Kako organizirati protokol sastanka?

Protokol sastanka je informativni i regulatorni dokument, koji bilježi cijeli proces rasprave o postavljenim pitanjima, kao i odluke donesene tijekom ovog sastanka. Održavanje ovog dokumenta važan je i obavezan dio svakog sastanka, o kojem u velikoj mjeri ovisi koliko će se odluke donositi na određeno pitanje.

Registracija zapisnika sa sastanaka utvrđenih Građanskim zakonikom Ruske Federacije. Članak 181. 2. definira osnovne obvezne zahtjeve i redoslijed kojim se sastanak bilježi. Kako urediti protokol? Koje informacije moraju sadržavati zapisnik sastanka?

Tko uzima zapisnik?

Odgovornost za prijavu sastanka i daljnju ispravnu registraciju dokumenta dodjeljuje se tajniku sastanka. Oni mogu biti osobe koje su na položaju tajnika u organizaciji, ili bilo koji drugi zaposlenik ovlašten za obavljanje te dužnosti. Najbolje je da osoba koju imenuje tajnik razumije pitanja koja su postavljena na sastanku. Međutim, ako se tajnik bavi aktivnostima na drugom području, on ima pravo tijekom sastanka postavljati pitanja za razjašnjenje, što će omogućiti iznimno precizno bilježenje cjelokupnog procesa sastanka.

Osim što jednostavno bilježi tijek sastanka, tajnik je zadužen za pripremu sastanka. To može biti sastavljanje popisa prisutnih, shema deliberativnog procesa, rad s zapisnicima prethodnih sastanaka. To je potrebno kako bi se na dnevni red uvrstio popis pitanja koja treba ponovno raspraviti.

Prazni, potrebni dijelovi

Izraditi protokol upute za papirologiju Preporučuje se korištenje posebnog obrasca. Da li koristiti ovu preporuku ovisi o odluci vlasnika (upravitelja) organizacije. Najčešće se tiskovni obrasci koriste za prijavu u državne, općinske i gradske vlasti. Većina privatnih organizacija koristi običan predložak tiskan na računalu i ukrašen na papiru formata A4.

Bez obzira na vrstu obrasca, dokument mora sadržavati obvezne odjeljke (pogledajte primjer protokola sastanka u nastavku u članku):

• ime strukture (organizacije) u kojoj odbor djeluje.
• Naslov.
• Datum i broj protokola za registraciju.
• Mjesto (grad) gdje se održava sastanak.
• Pitanja (dnevni red).
• Glavni dio.
• Potpisi predsjedavajućeg, tajnika i sudionika sastanka.

Zapisnik sa sastanka sastavlja se na temelju snimaka, uključujući audio ili video, koje je izradila tajnica tijekom rasprave. Dokument se izdaje do pet radnih dana, osim u određenim slučajevima kada su drugi uvjeti određeni po nalogu upravitelja ili propisima o određenim vrstama sastanaka.

Zaglavlje protokola

Naslov dokumenta sadrži naziv, riječ "Zapisnik", kao i naziv sastanka (u ovom slučaju, ovaj sastanak) i (ili) kolegijalno tijelo koje održava sastanak. Na primjer: "Zapisnik o proizvodnom sastanku."

Broj, datum, mjesto održavanja

Svaki protokol sastanka mora imati indeks, odnosno serijski registracijski broj. Određuje se rednim brojem sastanka održanim od početka kalendarske godine (u obrazovnim organizacijama moguće je voditi evidenciju brojeva od početka školske godine). Ako je zapisnik sa sastanka privremenog upravnog odbora registriran, numeracija se vodi za vrijeme trajanja mandata.

Datum dokumenta bit će dan sastanka. Ako se o pitanjima raspravljalo više od jednog radnog dana, svi datumi od početka do kraja rasprave trebaju biti zabilježeni u zapisniku sa sastanka. Uzorak: „22.06.2016. - 24.6.2016.“ Ili „22-24. Lipnja 2016.“

Mjesto sastavljanja protokola je geografsko ime naselja u kojem djeluje ovo kolegijalno tijelo. Ovaj odjeljak možda nije naveden u dokumentu, ali samo ako naziv organizacije već sadrži naziv naselja. Na primjer: "Samara grad tiskara", "Ivanovo inženjering postrojenja" i tako dalje.

Obratite pozornost na početak svih sastanaka (primjer gore).

prodromni

Početni dio protokola treba sastaviti s imenom i inicijalima predsjedavajućeg sastanka i tajnikom. Prvi je zaposlenik organizacije ovlašten za održavanje sastanka. Položaj predsjednika u organizaciji (prema popisu osoblja) nije naveden u protokolu. Ta osoba ne mora biti voditelj tvrtke. Izuzetak su zapisnici sa sastanka s ravnateljem, gdje voditelj održava sastanak osobno.

