Poslovni pregovori. Vođenje poslovnih pregovora. Priprema poslovnih pregovora

Poslovni pregovori su najvažnija komponenta poduzetništvo. vještina izgraditi konstruktivne komunikacije u poslovanju jedna je od značajnih konkurentskih prednosti. Koje su tajne uspješnih poslovnih pregovora? Koja je njihova struktura i obilježja pripreme za njih?

Definicija poslovnih pregovora

Poslovni pregovori, prema zajedničkoj definiciji među ruskim stručnjacima, je postupak u kojem sudjeluju dvije ili više stranaka koje imaju status komercijalnih organizacija, poduzetnika ili dužnosnika, čiji je cilj rješavanje tekućih ili budućih pitanja suradnje u aspektu partnerstva ili pronalaženje kompromisa u sporu. Komuniciranje, tvrtke ili poslovni ljudi žele donijeti neke zajedničke odluke. Pretpostavlja se da bi za svaku od strana trebalo biti optimalno.

Poslovni pregovori se održavaju u slučaju da se sporna pitanja ne mogu riješiti raspoloživim sredstvima. S druge strane, potreba za njihovom organizacijom ne pojavljuje se ako rukovodstvo nastavi unaprijed rješavati nedosljednu situaciju, ispitujući, primjerice, zakonodavne izvore ili sporazume koji su već potpisani.

Klasifikacija pregovora

Ruski stručnjaci identificiraju sljedeće glavne vrste poslovnih pregovora.

• Prvo, to su komunikacije u kojima se razmatraju nijanse vezane uz proširenje postojećih sporazuma u sadašnjim uvjetima.
• Drugo, to su pregovori, tijekom kojih se treba raspravljati o uvjetima za nastavak suradnje na novim uvjetima.
• Treće, riječ je o komunikaciji između stranaka koje prije nisu zaključile nikakve sporazume.
• Četvrto, poslovni pregovori mogu značiti obnovu nekada postojećih ugovora.
• Peto, predmet relevantnih komunikacija može biti povezan s raskidom postojećih sporazuma pod uvjetima prihvatljivim za obje strane.

Naravno, vrste poslovnih pregovora mogu se klasificirati iz drugih razloga. Neki stručnjaci vjeruju, na primjer, da se ova vrsta komunikacije može podijeliti ovisno o stupnju važnosti ključne teme. Tako se, primjerice, pregovori razvrstavaju u strateške, gdje se rješavaju pitanja koja određuju daljnji razvoj cjelokupnog poslovanja i situacijske, gdje se raspravlja o individualnim nijansama usvojenog zajedničkog tečaja. Neki stručnjaci identificiraju individualno i kolektivno pregovaranje. Unutar prve, podrazumijeva se komunikacija između pojedinih dužnosnika (primjerice, generalnih direktora), u tijeku potonjeg, komunikacija uz sudjelovanje kolegijalnih upravljačkih tijela tvrtke ili uz sudjelovanje zaposlenika.

Pregovaračke funkcije

Stručnjaci identificiraju nekoliko funkcija koje obavljaju poslovne pregovore. Konkretno, informacije koje podrazumijevaju međusobno proučavanje mišljenja stranaka o određenom pitanju. Također naglašava komunikativnu funkciju u kojoj poduzetnici pronalaze nove točke konvergencije interesa ili, ako je to njihov prvi susret, otkrivaju najočitije izglede za interakciju. Postoji koordinacijska funkcija koja podrazumijeva donošenje potpornih odluka u aspektu osnovne strategije suradnje. Postoji kontrolna stranka, u okviru koje stranke otkrivaju kako stvari idu uz ispunjenje obveza partnera od određenog trenutka.

Faze pregovora

Mnogi stručnjaci vjeruju da su poslovni pregovori proces koji se sastoji od velikog broja sastavnih elemenata. Pretpostavlja se da se odgovarajuća vrsta komunikacije u poslovanju provodi u nekoliko faza. Ruski stručnjaci identificiraju sljedeće faze.

• Prvo, ovo je pripremna faza. Unutar njega, partneri se dogovaraju o predstojećem sastanku, određuju se mjestom, oblikuju sastav sudionika. Ključna tema je određena i dogovorena. Pregovori bi trebali biti usredotočeni.
• Drugo, ovo je faza protokola. Počinje u vrijeme sastanka s partnerima na mjestu koje su prethodno dogovorili. U pravilu, faza protokola uključuje međusobne pozdrave stranaka, postupke upoznavanja (ako su se partneri prvi put susreli). Može se činiti da je ova faza formalnost. No, u praksi, kao što mnogi stručnjaci primjećuju, rezultati komunikacije uvelike ovise o tome koliko su udobne protokolarne nijanse za stranke u pregovorima.
• Treće, ovo je faza razmjene informacija, ili kako neki stručnjaci to nazivaju - „upitnik“. Stranke zauzvrat navode ključne teze koje se odnose na tu temu. Zabiljeţen je ţeljeni poloţaj partnera u pogledu izgleda za sklapanje ugovora, mijenjanje uvjeta tekućeg ugovora, itd.
• Četvrto, to je zapravo odluka. Rezultat pregovora je otkriven. Kako to može biti, razmotrit ćemo malo kasnije. Moguće je potpisivanje dokumenata koji se odnose na suradnju.

