Kako potvrditi kopiju dokumenta? Ovjerene kopije dokumenata

Službenik bilo koje organizacije, bez obzira na veličinu i oblik vlasništva, suočen je s pitanjem kako ovjeriti kopiju dokumenta. Štoviše, rad može biti različit - licence, statuti, nalozi, interni propisi, itd. Neki se nalaze na jednom listu, dok su drugi više stranica. Kako biti iu stvari, iu drugom slučaju, i općenito, koji od dokumenata koje organizacija može izdati neovisno, te s čime će morati ići kod javnog bilježnika? Na sva ova pitanja odgovorit će naš članak.

Osnovni pojmovi

Kako bi se asimilirali podaci o tome kako bi trebao izgledati ovjerena kopija bilo kojeg dokumenta, važno je naglasiti da u ovom slučaju GOST djeluje pod brojem R 51141-98. Svi službenici, kao i osoblje organizacije, koji se u praksi suočavaju s ovim pitanjem, neće biti suvišno detaljnije proučavati. Na zakonodavnoj razini, riječ "propisno ovjerena preslika" nigdje se ne objavljuje. Međutim, gore spomenuti GOST propisuje koji se dokument može smatrati takvim.

Prema članku 2.1., Jednostavna kopija treba shvatiti kao dokument koji jednostavno reproducira informacije iz izvornika i svih njegovih vanjskih značajki, ili dio njih. Ona nije pravno obvezujuća. Međutim, propisno ovjerene kopije dokumenata imaju određene detalje. Oni im daju pravnu snagu.

Što se vodi u radu?

Trenutno ne postoji jedinstveni zakonodavni akt o dokumentima i njihov promet. Međutim, to ne shvaćate kao potpuni nedostatak pravila. Redoslijed kako se uvjeriti da je kopija još uvijek uspostavljena, ne znaju sve organizacije i poduzeća ili zanemaruju. U međuvremenu, takav stav može imati određene negativne posljedice. Primjerice, dokumentom se priznaje da nema dokaznu vrijednost na sudu, tužiteljstvu itd.

Mnogi službenici u svom radu koriste GOST R 6.30-2003, daju određene preporuke o tome kako osigurati ispravnu kopiju dokumenta. Ispod je uzorak. Dakle, ispod pojedinosti glavnog dokumenta s potpisom stavite svjedočanstvo "TRUE". U nastavku navedite položaj osobe koja izrađuje kopiju i stavite svoj potpis s prijepisom (prezime, ime, ime) i datum. Dopuštena je uporaba ispisa (prema odluci organizacije).

uzorak

pravo

Voditelj odjela za kadrove (potpis) / A.A.Antonova /

2015/03/21

sfera primjene

Prije provjere kopije dokumenta na ovaj način ili ispravljanja već obavljenog posla, pojasnite kako su ova pravila obvezna u vašem području. Uostalom, zahtjevi standarda su više savjetodavne prirode.

Navedeni GOST kaže da se ta pravila primjenjuju na dokumente organizacijske i administrativne prirode koji pripadaju USDORD-u, odnosno, nalozi, uredbe, naredbe, protokoli, odluke, akte itd., Uključeni u OKUD (klasifikator cjelokupne ruske dokumentacije za upravljanje).

Preporuke za izvršna tijela

Metodička pravila koja je odobrio Rosarchiv (broj narudžbe 76 od 23. prosinca 2009.). Opseg - u izvršnoj vlasti (savezni) u razvoju upute za rad u uredu. Kako potvrditi kopije dokumenata? Uzorak je prikazan ispod.

Izvorni dokument pohranjuje se u datoteku.

(autoritet - ime) № __ za ____

pravo

Glavni stručnjak (potpis) / I. Korovkina /

Ispis

Treba imati na umu da dokumente s više stranica (izvode iz njih) treba prvo numerirati, a bilješku certifikacije treba dodati s naznakom broja listova: “Ukupno, u kopiji ____ listova”. Dopušteno je staviti oznaku "True" na svakoj stranici, ili ih treba obrubiti pomoću konca i igle ili metalnih spajalica.

Kako osigurati kopiju dokumenta “normalne” organizacije?

Ne zaboravite da je u evidenciji još uvijek na snazi ​​Dekret Presidijuma Oružanih snaga Vrhovnog sovjeta, koji je još u sovjetskim vremenima izdan pod brojem 9779-X od 4. kolovoza 1983. godine. On određuje vrstu potpisivanja svjedočanstva na dokumentima svih redovnih organizacija koje ne spadaju u prve dvije kategorije o kojima smo već govorili. Službeno, ova Uredba još uvijek nije poništena, štoviše, 8. kolovoza 2003. godine izvršene su određene promjene. Ova pravila se koriste bez iznimke.

Prema odredbi 1. dokumenta, ispravnost kopije potvrđuje se potpisom čelnika ili službenika ovlaštenog za to i pečatom organizacije. Osim toga, potrebno je navesti datum izdavanja i mjesto gdje se izvornik pohranjuje, odnosno dano poduzeće (ustanova, itd.). Posebnost leži u činjenici da sastav natpisa nije izravno propisan, tako da mnogi ljudi ne koriste “TRUE”, već “COPY RETURN”, što je također prihvatljivo.

Posebno ćemo razmotriti pitanje prava na potpisivanje takvog dokumenta.

