Kako ispravno šivati ​​dokumente u papirologiji, u arhivi, za porez?

Mnogi poduzetnici, tajnici i računovođe, osobito početnici, postavljaju pitanje: "Kako šivati ​​dokumente?" Čini se da je u ovome teško? Međutim, nije tako jednostavno. Dokumenti se dostavljaju regulatornim tijelima ili se pohranjuju u arhivu, te se stoga moraju izvršavati u skladu sa svim pravilima i propisima. Pogledajmo detaljno nijanse ove teme.

Metodičke preporuke uredskog rada

Upravljanje dokumentima je složen proces u smislu dokumentacije. To se također odnosi na poslovne dokumente firmware-a. Ne možete samo sklopiti omot od plahte i šivati. Vrlo često se dokumenti vraćaju upravo zato što su datoteke pogrešno raspoređene.

Da biste razumjeli kako pravilno šivati ​​dokumente u papirologiji, trebate se upoznati s metodološkim preporukama. Odobrava ih Rosarchiv (12/23/09).

Zašto šivati ​​dokumente?

Prije nego što shvatimo kako ispravno šivati ​​dokumente, raspravimo zašto je, zapravo, potreban. Ne znaju svi zašto je to učinjeno. No, postoji mnogo organizacija u kojima se dokumenti prihvaćaju samo u ispravnom, ispravnom obliku. Primjerice, prilikom podnošenja u arhivu, sudjelovanje u natječajima, pri podnošenju dokumenata u porezima, itd.

Želimo napomenuti da o tome nema jasnih uputa. Međutim, postoje propisi koji uređuju postupak registracije dokumentacije. Smatra se da apsolutno sve papire treba uvezati ako su njihovi volumeni više od jednog lista. To vrijedi i za primjerke, primjerice, dokumente o zakupu pravnih osoba (na kopijama nema pečata tvrtke). Osim toga, prošiveni listovi su numerirani. Arapski brojevi. Stavljaju se u gornji desni kut. Za dokumente firmware-a trebat će vam poseban konac-konopac, šilo, igla. Na stražnjoj strani posljednjeg lista nužno je zalijepljena bilješka svjedoka koja sadrži podatke o broju stranica. Potpisan je od strane voditelja i nužno je označen kao poduzeće.

Dizajn naslovnice

Izrada dokumenata ispravno, trebali bi voditi brigu o poklopcu. Najčešće je to karton. Osim toga, može biti namijenjen za dugotrajnu uporabu, standardna (A4 format) i nestandardna.

Navlake su izrađene od debelog kartona u slučajevima kada se u početku planira dugotrajno skladištenje papira (preko dvadeset pet godina). A za podnošenje u državnom arhivu bit će prikladna i jednostavnija opcija.

Popis dokumenata

Prije spajanja dokumenata, morate pravilno urediti sve unutar samog predmeta, tako da ga ne morate uboditi u budućnosti. Uostalom, može sadržavati više od jednog paketa radova. U tom slučaju svaki set mora biti odvojen i mora sadržavati jasne informacije o nazivu mape, datumu popisa, popisu svih listova, puno ime i prezime. odgovorna osoba. Sam inventar nije numeriran.

Kako su listovi ispravno numerirani

Da biste pravilno označili listove, trebali biste znati neka pravila:

