BPM-sustav (upravljanje poslovnim procesima, upravljanje poslovnim procesima): pregled, primjeri, ciljevi implementacije

Upravljanje poslovnim procesima je upravljanje poslovnim procesima. O ovoj se aktivnosti često raspravlja na tematskim događajima iu medijima, ali, nažalost, razina razgovora često nije visoka. Čini se da nekim ljudima nedostaje elementarnih osnova.

Osnovne informacije

Metodologija upravljanja poslovnim procesima (BPM) s kompetentnim i adekvatnim pristupom omogućuje postizanje značajnog poboljšanja performansi. Međutim, visoke cijene primijenjenih rješenja ne pridonose njezinoj širokoj distribuciji. Da biste ga razumjeli, trebali biste u početku proučiti i razumjeti koncept poslovnih procesa.

U isto vrijeme treba voditi brigu, jer tehnike oglašavanja kreatora BPM-a stvaraju određenu konfuziju. Ovdje se možete sjetiti sustavi za upravljanje bazama podataka koji su u jednom trenutku postali munjeviti. Na primjer, dizajneri poslovnih procesa, usredotočeni na rad sa osobljem sustava i middleware-om za koordinaciju mrežnih usluga, kreću se naprijed kao univerzalna rješenja. Što učiniti u ovoj situaciji? U sektoru informacijske tehnologije postoji konfuzija. Stoga bi bilo prikladnije razmotriti trenutnu situaciju iz poslovne perspektive. Uostalom, za njega se može reći da instinktivno nastoji razviti procesno razmišljanje, što je temeljni čimbenik CPM-a.

Kako bi se bolje nosili s tim, razmotrit će se BPM sustavi. Pregled postojećeg razvoja pružit će ideju o njihovoj funkcionalnosti i mogućnostima. Iako je malo vjerojatno da će spasiti komercijalne strukture s puta pokušaja i pogrešaka.

Prvi primjer

Pretpostavimo da imamo dinamično domaće poduzeće srednje veličine. Uspješno provodi načela upravljanja procesima. U isto vrijeme, pojam “poslovni proces” je zabranjen. Zašto? Stvar je u prethodnom negativnom iskustvu, kada je tim vanjskih konzultanata bio u mogućnosti pružiti samo paket papira sa sumnjivom praktičnom vrijednošću, informacija u kojoj je već zastarjela.

Što je potrebno u ovom slučaju? Stalna i svakodnevna briga o postupcima koji se odvijaju u poduzeću. Iako je zapravo - to je poslovni proces. Ovo je vrlo dobar primjer kompromisa. Zanimljivo je da pojava takvih situacija nije ograničena na prostor bivšeg Sovjetskog Saveza. To se događa u mnogim zemljama zapadne Europe i Sjedinjenih Država. Postoji popularan pristup radikalnog ukidanja postojećeg poretka i restrukturiranja optimalne sheme poslovnih procesa od početka. U ovom slučaju, primjer Japana je dan. Što se, zanimljivo, nadovezuje na mala, ali stalna poboljšanja. Ako razgovaramo o primjeni BPM sustava, ciljevima i pristupima kojima se teži, postoji rizik da se izgubimo u terminološkim močvarama.

Logičan rezultat je zanemarivanje djelotvorne metodologije upravljanja i provokacija njenog odbijanja od strane stručnjaka. Da bi se to izbjeglo, potrebno je formulirati ključne teze koje pružaju mogućnosti za orijentaciju u ovoj temi.

Što je poslovni proces?

U potrazi za odgovorom ne treba polaziti od pravila ruskog jezika i zdravog razuma. Misliti da ako uzmete posao i proces, a na njihovom raskrižju dobijete ono što trebate, to je pogreška. Najbolje je uputiti na izvorni izvor ovog pojma. Davenport i Hummer uveli su ih u moderni upravljački rječnik u 1990. godini kao dio tada nastale metodologije. Ovaj se pojam sasvim može smiriti. Kao i metodologija koja je dobila priznanje. No, brojni pokušaji da se to redefinira samo zbunjuju.