Tko može osigurati kopiju?

Prvo, naravno, voditelj organizacije. Ovo pravo mu je dodijeljeno zakonom i podzakonskim aktima. Dakle, ima smisla staviti njegove potpise na najvažnije pakete dokumenata. Kao što praksa pokazuje, sud to pitanje tretira prilično lojalno, međutim, nije nužno svaki put.

Drugo, dužnosnici, to jest, zaposlenici organizacije, koja se sastoji od države. Međutim, morate se uvjeriti da su oni ovlašteni za te radnje. Inače ovjerena kopija (putovnice, evidencija o radu, narudžbe za glavnu djelatnost licence, itd.) neće biti pravno obvezujuće. Ovlasti zaposlenika koji nisu upravitelji mogu se uspostaviti na nekoliko načina. Možete koristiti:

• Unutarnji dokument organizacije, na primjer, administrativno uputstvo, naredba itd.
• Punomoć Potrebno je uglavnom zastupati interese tvrtke u odnosima s trećim stranama.
• Ugovor o radu s određenom osobom ili u opisu posla. Tekst može biti, na primjer, takav: "Potvrditi, na temelju pismenih izjava zaposlenika, ispravnost kopija dokumenata čiji se originali čuvaju od strane Poslodavca".

Koje dokumente može osigurati kadrovski odjel organizacije?

Kao što je već spomenuto, unatoč činjenici da Uredba Vrhovnog sovjeta SSSR-a nastavlja s radom, a prema njezinim odredbama, odjel za osoblje ima ovlasti ovjeravati kopije:

• dokumente koji potječu od poslodavca, odnosno nalozi, akti, protokoli itd.;
• dokumenti koji pripadaju drugoj organizaciji, ali izvornik čuva poslodavac, posebno diplome i razne potvrde o stručnom usavršavanju;
• druge dokumente koje je zaposlenik dostavio u kadrovskoj službi, ako nisu potrebni originali ili ovjera.

Usluge bilježnika

Potvrđivanje autentičnosti kopije dokumenta možda je najčešća vrsta notarskih akata. Građani se često suočavaju s potrebom da se primjenjuju na ovu strukturu. Javni bilježnik može potvrditi autentičnost dokumenta (kopije) - u cijelosti i izvode iz njega. U drugom slučaju, međutim, postoji uvjet - izvornik mora sadržavati nekoliko različitih rješenja koja nisu međusobno povezana.

Da biste ovjerili kopiju dokumenta s kopijom, kontaktirajte i javnog bilježnika. Međutim, u ovom slučaju postoje nijanse. Prva kopija mora biti već ovjerena na isti način ili izdana od pravne osobe koja čuva izvornik. I ovdje je važno slijediti sva pravila registracije. Čitatelj već zna kako ispravno osigurati kopiju dokumenta. Svakako uključite sljedeće podatke: "Točno", naziv organizacije koja je izdala (FULL NAME), datum, broj listova, ako je dokument više stranica.

Okrećući se javnom bilježniku, pripremite se za putovnicu. To je potrebno kako bi se uspostavio identitet.

Što morate biti ovjereni od javnog bilježnika?

Broj dokumenata za stjecanje pravne snage zahtijeva obvezno ovjere. Popis uključuje:

• Ovjereni prijevod dokumenata.
• Punomoć za prijenos prava.
• Bračni ugovor.
• Ugovor o održavanju i najmu.
• Prihvaćanje ili odbijanje nasljeđivanja.
• Prodaja nekretnina kada su vlasnici više od jedne.
• Prodaja nekretnina.
• Dopuštenje roditelja za izvoz djeteta u inozemstvo.
• Registracija društva s ograničenom odgovornošću.
• Ostali dokumenti koji su, prema sporazumu između stranaka, utvrđeni ugovorom ili. T dodatni ugovor mora biti ovjeren.

Treba imati na umu da za provedbu svake od točaka morat ćete osigurati bilježnika s određenim skupom dokumenata. Na primjer, da biste registrirali LLC, morate imati sa sobom svoju Povelju, odluku o stvaranju ili protokol. Ako je posao povjeren zastupniku, onda je punomoć i putovnica. Ovjerene kopije dokumenata nemaju ograničeno razdoblje valjanosti.

Zahtjevi za dokument, čija je kopija ovjerena

Javni bilježnik djeluje isključivo u okviru zakonodavstva i stoga slijedi jedinstveni skup standarda. Dokumenti, čije kopije moraju biti ovjerene, moraju ispunjavati određeni broj uvjeta, u protivnom jednostavno neće biti certificirani.

• Nepostojanje dodatnih bilješki, brisanja, precrtanih riječi, kao i nedefinirane ispravke.
• Rukopisni ili strojni tekst ne bi trebao biti načinjen jednostavnom olovkom.
• Dokument ne smije imati oštećenja, integriteta (lomove, oštećenja itd.).
• Tekst bi trebao biti čitljiv, izrađen u jednokromatskoj tinti, bez ispadanja i blijedih područja, potpisi službenika i pečat bi trebali biti jasni.
• Dokumenti se ne smiju laminirati ili ukloniti film.
• Prilikom stavljanja potpisa službene osobe ne mogu se koristiti tehnička sredstva (nacrt, faksimil).