Kao rezultat poslovnih pregovora mogu se organizirati neformalni događaji - banket, šetnja. U nekim slučajevima očekuje se konferencija za tisak.

Gore razmatrana shema, u kojoj se poslovni pregovori dijele na faze, prilično je općenita. Ovisno o specifičnostima poslovanja poduzeća, o redoslijedu komunikacija, može ih biti nekoliko, postoje i dodatni događaji.

Rezultati pregovora

Pregovaranje, na ovaj ili onaj način, dovodi do nekog rezultata. Kako može biti? Stručnjaci identificiraju tri glavne vrste rezultata pregovora:

• pronalaženje kompromisa;
• zaključivanje asimetričnih aranžmana;
• nedostatak dogovora.

U prvom scenariju podrazumijeva se da je vođenje poslovnih pregovora dovelo do definiranja uvjeta za suradnju, što je pogodovalo objema stranama. Postoji mišljenje da se kompromis može pripisati i situaciji kada odluka nije odgovarala ni jednoj ni drugoj strani u istoj mjeri, ali zbog potrebe da se zaključi barem neka vrsta ugovora, pregovarači su se složili da međusobno neugodni uvjeti. To je moguće, na primjer, u slučaju kada dobavljač određenog proizvoda želi spasiti određeni iznos za koji će posao biti nedvosmisleno profitabilan, ali kupac može platiti, recimo, upola manje.

Poslovni pregovori mogu dovesti do odluka koje neki stručnjaci nazivaju asimetričnim. Što to znači? Činjenica da je jedna strana iz nekog razloga uspjela uvjeriti drugu da potpiše sporazum o manje ugodnim uvjetima za to. Ako su u gore navedenom primjeru prodavatelj i kupac otkrili, iako nisu savršeni, ali još uvijek kompromis, scenarij u okviru asimetričnog rješenja može podrazumijevati, na primjer, da će dobavljač robe u načelu odbiti prodati je drugoj ugovornoj strani po nižoj cijeni i zauzvrat Ovaj proizvod je vrlo potrebno, i on pristaje na posao, odlučujući, recimo, uzeti kredit.

Drugi mogući scenarij je nepostojanje odluke donesene na temelju komunikacija. Neki stručnjaci nisu skloni rangiranju među rezultatima pregovora. Međutim, njihovi protivnici vjeruju da je on još uvijek tu - makar samo zato što partneri sada znaju što mogu očekivati ​​od sljedećih pregovora, i razumiju hoće li se kasnije održati. Ovakav rezultat, kažu stručnjaci, može nositi informatičku vrijednost. Na primjer, kupac robe će biti svjestan na kojoj minimalnoj cijeni može kupiti određeni proizvod, znati prednosti i slabosti dobavljača. U poslovanju se često događa da odbijanje transakcije tijekom pregovora posredno pridonosi pronalaženju povoljnijih uvjeta za suradnju poduzetnika nakon toga. Dakle, formalni nedostatak rezultata komunikacije može biti potpuno pozitivan scenarij za posao.

Pregovaračka pravila: kulturna dimenzija

Koja su pravila poslovnih pregovora? Postoji mnogo teoretskih koncepata na ovom skupu. Njihovu specifičnost može odrediti veliki broj čimbenika. Mnogo toga ovisi, na primjer, o mentalitetu pregovarača koje diktira nacionalna ili građanska pripadnost. Naime, poslovni razgovor i poslovni pregovori prema pravilima koja se donose u zapadnim zemljama nisu uvijek kompatibilni s obilježjima, primjerice, azijske kulture komunikacije u poslovanju. Ruski poslovni ljudi, prema nekim stručnjacima, malo su bliži mentalitetu zapadnog razmišljanja nego istočnjačkom mentalitetu, ali njihov se mentalitet može pratiti na oba modela.