1. Brojevi su dodijeljeni listovima, ali ne i stranicama. Zapamtite ovo.
2. Inventar nije numeriran.
3. Ako među papirima postoje slova, kuverte se na početku numeriraju, a tek onda naizmjence svaki list.
4. Brojevi listova nalaze se u kutu iznad (desni gornji kut) jednostavnom olovkom. Koriste arapske brojeve.
5. Ako slučaj sadrži više od jednog volumena, svaki od njih se zasebno numerira.
6. Ako se u unutrašnjosti nalaze dokumenti s vlastitim brojevima, oni ipak moraju proći kroz zajedničko numeriranje.
7. Listovi velikog formata (A2, A3) se otvaraju i serijski broj se stavlja u gornji kut. Oni su samo obrubljeni u jednom rubu.
8. Ako list sadrži potpuno lijepljene fragmente, onda ima samo jedan broj, a ispod je potrebno ručno napisati cijeli popis ljepljenih čekova, izjava.
9. Ako fotografija, čekovi su priključeni na list sa samo jednom stranom, u ovom slučaju, svaki od njih će imati svoj vlastiti broj.
10. Grafikoni, crteži i fotografije također su numerirani.
11. Sheme i karte međusobno spojene od nekoliko listova imaju jedan broj, ali u općem popisu se navodi koliko se listova sastoji.

Jesu li pogreške u numeriranju dopuštene?

Prije spajanja dokumenata s nitima, bolje je provjeriti je li sve uredno ukrašeno. Osobito provjerite sadrže li sve stranice točne brojeve. U slučaju manjih pogrešaka (npr. Propuštanje listova) dopušteno je numeriranje slova, ali samo uz pristanak arhivskih radnika. To znači da svi listovi ostaju bez ispravaka, a na onima koji su propustili, stavlja se slika (prethodnog lista) i pismo.

Ako postoje velike pogreške, onda morate u potpunosti ponoviti posao. Za to vam je potrebna jednostavna olovka kako biste mogli izbrisati netočne podatke. Ali čak i ako ste koristili olovku, nije važno. Stari brojevi su uredno precrtani, a novi su pored njega. U ovom slučaju mijenja se i bilješka svjedoka. Ona, naravno, nije povučena iz slučaja. Samo ulažem novo.

Kako ispravno šivati ​​dokumente?

Ako ste pripremili sve dokumente i uvjereni ste u ispravnost svih investicija, možete preći na sljedeći korak. Prošivajte listove samo posebnim navojem (naziva se i konopac) i iglom. I kako šivati ​​dokumente u papirologiji? Pogledajmo detaljno kako se to radi, korak po korak.

Trebate urediti slučaj na takav način da ga možete pročitati kasnije. Dakle, na lijevoj strani, na udaljenosti od jedan i pol centimetara od ruba, tri rupe probijaju šilo, jednu ispod druge. Srednja rupa bi trebala biti smještena točno u sredini, a druga dva bi trebala biti smještena tri centimetra od nje.

Ako je stvar mala, prikladnije je koristiti udarac. A za teške količine je bolje uzeti šilo. Vrlo često se prva i posljednja stranica pogoršavaju. Stoga je bolje uzeti i zalijepiti trake od kartona na mjestima gdje se vrpca održava. Bolje je pripremiti nit unaprijed, prije spajanja dokumenata. Nemojte to učiniti jako dugo, jer se može zbuniti. Trebalo bi biti dovoljno za sedamdeset centimetara.

Da bismo pojednostavili objašnjenje, brojimo rupe. Neka gornji dio bude pod brojem 1, srednji jedan - 2, a donji - 3. Dakle, počinjemo šivati ​​od stražnjeg dijela kućišta produživanjem igle kroz rupu 2 (jedan kraj žice je ostavljen iza mape) na prednju stranu, a zatim prolazimo iglu kroz otvor 1, opet navoj povući na suprotnu stranu. Kada se slobodni kraj vrpce i igla nalaze u stražnjem dijelu mape, zatim kroz rupu tri morate ponovno krenuti na prednju stranu, a zatim ponovno na stražnju stranu kroz 2 rupe. Evo kako se spajaju dokumenti u arhivu.

Stvar je, kako kažu, gotova. Papir je prošiven. Sada morate vezati konopac na čvoru (natrag). Čvor mora biti dovoljno čvrsti i čvrsto prilijepljen na zadnju stranicu, jer će to morati biti popravljeno svjedočanstvom svjedoka postavljenim na ljepilo. Vrhovi uzice moraju biti slobodni od lijepljenog papira.