Što je poslovni proces? Pod time se podrazumijeva uredan i koordiniran slijed akcija, čiji je cilj postizanje određenog krajnjeg rezultata. Osnivači su u ovom slučaju značili zadovoljstvo kupaca. Čini se da je - što je čudno u tvrdnji da sve aktivnosti jedne komercijalne organizacije trebaju biti usmjerene na postizanje pozitivnog komercijalnog rezultata?

Da bi se shvatila suština koncepta, nužno je shvatiti temeljne nedostatke funkcionalne organizacije upravljanja. Ovo je iz kategorije onoga što je ismijavao Arkadij Raikin: Nemam nikakvih pritužbi na gumbe, ali tko je zadužen za kostim? Funkcionalni pristup podrazumijeva da je svatko zauzet i da samo kupci postaju pod nogama, odvlačeći pozornost s posla. Dok koncept poslovnog procesa predviđa „probijanje kroz tunel“ između prostorija menadžera, tehnologa, proizvodnih radnika, dobavljača, financijera i računovođa. Svi bi trebali vidjeti klijenta, što je na njegovom ulazu, i raditi zajedno kao tim za postizanje određenog cilja. Jao, ali ova temeljna ideja nije bila svugdje ostvarena i ne uvijek. Kao rezultat toga, tijekom prijelaza u proces upravljanja često jednostavno stvoriti novu strukturnu jedinicu. To je besmisleno, jer je nužno ne proizvoditi birokraciju, nego promijeniti rad organizacije, menadžere, stručnjake. To se može postići, na primjer, promjenom načela poticaja. Ako postoji nešto što se naziva "poslovni procesi financijskog odjela", to znači neuspjeh.

BPM nije softver!

Mnogi vjeruju da je BPM sustav za prodaju, upravljanje osobljem, skladište i nešto drugo. Ne! Prije svega, to je metodologija upravljanja. Ali ako ste već ušli u detalje, onda se pojavljuje podjela. U ovom slučaju treba razlikovati metodologiju optimizacije i reorganizacije poslovnih procesa od softvera od softvera koji je često korišten za tu svrhu. Općenito, pojam “BPM rješenja” koristi se za njihovo označavanje. Postoji li velika razlika između njih? Za usporedbu, možete donijeti računovodstvo. On može percipirati i kao metodologiju upravljanja i kao program. U svakodnevnom životu, jedno i drugo se zamjenjuju riječju "računovodstvo". U takvim slučajevima, kontekst pomaže u razumijevanju onoga što se govori.

Nastavljajući analogiju, možemo reći sljedeće: računovodstvo se može održavati bez korištenja računala. Ali u praksi to sada ne čine. Stoga BPM često prati prisutnost i rad specijaliziranog softvera. Mogu postojati i drugi perceptivni problemi. To je zbog činjenice da je dotični koncept upravljanja vrlo nov. U isto vrijeme, često možete čuti mišljenje da je BPM uvijek bio. U takvim se tvrdnjama koristi vrlo široko tumačenje ovog pojma, zbog čega je teško shvatiti suštinu promjena koje su se dogodile u upravljanju krajem dvadesetog stoljeća.

Stjecanje popularnosti

Devedesetih godina prošlog stoljeća, poslovni je reinženjering bio popularan u cijelom svijetu. Zamijenjen je BPM sustavom za poslovanje. Ta je situacija nastala zbog dvije važne točke:

1. Usredotočiti se na stalno poboljšavanje procesa poduzeća (umjesto jednokratne radikalne transformacije).

2. Rad sa specijaliziranim softverom potrebnim za izravno izvršenje plana. Koncept BPM-a nije se promijenio u usporedbi s reinženjeringom. No, poboljšanje je proces dizajniranja, razvoja, implementacije i rada. Govoreći o utjecaju metoda i praktičnog iskustva, ne može se zanemariti činjenica da je radikalni reinženjering vrsta šok terapije. To podrazumijeva vrlo velike rizike. Valja napomenuti da je za programere takav prijelaz norma, jer se u softveru ta metamorfoza dogodila ranije. A sada, prilikom izrade softvera, često se nude kraći ciklusi - dizajn, razvoj i testiranje, umjesto tradicionalnog vodopada. Nadalje, treba istaknuti veću varijabilnost poslovnih procesa u odnosu na pojedine funkcije. Kako se to manifestira u praksi? Možete napisati programe za naplatu. Vjerojatno će služiti nekoliko godina. Ovdje su samo poslovni procesi za to vrijeme će imati vremena za promjenu nekoliko puta. Zašto? Nekoliko je razloga za to: činjenica da organizacija neprestano traži učinkovitije sheme funkcioniranja ili "skrb" državnih regulatornih agencija nužno će tome pridonijeti. BPM-sustav omogućava da se osigura računovodstvo i provedba svih tih promjena i zahtjeva. Ali samo s pravim pristupom.

