Telefonska poruka - što je to?

Moderne tehnologije omogućuju brzo i učinkovito prenošenje informacija, tako da telefonska poruka danas nije najpopularnija vrsta poruke. Ipak, ova metoda informiranja i dalje je relevantna. U koju svrhu je telefonska poruka? Kako primiti i dogovoriti takvu telefonsku poruku?

Što je to?

Što je telefonska poruka? To je način brzog prijenosa poruke usluge putem telefona. Kako se ova metoda informiranja razlikuje od jednostavnog telefonskog poziva? Prije svega, činjenica da je prijem i prijenos, kao i daljnje skladištenje trebaju biti ispravno dokumentirani i registrirani. Samo u ovom slučaju, poruka se može smatrati telefonskom porukom i ima pravnu snagu.

Informacija koju telefonska poruka može sadržavati je obavijest, poslovna poruka ili zapovijed uprave (nadređena organizacija). Mogućnost obavješćivanja na ovaj način utvrđena je ne samo u pravilima (uputama) toka dokumenta poduzeća, već iu zakonodavnim aktima koji reguliraju postupak za sudske postupke (APC i RF CPC). Dakle, telefonska poruka nije samo razgovor, već kratak i iznimno dostupan oblik prijenosa servisnih informacija.

Koje informacije mogu poslati telefonom?

U pravilu je uz pomoć telefonske poruke uobičajeno prenošenje informacija i upita potrebnih za brzo rješavanje proizvodnih pitanja i organizaciju radnog procesa:

• Informacije o imenovanju, otkazivanju, prijenosu vremena i datuma događaja. Ova kategorija uključuje obavještavanje o mjestu i vremenu sudske rasprave, predviđenim proceduralnim pravilima.
• Zahtjevi za hitno pružanje informacija, izvješćivanje i tako dalje.
• Pozivi na događaje: sastanci, konferencije, metodičke udruge i tako dalje.

• Zahtjevi i prijedlozi za delegiranje predstavnika organizacije na poslovna putovanja, na terenski rad.
• Sažetak izvješća, rezultati istraživanja, ankete i drugo.

Kako poslati telefonsku poruku?

Kako ispravno poslati obavijest o telefonskom pozivu? Priprema i prijenos informacija na ovaj način uključuje sljedeće korake:

• Priprema skice. Morat ćete napisati tekst buduće telefonske poruke. Mora biti napisan na pristupačnom, sažetom jeziku, izbjegavajući složene, žargonske ili očigledno uobičajene govorne preokrete, dvosmislenosti, teško izgovorene fraze. Glasnoća teksta ne smije sadržavati više od 50 riječi. Ako je potrebno, telefonska poruka se dogovara s osobom u čije ime se ta informacija prenosi.
• Telefonska poruka se izdaje u skladu s pravilima za dokumentaciju koja se uspostavlja u organizaciji: na papiru s dodjelom datuma i rednim brojem. Osoba u čije se ime šalje poruka treba pročitati i potpisati telefonsku poruku.
• U situaciji kada je poruka poslana nekoliko pretplatnika, pored telefonske poruke, napravljena je lista-aplikacija s imenom i telefonskim brojem svake organizacije.

• Telefonska poruka je registrirana u posebnom časopisu (ako se čuva u organizaciji) ili odlaznoj korespondenciji.
• Prijenos telefonske poruke: pozvati pretplatnika, zatražiti primanje telefonske poruke, prijaviti puno ime. i njihov položaj i osobu u čije ime se podaci prenose, vaš broj telefona.
• Jasno i čitljivo diktirajte tekst telefonske poruke. Zatražite od pretplatnika da ponovno pročita snimljeni materijal kako bi izbjegli pogreške u prijenosu.
• Otkrijte i zabilježite dolazni broj pod kojim je telefonska poruka registrirana u organizaciji pretplatnika.

Kako uzeti?

Kako je primljena telefonska poruka? Ovaj proces uključuje doslovno bilježenje poruke, naknadni dizajn i registraciju u skladu s pravilima koja su na snazi ​​u organizaciji, kao i brz prijenos zaprimljene poruke na djelo.

