Razdoblje pohrane dokumenata u organizaciji: važno je znati

"Slušaj, bacimo sve to", rekao mi je redatelj, pokazujući na stalak ispunjen kutijama s dokumentima prije sedam godina. Odgovorio sam mu: "Nije tako jednostavno, ponekad je pohrana dokumenata u organizaciji nekoliko desetljeća." Redatelj mi je povjerovao, a naš izvorni otpadni papir nastavio je skupljati prašinu na policama arhiva. Do sljedećeg puta - kada se postavi pitanje stjecanja novog stalka, onda ćemo svi izdvojiti i ostaviti samo one dokumente čije razdoblje skladištenja u organizaciji nije stvarno isteklo.

Koliko dokumentacije treba pohraniti?

Potreba za pohranjivanjem dokumenata naznačena je saveznim zakonom od 22.10.2004. N 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji". Osim toga, postoje tri popisa koji odobravaju rokove čuvanja dokumenata u arhivu za javne i privatne pravne osobe u raznim područja djelovanja. Dokumentacija dioničkih društava treba biti pohranjena u skladu s Pravilnikom o postupku i uvjetima čuvanja dokumenata dioničkih društava, odobrenih. Rješenje Federalne komisije za tržište vrijednosnih papira Ruske Federacije od 16. srpnja 2003. br. 03-33 / ps.

Posebna razdoblja za vođenje evidencije

Najkraći rok trajanja je 1 godina, a najviše 75 godina. Neću ih imenovati po imenu za svaki dokument, koji je vrlo velik. Osim rokova postavljenih za zajedničke dokumente, kao što su kadrovski, financijski, računovodstveni, porezni i elektronički dokumenti, organizacija ima svoje razdoblje skladištenja papira za radove u raznim područjima industrije, medicine i sigurnosti. Razmotrite razdoblja tijekom kojih treba čuvati najčešće radove koji postoje u bilo kojoj organizaciji.

Uvjeti čuvanja zajedničkih dokumenata

Sljedeća razdoblja čuvanja dokumenata u poduzeću počinju krajem izvještajne godine, odnosno godine u kojoj su dokumenti izdani. Osnivački dokumenti, licence, patenti, transakcije putovnica ne podliježe uništenju i mora se trajno čuvati.

Dokumenti o osoblju:

• raspored osoblja - stalno;
• potvrda nesreće - 45 godina;
• potvrđivanje pojave profesionalne bolesti - 75 godina;
• osobni posao zaposlenika - 75 godina;
• svi dokumenti koji se odnose na djelatnost zaposlenika pod posebnim uvjetima rada - 75 godina.

Financijski dokumenti:

• informacije o obračunu i plaćanju poreza - 4 godine;
• potvrđivanje troškova nastalih u svezi s osposobljavanjem zaposlenika - tijekom cijelog trajanja osposobljavanja plus još jednu godinu, a najmanje četiri godine;
• potvrđivanje iznosa nastalih gubitaka u budućnosti - tijekom cijelog razdoblja dok se porezna osnovica umanjuje za preneseni gubitak;
• potvrđivanje obračuna doprinosa za osiguranje izvanproračunskim fondovima - 6 godina;
• EDS certifikati moraju se čuvati još 5 godina nakon isteka godine u kojoj certifikat ističe;
• prihvaćen u FSS-u putem elektroničkih komunikacijskih kanala, obračun napravljen u obliku 4-FSS, te potvrda o primitku - 5 godina;
• računovodstvene dokumente koji otkrivaju računovodstvo i izvještavanje - 5 godina;
• blagajnički čekovi, blagajnički dnevnici, pogoni za fiskalnu memoriju, elektronske kontrolne trake, drugi obrasci koji potvrđuju novčana plaćanja - 5 godina;
• putovnicu verzija CCP-a - za cijelo razdoblje u kojemu putovnica vrijedi.

Skladištenje dokumenata u organizaciji u nekim slučajevima može odrediti sama pravna osoba, ali ne može biti manje od rokova navedenih u zakonodavnim aktima.

Kako skupljati ostatke papira?

Tijekom vremena, organizacija prikuplja veliku količinu različite dokumentacije. Da se ne bi zaglibili u novinama, potrebno je stvoriti komisiju (koja se obično sastoji od tri osobe), koja bi provodila ispitivanje vrijednosti predmeta i rastavljala radove u sljedeće kategorije ovisno o tome u kojem razdoblju im se dokumenti pohranjuju u organizaciji:

• podložno stalnom čuvanju u arhivima državnog tijela;
• dokumente koji se moraju čuvati više od 10 godina u arhivi pravne osobe;
• koji moraju biti privremeno pohranjeni u arhivi jedinice ne više od 10 godina;
• dopušteno je uništavanje papira na datum isteka.

Postupak uništavanja dokumenata

Kada se dokumenti uništavaju, sastavlja se akt. Ne postoji standardizirani obrazac za takva djela, izrađuje se u slobodnom obliku, određuje se po nalogu načelnika. U njemu treba navesti ne samo ime i sve pojedinosti organizacije, već i, obično u obliku tablice, nazive dokumenata (slučajeva), razdoblje kada su nastali, broj listova ili, ako je obujam predmeta pod jednim imenom velik, broj svezaka. , U istom aktu možete dodati stupce računa za prijenos-primitak dokumenata za uništenje.