Dešava se da se ljudi koji su navikli na jedan ili drugi model ponašanja uspješno prilagode mentalitetu partnerske strane. Uzmimo, na primjer, nedavne pregovore o plinu između šefova Rusije i Turske - stranke su uspjele sklopiti ključni sporazum, iako je postojala mogućnost neslaganja u pronalaženju zajedničkih kontaktnih točaka. Prema nekim stručnjacima, zbog razlike u poslovnom mentalitetu dviju zemalja. Iako o tome nema konsenzusa, mnogi analitičari zauzvrat vjeruju da je kultura komunikacije u poslovanju, karakteristična za Rusa, općenito kompatibilna s turskim i možda čak i više nego sa zapadnim.

Dakle, poslovna etiketa pregovori, aspekti koji karakteriziraju pripremu za njih i uvjeti za njihovo ponašanje, u mnogim aspektima mogu biti diktirani kulturnim specifičnostima stranaka, ovim ili drugim tradicijama poslovne komunikacije. Istovremeno, kao što neki istraživači navode, poslovanje, posebno u područjima od strateškog značaja za zemlje svijeta, postaje sve globalnije, a to se u mnogim aspektima može pratiti i do brisanja kulturnih razlika između partnera iz različitih država. Možda u nekim trenucima nije baš ugodno za japanskog poduzetnika da u pregovaranju sa svojim američkim kolegama usvoji "zapadni" model ponašanja, ali to čini kako bi održao konstruktivan dijalog. S druge strane, njegov partner, poduzetnik iz Sjedinjenih Država, sigurno će pokušati biti oprezan u komunikaciji sa svojim japanskim kolegom i, ako je moguće, poštivati ​​tradicionalna pravila poslovnog komuniciranja usvojena u Japanu.

Pravila pregovaranja: kompromisni scenarij

Neki ruski stručnjaci predlažu sljedeći scenarij, u kojem su mogući poslovni pregovori, ovisno o usvajanju relevantnih načela većine modernih kultura. Ako ih se slijedi, postoji mogućnost da udobnost poslovnog partnera njemačkog ili korejskog podrijetla neće biti poremećena.

Prva stvar na koju stručnjaci preporučuju usmjeravanje pozornosti je uvijek slušati sugovornika. To je dobrodošlo iu Koreji, iu Rusiji, SAD-u i Njemačkoj. Ne smijete prekidati govor vašeg partnera, prosvjedovati, komentirati, čak i ako ste sigurni da je govornik pogrešno shvatio nešto.

Sljedeće pravilo je poštivanje načela jednakosti. Ni u jednoj od modernih zemalja nije prihvaćeno da se jedan pregovarač na bilo koji način stavlja iznad drugog. Čak i ako govorimo o jasnoj perspektivi zaključivanja tog vrlo asimetričnog dogovora, u kojem jedna od stranaka možda nema izbora, partner ne bi trebao gledati dolje na to.

Pregovaranje u poslovanju treba provoditi izbjegavajući evaluacijske teze upućene osobi sugovornika. Slijedeći ovo pravilo pružit će istu udobnost partneru iz bilo koje zemlje, s čijim se predstavništvom vode pregovori. Primjer: nepoželjno je reći: "Niste kompetentni u ovom pitanju."

Pogreške u poslovnim pregovorima

Nakon što smo pregledali neke od glavnih preporuka stručnjaka o vođenju poslovnih pregovora, bit će korisno proučiti tipične pogreške koje ističu istraživači i koje poduzetnici ponekad žele napraviti u procesu komunikacije. Prije svega, vjerojatno bi trebalo napomenuti da će takve akcije biti suprotne od gore opisanih preporuka. Međutim, shvativši suštinu grešaka povezanih s ključnim nijansama komunikacije koje smo primijetili, bit će korisno obratiti pozornost i na sljedeće točke.

Poslovni pregovori, kako stručnjaci smatraju, ne bi trebali biti sredstvo za identifikaciju stranke koja može biti nositelj jasno ispravnog stajališta. Ako je to doista slučaj, ono će se otkriti prirodno. Pogreška mnogih poduzetnika je da se pozicioniraju kao subjekt čije mišljenje ne može biti alternativa.

Još jedna pogreška koju stručnjaci ističu je tvrdoglavost. Uvijek postoji mogućnost pronalaženja kompromisa. metode uvjeravanja ali vrlo je teško napraviti takvu izravnu taktiku.

Nevaljani, tvrde stručnjaci, autoritarni stil poslovna komunikacija. Pogotovo kada su u pitanju transakcije koje su vjerojatno asimetrične. Rijetko se događa da dobavljač ostaje jedinstven već dugo vremena. Na slobodnom tržištu obično je moguće pronaći alternativne kanale za dobivanje željenog proizvoda. I ako je u nekom trenutku kupac bio prisiljen otići na manje udobne uvjete i istodobno se suočio s autoritarnošću partnera, drugi put ne želi ništa od njega steći.