• Nakon što je primio telefonski zahtjev za prihvaćanje telefonske poruke, prije svega, bit će potrebno napraviti nacrt, to jest, doslovno zapisati ili upisati preneseni tekst na računalo.
• Provjerite ispravnost snimljene poruke, odnosno ponovno pročitajte tekst zaposleniku koji šalje telefonsku poruku.
• Da bi se saznalo ime i prezime pozivatelja, položaj osobe u čije ime se poruka šalje, izlazni broj pod kojim je registrirana telefonska poruka i informacije o zaposleniku koji prenosi informaciju (položaj i ime).
• Navesti dolazni broj, pod kojim je telefonska poruka registrirana u organizaciji domaćinu, kao i položaj i puno ime zaposlenika koji je primio telefonsku poruku.
• Nakon toga potrebno je dostaviti primljene informacije obrazac dokumenta i registrirajte (primjer je prikazan primjer telefona).

Opći zahtjevi za registraciju

Trenutno postoje samo preporuke o tome kako urediti telefonsku poruku, tako da se pravila za prijenos i primanje telefonske poruke utvrđuju uputom o upravljanju dokumentima koja je usvojena u organizaciji. Postoje opći zahtjevi prema kojima bi se trebala pisati telefonska poruka:

• Primljena poruka se izdaje na posebnom praznom listu ili na posebnom obrascu koji je odobrila organizacija. Dozvoljeno je imati u organizaciji domaćinu odobrenu evidenciju "Telefonskog prijava" koja sadrži odjeljke za bilježenje svih potrebnih podataka o ovoj vrsti informacija. Sama telefonska poruka se upisuje izravno u časopis, čiji se uzorak može vidjeti u članku, dok dodatni dizajn u obliku obrasca nije potreban.
• Pravna valjanost dokumenta potvrđuju se obveznim rekvizitima: ulazni i izlazni registracijski brojevi, podaci o osobi koja je poslala telefonsku poruku i prihvaćanje (položaj, puno ime, osobni potpis). Osim toga, trebate navesti naziv organizacije odakle je poslana telefonska poruka i datum primitka.
• U obrascu se može navesti i točno vrijeme prijema informacija.
• Datum telefonske poruke je dan kada je poruka primljena od strane pretplatnika (osim ako nije drugačije odobreno uredske radne upute organizacija).

Tko bi trebao potpisati?

U pravilu, telefonska poruka se sastavlja u jednom primjerku (različit broj kopija može biti odobren od strane priručnika s uputama za službeni rad organizacije) i ne prenosi se na pretplatnikovu organizaciju na papiru. U tom smislu, može se postaviti pitanje: kako bi dokument trebali potpisati zaposlenici koji su primili i proslijedili takvu poruku, kao i osobe u čije ime se ta informacija prenosi?

Prilikom slanja telefonske poruke zaposlenika organizacije koja emitira, dokument u potpunosti navodi pojedinosti za postavljanje tri potpisa:

• poruku.
• prihvatio poruku;
• službenika u ime kojeg se šalje telefonska poruka.

U tom slučaju dokument potpisuju samo službenici organizacije koja šalje telefonsku poruku. Primatelj pravi svoj primjerak na sličan način, ali samo zaposlenik koji ga prima potpisuje.

registracija

Prilikom registracije telefonskih poruka, također se trebate rukovoditi pravilima odobrenim standardnim uputama o službeničkom radu organizacije. Ako postupak za dodjelu broja ovoj vrsti dokumenta nije reguliran, moguće su sljedeće opcije:

• Najpristupačniji i najčešći način je snimanje primljenih telefonskih poruka u opći dnevnik dolazne korespondencije. S serijskim registracijskim brojem dopušteno je dodijeliti abecedni indeks koji označava ovu vrstu prepiske.
• Kreirajte poseban dnevnik u organizaciji u kojoj će se zasebno voditi registracija telefonskih poruka.

Kako i koliko je telefonskih poruka pohranjeno?

Prema postojećim popisima koji uređuju postupak i rokove čuvanja arhiviranih dokumenata, dnevnik za bilježenje odlaznih ili dolaznih telefonskih poruka treba šarmantno pohraniti u arhivu organizacije 3 godine. Za same telefonograme nije uspostavljen jasan redoslijed pohranjivanja. Stoga, rukovodstvo organizacije ima pravo samostalno odrediti kako će izvršene telefonske poruke predati arhivskom skladištu. Dopušteno je, na primjer, podnijeti dokument za predmete koji se odnose na predmet prenesenih informacija, a zatim ga arhivirati na način koji je primjenjiv za čuvanje slučajeva ove vrste.