U odjeljku "Prisutni" treba navesti sve ostale sudionike sastanka. To možete učiniti, vodeći se sljedećim preporukama:

• Odjeljak po abecednom redu označava imena i inicijale zaposlenika koji sudjeluju u razmatranju pitanja stavljenih na dnevni red i donose odluke o njima. Postovi nisu naznačeni.
• Ako je na skupu prisutno više od petnaest sudionika, njihovi inicijali i prezimena se na poseban popis stavljaju kao dodatak protokolu.
• Ako sastanku prisustvuju i drugi djelatnici ove organizacije ili osobe pozvane iz drugih organizacija, u zapisnik se unosi odjeljak „Pozvan“. Ovdje se prezimena i inicijali navode abecednim redom, a za sudionike iz drugih organizacija dodatno se propisuje njihov položaj i naziv mjesta rada.
• Svaki od prisutnih prisustvuje njihovom sudjelovanju na sastanku osobnim potpisom.

Kroz prazan redak nakon odjeljka "Prisutnost" u zapisnik sastanka unosi se "Dnevni red". Ovaj odjeljak odnosi se na popis pitanja podnesenih na sastanak. Svaka stavka odjeljka "Dnevni red" Protokola numerirana je arapskim brojevima. Za formuliranje pitanja koriste se prijedlozi "On ..." ili "On ..." (primjer zapisnika sa sastanka na dnevnom redu, vidi članak u nastavku). U svakoj stavci treba navesti osobu ovlaštenu za izlaganje na ovu temu: "Izvjestitelj: prezime, inicijali".

Koja je razlika između potpunog protokola i kratkog?

Prilikom sastavljanja glavnog dijela dokumenta važno je razmotriti hoće li se tijekom sastanka održati kratak ili potpun zapisnik postupka odlučivanja. Za kratki obrazac (najčešće se sastavlja protokol operativnog sastanka) u glavnom dijelu treba navesti sljedeće podatke:

• Pitanje koje je poslano na sastanak.
• Izvjestitelj o ovom pitanju.
• Odluka je usvojena i odobrena na sastanku.

Izrada cjelovitog protokola znači utvrđivanje ne samo gore navedenih informacija, nego i pojedinosti izlaganja govornika, informacija i rasprava koje su se pojavile tijekom sastanka, stajališta izraženih od strane sudionika, dostupnih komentara i prigovora, kao i drugih detalja.

Glavni dio

Glavni dio protokola sastoji se od dijelova o broju pitanja na dnevnom redu. U punoj formi dokumenta, svaki dio sadrži tri dijela, koji odražavaju proces razmatranja pitanja i donošenja odluke o njemu.

Nazivi dijelova označeni su velikim slovima iz novog retka:

• „Slušaj.” U ovom dijelu pod naslovom treba navesti ime izvjestitelja o pitanju koje se razmatra (u nominativnom slučaju), crtica je izjava izvješća (od treće osobe jednine). Ako je iz bilo kojeg razloga nemoguće dati izjavu u protokolu, tekst izvješća nalazi se na posebnom listu kao dodatak Protokolu, au odjeljku “SLUŠAJTE” bilješku “Tekst izvješća (govor, govor) je priložen”.
• "Održao je govor." U ovom dijelu bilježe se prezentacije drugih sudionika sastanka o predmetu koji se razmatra ili pitanja postavljena tijekom rasprave. U tom slučaju treba navesti naziv govornika (u nominativnom slučaju), a crtica sadrži tekst pitanja (izjava).
• "RESOLVED" ili "DECIDED". Odluka donesena na sastanku o ovom pitanju je fiksna. Tekst odluke mora biti u cijelosti tiskan, bez obzira na to da li se provodi cjelovit ili kratak obrazac protokola. Tijekom glasovanja navodi se broj primljenih glasova "za", "protiv" i "suzdržan".

Za kratak obrazac protokola, kratka rasprava o svakom izdanju predstavljena je u dijelovima "SLUŠAJTE" i "ODLUČENA". Nakon potpisivanja dokumenta od strane tajnika i predsjednika, stječe službeni status i registrira se.

Odluke donesene tijekom sastanka priopćavaju se određenim izvođačima:

• Isporukom kopije protokola ili izjave, ovjerene od strane tajnika.
• Objavljivanje administrativnih dokumenata (nalozi, rješenja, nalozi) o organizaciji na temelju zabilježenih odluka.

Kako pohraniti protokole?

Za arhivsku pohranu formiraju se protokoli u slučaju podjele na vrste sastanaka. Mjesto pohrane takvih dokumenata određuje ili tajništvo organizacije (organizacijska jedinica) ili uredski ured. Vrijeme skladištenja određuje se u skladu s odobrenom nomenklaturom poslova u poduzeću.