O softverskoj komponenti

Arhitektura BPM sustava može značajno utjecati na raspon zadataka i ostvarenih ciljeva. Prije svega, treba napomenuti da postoji potreba za vizualnim alatima koji će osigurati razvoj shema. Štoviše, trebali bi biti organizirani tako da analitičar može samostalno, bez privlačenja programera, vršiti promjene.

Primjer: regionalna mreža prodavaonica oružja premješta se od svakodnevne isporuke robe do 24 sata kako bi se osigurala njihova isporuka svakom kupcu u roku od dvadeset četiri sata. Međutim, izgled računa i računa ostaju isti. Ali neki koraci su obrnuti. Drugi počinju raditi paralelno, a ne sekvencijalno. U idealnom slučaju, analitika je dovoljna za pomicanje nekoliko kvadrata na dijagramu pomoću miša, preusmjeravanje strelica i učitavanje promjena na motor sustava. U tom slučaju zaposlenici će primati zadatke u skladu s novim pristupom rada. I ovdje se susrećemo s BPM oznakom - ne samo da možete upravljati procesima, već ih i dinamički obnavljati. Takvo obilježje kod nekih ljudi uzrokuje pogrešnu predodžbu da je ovaj sustav dizajniran za upravljanje promjenama. Ali u stvarnosti, on daje smjernice za poslovne procese koji se provode, ali na takav način da ih je moguće lako promijeniti. S jedne strane, softverska komponenta ne bi trebala biti podcijenjena. Ali podizanje na nebo, s obzirom na alfu i omegu, također nije opcija.

Komunikacija s tijekom rada

Kada ispitujemo kako BPM sustavi funkcioniraju, često se susrećemo s konfuzijom oko pojedinih problema. Jedan od njih je Workflow. Sam po sebi to znači "slijed rada" (sastavljanje procesa - bilješka). No često se koristi za označavanje funkcije kontrole protoka u tradicionalnom sustavu tijeka rada.

Ako govorimo apstraktno, onda možemo reći da je BPM proširenje Workflowa. No, čak iu ovom slučaju, potrebno je istaknuti činjenicu da BPM posvećuje više pozornosti inter-sustavnoj interakciji i prikupljanju statističkih podataka o uspješnosti poslovnih procesa. U teoriji, trebali bi raditi jednako dobro s ljudima i drugim sustavima. Ali u praksi, oni rade bolje s jednom stvari. Na primjer, BPEL standard opisuje koordinaciju poziva mrežnih usluga i uopće ne razmatra mogućnost interakcije s ljudima.