Među uobičajenim pogreškama koje su karakteristične za poslovne pregovore je odlazak od glavne teme rasprave. Čak i ako se to dogodi slučajno, na primjer, jedan je partner odlučio pitati drugoga gdje voli putovati, zbog čega je tema dijaloga krenula prema turizmu. U ovom slučaju, postoji šansa da jedna od stranaka posumnja u drugu u namjeri da zbuni, obmane, skloni povjerenju. Jedan ili drugi put će se potrošiti. Odstupanje od teme može imati posebno negativnu ulogu kada se provodi kolektivno pregovaranje. U takvim slučajevima, svaki od sudionika komunikacije, kako se ne bi osjećao suvišnim u raspravi, želi komentirati temu koja nije povezana s glavnom temom.

Koje su tajne uspješnih pregovora?

Pregledali smo značajke poslovnih pregovora u smislu osiguravanja kompatibilnosti obrazaca ponašanja stranaka. Također će biti korisno upoznati se s nekim principima koji će pomoći u postizanju željenog rezultata na temelju rezultata relevantnih komunikacija. Koje su tajne uspješnih poslovnih pregovora, koje su zabilježili ruski stručnjaci?

Mnogi istraživači preporučuju stavljanje naglaska na dugoročne odnose s partnerom u izgradnji komunikacija. Neposredni rezultat u poslovanju često znači apsolutno ništa. Moguće ustupke na koje ide jedna strana može biti protumačen od strane partnera, prije svega, kao spremnost na izgradnju strateških odnosa.

Sljedeći čimbenik uspješnih pregovora, koji stručnjaci razlikuju, je otvorenost u komunikaciji. To se ne odnosi samo na način govora i formulacije. To prije svega znači otvorenost u odnosu na materiju, sugovorniku, nepostojanje straha da ne voli partnera ili izraziti nezadovoljstvo objektivno neugodnim uvjetima transakcije. Mnogo konstruktivniji pristup je onaj u kojem će momenti koji nisu zadovoljavajući za stranku biti izraženi odmah nakon što budu objavljeni u dijalogu, prije nego što se tema razgovora promijeni ili se pregovori ne završe.

Stručnjaci preporučuju, kada je to moguće, da se usredotoče ne toliko na vlastitu poziciju, nego na interese partnerske strane. Bit će korisno ako jedan partner drugoj pokaže da je zainteresiran ne samo za korist za svoju tvrtku, što je očito, nego iu tome što posao druge strane ima koristi od toga.

Istraživači preporučuju da pregovaračke strane, u formuliranju prijedloga i teza za partnere, unaprijed razmisle o svom sadržaju tako da partner može odabrati jednu od nekoliko opcija. To će povećati vjerojatnost pronalaženja kompromisa. Moguće je da neke od opcija više odgovaraju vašem partneru. Može se uzeti kao osnova za konačnu odluku.

Priprema za pregovore

Proučit ćemo aspekt kako pripremiti poslovne pregovore. Što trebam tražiti u procesu njegove provedbe? Neki stručnjaci preporučuju pridržavanje sljedećeg scenarija.

U okviru ove sheme, istraživači preporučuju da se uzme u obzir pravilo - vrijeme utrošeno na pripremu za pregovore treba biti razmjerno očekivanom trajanju. Činjenica je da je ključni aspekt ovog scenarija preliminarni komunikacijski plan. Mora se "uvježbavati", pa će za to biti potrebno vrijeme usporedivo s onim tijekom kojeg će se pregovori zapravo odvijati.

• Prva točka dotičnog plana je definiranje svrhe komunikacije. Bez obzira na scenarij pripreme za pregovore, druga strana djeluje, prvo ćemo odgovoriti na pitanje zašto ćemo komunicirati s partnerima u okviru planiranog sastanka.
• Sljedeća stavka u našem scenariju je definicija željenog rezultata.
• Nadalje, prema planu - identifikacija resursa koji će pomoći u postizanju tog rezultata. To može biti, na primjer, to ili ono znanje, kompetentnost određenih stručnjaka tvrtke. U prvom slučaju, naše djelovanje će biti pronalaženje potrebnih izvora informacija i upoznavanje s relevantnim činjenicama. U drugom, pozivamo kompetentne stručnjake s nama, unaprijed usklađujući s njima ključne nijanse predstojećih razgovora.
• Sljedeća komponenta pripreme za komunikaciju s partnerima, o kojoj treba odlučiti prije sastanka, jest način prenošenja informacija. Može biti uglavnom usmena ili uključuje, primjerice, prezentacije na projektoru, upoznavanje partnera s tiskanim tekstovima, video materijale, itd. Potrebno je unaprijed osigurati da će organiziranje poslovnih pregovora od strane odgovorne strane uključivati ​​odgovarajuću tehničku ponudu.