mogu li koristiti prilikom izrade punomoći?

Još jednom bih se želio vratiti na pitanje što je faksimil i čemu je namijenjen. Odgovor u ovom slučaju je vrlo jednostavan. Faksimil je točna reprodukcija potpisa ovlaštene osobe u obliku tiska. Mnogi građani, pa čak i organizacije ponekad ne mogu razlikovati pečat na dokumentima od stvarnog potpisa. Međutim, to ne znači da se faksimili mogu koristiti na svim odlaznim dokumentima.

Je li moguće iskoristiti taj dojam o potpisu službene osobe prilikom davanja punomoći? Odgovor na ovo pitanje bit će negativan. U prilog tome govori i Pismo Ministarstva poreza i poreza Republike Hrvatske broj 18-0-09 / 000042.

Stoga su faksimili, čak i pri izradi duplikata punomoći, zabranjeni. Potrebno je poznavati sve voditelje organizacija.

Na primarnoj računovodstvenoj dokumentaciji

Što je faksimil? Želio bih se još jednom vratiti na ovo pitanje. Faksimil se naziva otisak potpisa glave, koji je mali pravokutni pečat. Njegova uporaba u izradi primarne računovodstvene dokumentacije je zakonom zabranjena. Jer ti dokumenti moraju biti potpisani osobno od strane čelnika tvrtke ili glavnog računovođe. Inače, porezna služba može imati razumna potraživanja prema poreznom obvezniku. To se mora uzeti u obzir.

Slijedom navedenog

Koji dokumenti mogu biti faksimili? Odgovor na ovo pitanje je vrlo jednostavan. Faksimil se može staviti na one dokumente koji nisu financijski i ne smiju se prenositi poreznom tijelu na izvještavanje. Izuzetak je punomoć koju izdaje čelnik organizacije jednom od zaposlenika koji prima materijalnu imovinu ili zastupa interese organizacije u državnim i pravosudnim tijelima. U tom slučaju potreban je pravi potpis šefa.

Usput, ako organizacija prilikom potpisivanja internih dokumenata stalno primjenjuje telefaks, potrebno je kao poseban nalog izdvojiti samo one osobe koje zbog svojih profesionalnih potreba imaju pravo koristiti ovu marku. Primjerice, može biti inspektor postavljanja osoblja, koji ispisuje i izdaje potvrde zaposlenicima tvrtke.

Koji se dokumenti mogu staviti na telefaks, osim interne dokumentacije? Vrlo često se takav otisak koristi prilikom zahvaljivanja zaposlenicima, potpisivanja specifikacija i certifikata.

važan

Faksimil treba koristiti samo u slučajevima kada ne zabranjuje zakonodavstvo. Primjerice, u građanskom ugovoru postoji klauzula u kojoj se navodi da stranke imaju pravo koristiti taj pečat prilikom sklapanja ugovora.

Stoga je faksimilni potpis dopušten u sljedećim slučajevima:

• učvrstiti građanske odnose;
• ako postoji suglasnost stranaka da ne prigovaraju, tako da se prilikom sastavljanja dokumenata upotrebljava pečat s otiskom potpisa odgovorne osobe;
• ako se izjednačava s osobnim potpisom stranke u transakciji.

Te se točke trebaju smatrati menadžerima organizacija.

U slučaju da je faksimil potpisan na dokumentima koji se šalju državnim tijelima ili na one papire koji su dokumenti primarnog knjigovodstva, na teretnim listovima ili na punomoći, ovaj pečat neće imati pravnu snagu. Treba je zapamtiti.

Mala značajka

Faksimil na dokumentima može zamijeniti osobni potpis ovlaštene osobe samo ako je to predviđeno zakonom ili sporazumom stranaka prilikom zaključenja transakcije. Primjerice, ako općinska ustanova pruža besplatne obrazovne usluge, tada prilikom sklapanja ugovora izvođač, kao jedna od ugovornih strana, može koristiti faksimil. U njemu nema ništa protuzakonito.