Uobičajena pogreška

Vrlo često se BPM percipira kao jednostavne rukovatelje poslovnih procesa. To ima smisla jer vizualnom uređivaču privlači mnogo pažnje. To je samo početak rada, ali ne sve što vrijedi. Nakon što je shema stvorena, ona se mora učitati u motor. Zatim započinje rad kopija. Na primjer, u servisu za održavanje automobila, sve počinje s narudžbom kupca. To je primjer poslovnog procesa koji se stvara u vrijeme početka suradnje. Svaka narudžba prolazi kroz određeni slijed faza: zaposlenik najprije s klijentom pregovara o količini potrebnog posla, provodi početnu provjeru automobila, zatim ga šalje radionici predradniku, koji obavlja zadatak, a završna faza je plaćanje i primanje automobila. Tijekom provedbe moguća su dodatna odobrenja. Sve informacije o kopijama pohranjuju se u BPM-u motora. Tko i kada ga je pokrenuo, u kojoj je fazi sada odgovorna osoba - sve je to. Moguće je ručno pokretanje (u razmatranom primjeru) ili automatsko (kada se klijent neovisno registrira za servisiranje). U tom slučaju i administrator, zapovjednik i računovođa vide informacije i zadatke dodijeljene svakom od njih. Kada se izvrše, unose se svi potrebni podaci i pokreće proces njihovog prijenosa. Prijelaz na sljedeću razinu (ako to nije kraj). Osim toga, svaka instanca ima određeni sadržaj. Naime - skup detalja koji su definirani u samoj shemi. U gornjem primjeru, to su broj i marka automobila, telefonski broj i prezime kupca, naziv dijelova potrebnih za popravak. Sve ove informacije mogu se pohraniti ili izravno u sam BPM motor (njegova interna baza podataka) ili u specijalizirani vanjski sustav. U ovom dijelu koraka izvodi automatizacija. Na primjer - izvod računa. Dodatno, mogu se osigurati dodatne kontrole procesa. Dakle, u slučajevima kada određeni korak traje duže od dodijeljenog vremena, upravitelju se šalje poruka s obavijesti. Ali da bi se to dogodilo, trebali biste pažljivo razraditi ciljeve za implementaciju BPM-a.

Rad s korporativnim sustavima

Mnogi neopravdano vjeruju da BPM može zamijeniti mnoge aplikacije, kao što su: CRM, ERP, sustavi proračuna. Ali, nažalost, to nije istina. Uostalom, ona zapravo ne zamjenjuje, već ih samo nadopunjuje. Softver se ne bi trebao smatrati primjenjenim, već sustavom ili posrednikom. Uostalom, shema rada se najprije određuje i tek tada počinju raditi slučajevi poslovnih procesa.

Usput, u mnogim CRM i ERP sustavima postoji ugrađeni modul BPM. Ovo rješenje se koristi za brzo rekonfiguriranje sustava, osiguravajući minimalne troškove programiranja ili uopće bez njega. I to ne čudi. Uostalom, sve prednosti BPM-a vrlo se dobro manifestiraju u onim slučajevima kada poduzeće nema jedan, već čitav niz korporativnih sustava. Ovakva situacija suočena je s korporacijama koje već imaju uspostavljenu informacijsku infrastrukturu tijekom stjecanja tvrtki sa sličnom situacijom. Također, slično se može naći u poduzećima gdje jedan sustav ne može zadovoljiti zahtjeve. Čak i ako ne postoji takva potreba, onda kao dodatnu točku možete donijeti softver "klijent - banka", koji nije uključen u sustav. Ali čak i bez toga, aktivnost neće biti ugodna.

Najprirodniji način integracije u ovom slučaju je rad kroz poslovne procese. I to ne čudi jer je njihova početna ideja bila upravo uništavanje barijera između tradicionalnih funkcionalnih područja upravljanja, za koje se kreiraju pojedinačne korporativne aplikacije. Iako nije sve tako jednostavno kao što se na prvi pogled čini. Nedostatak jedinstvenih standarda stvara brojne poteškoće pri pokušaju konfiguriranja interakcije između različitih sustava.

zaključak

To je dovršilo pregled BPM-sustava. I opet je potrebno podsjetiti da to nije samo i ne nužno jedan softver. BPM se prije svega odnosi na koncept upravljanja procesima, koji poslovne procese smatra posebnim resursima poduzeća koji se moraju kontinuirano prilagođavati i mijenjati. Temelji se na načelima jasnoće i vidljivosti, korištenju softvera s funkcijama modeliranja, simulacije, praćenja i analize.

Primjeri BPM sustava o kojima se raspravlja u ovom članku trebali bi učvrstiti takvo uvjerenje. Treba imati na umu da je ovo samo alat. I kako će se koristiti ovisi o tome u koje ruke pada. Kompetentan, adekvatan, obrazovan i učinkovit voditelj će pronaći kako uspješno primijeniti CPM. A ako on nema ta svojstva i vještine, onda čak ni najskuplja i najkvalitetnija rješenja vjerojatno neće pomoći organizacijama da pojednostave svoje aktivnosti i od toga dobiju konkurentsku prednost. Je li to u prisutnosti velike sreće i dobrog izvršnog i srednjeg rukovodnog osoblja.