Međutim, kada je riječ o potpisivanju dokumenata za poreznu službu ili druge vladine agencije, uporaba faksimila bit će nezakonita. Zato što u ovom slučaju trebate osobni potpis voditelja organizacije.

Primjena faksimila u izradi punomoći također je neprihvatljiva. Razlog tome je činjenica da je punomoć važan pravni dokument koji sadrži ovlasti jedne osobe da zastupa interese druge osobe pred državnim tijelima i organizacijama. Iz toga slijedi da punomoć može potpisati samo čelnik organizacije, bez ikakvog faksimila. Ovo pravilo je vrlo važno i njegova usklađenost pomoći će izbjeći puno problema.

Gdje mogu napraviti?

U slučaju da je direktor kampanje došao do zaključka da ne može osobno potpisati sve dolazne papire ili interne naloge organizacije zbog previše dokumentacije, jednostavno ne može bez faksimila.

Proizvodnja takvog otiska angažirana je u privatnim tvrtkama koje proizvode pečate i marke. U malim gradovima takve se usluge pružaju čak iu tiskarama. Trošak i vrijeme proizvodnje ovisit će o složenosti potpisa i dizajna faksimila. U pravilu, ne treba više od tjedan dana za izradu takvog pečata, ako tvrtka ima mnogo kupaca. Najbolje je kontaktirati one tvrtke koje se već dugo bave proizvodnjom pečata i markica te imaju veliki broj stalnih kupaca.

Trebate ili ne?

U slučaju da šef organizacije sumnja da mu je kao analogni potpis potrebna faksimil, ne treba žuriti i naručivati ​​ovaj pečat. Osobito, ako u organizaciji nema puno papira, a voditelj je stalno na licu mjesta i može osobno potpisati službeni dokument u bilo koje vrijeme.

U prisustvu otiska potpisa glave, ovaj pečat mogu koristiti podređeni za svoje osobne potrebe. To također treba razmotriti.

U ugovorima o radu

Ispisivanje faksimila ponekad se koristi pri podnošenju zahtjeva novom zaposleniku kada upravitelj nije na mjestu, a stručnjak za ljudske resurse popunjava sve radove. Je li legalno koristiti ovaj potpis u ovom slučaju? Ovo pitanje je kontroverzno. Neki odvjetnici tvrde da bi voditelj trebao potpisati ugovor o radu s radnikom samo osobno. U ovom dokumentu ne govorimo samo o trajanju radnog dana zaposlenika, već io njegovoj plaći. A ovo je financijsko pitanje. Stoga faksimil ovdje ne treba koristiti.

Ipak, mnogi službenici osoblja su uvjereni da je sasvim moguće konsolidirati radne odnose stranaka s takvim pečatom. Pogotovo ako se zaposlenik i poslodavac međusobno slažu.

Potrebno je reći i da pravila za potpisivanje ovog dokumenta na ovaj način nisu nigdje fiksirana. Dakle, govoriti o zabrani korištenja faksimila u ugovorima o radu nije razumno.

zaključak

Svaki rukovoditelj tvrtke treba biti izravno uključen u potpisivanje bilo kojeg dokumenta tvrtke. Čak i ako ovaj ima faksimil s otiskom svog potpisa, to ne znači da ovaj pečat može biti u rukama bilo kojeg zaposlenika. Organizacija mora donijeti odredbu "O upotrebi faksimila" i odobriti iscrpan popis službenika koji ih, prema prirodi svojih aktivnosti, mogu koristiti. Primjerice, često se u okvirima zahtijevaju faksimili kako bi se potpisom ovlaštene osobe stavio na određene dokumente izdane zaposlenicima. Osim toga, predsjednički tajnici često se koriste za ispisivanje tog dojma kada potpišu šefov potpis na pismima, čestitkama ili zahvalnim pismima.