Potvrđujemo dokumente s potpisom

Kako šivati ​​dokumente, naizgled shvatio. Sada ostaje potvrda datoteke s potpisom. Ona je, usput, i zove se - svjedok. To je učinjeno na posebnom listu i zalijepljeno na poleđini zadnje stranice. Zabilješka mora sadržavati podatke o broju spajanih papira s naznakom značajki (možda je to dostupnost referenci, fotografija, crteža, crteža).

Pismo svjedoka potpisuje izravno ravnatelj ili njegov zamjenik, koji ukazuje na svoj položaj. Sama bilješka pažljivo je zalijepljena za konopac kojim smo pričvrstili kutiju. Pečat poduzeća nalazi se na vrhu. Ali postoji jedna nijansa. Pečat mora biti djelomično na bilješci, a dijelom na listu predmeta. Ovo je vrlo važna točka. A o njemu treba zapamtiti.

Postupno smo razmišljali o tome kako se spajaju dokumenti. Fotografije prikazane u članku jasnije će demonstrirati taj proces.

Postoje li razlike u papirologiji za porez?

Nismo bez razloga željeli posvetiti posebnu pozornost papirologiji za porez. Poznavanje nijansi i osobitosti omogućit će da se izbjegnu neki problemi, naime, problemi kod osoba koje kontroliraju. Nemarnost u ovom slučaju može dovesti do nepotrebnih potraživanja.

Mnogo je takvih slučajeva kada se predmeti vraćaju, motivirajući ih neadekvatnim dizajnom. Nije za ništa što je Ministarstvo financija Ruske Federacije dalo posebno objašnjenje (pismo br. 03-02 od 29. listopada 2015.) o ispravnosti pružanja ušivenih dokumenata, kao i njihove kopije u papirnatom obliku.

Želim vas podsjetiti da tijekom inspekcije porezna uprava ima pravo zatražiti preslike dokumenata na papiru koji moraju biti ovjereni. Ministarstvo financija pojašnjava da je kopija kopija koja u potpunosti reproducira izvornik. Ovjerena je samo opcija na kojoj postoje svi detalji koji daju papiru snagu. U ovom slučaju, Ured daje preporuke o tome kako ispravno vezati dokumente i njihove kopije. Čak su i fotokopije pohranjene. I ne prihvaćen na bilo koji drugi način.

Kako šivati ​​dokumente za porez?

Pretpostavlja se da podnošenje ne smije biti preveliko, ne više od stotinu i pedeset listova. Brojevi listova potrebni su samo arapskim brojevima (solid), počevši od prvog. Svi listovi su ušiveni u dva ili četiri uboda posebnim navojem. Krajevi ovog konca trebaju biti rastegnuti na stražnjoj strani zadnje stranice i povezani su jakim čvorom.

Preporuke se daju ne samo o tome kako se spajaju dokumenti, već i kako izdavati papirnatu naljepnicu na poleđini. Trebalo bi zatvoriti mjesto firmware-a i samog čvora. Dimenzije naljepnica ne prelaze četrdeset pedeset milimetara. Sadrži potpis svjedoka koji označava broj numeriranih stranica. Sve to potpisuje čelnik organizacije ili drugi predstavnik koji ima takvo ovlaštenje. Nadalje, pečat poduzeća stavlja se na takav način da obuhvaća i naljepnicu i potpis s punim imenom. osoba koja je ovjerila dokumente.

Ured nedvosmisleno naglašava da je prilikom izrade dokumenata potrebno osigurati sigurnost i cjelovitost izvornika i njihovih kopija. Spajani dokumenti se dostavljaju porezu s popratnim pismom. Označava osnovu za podnošenje datoteka, njihov broj, broj listova u svakoj od njih.

Analizirali smo preporuke Ministarstva financija o tome kako se dokumenti šifriraju kada se dostave regulatornim tijelima. Kao što možete vidjeti, principi su isti, ali postoje male nijanse.

Umjesto pogovora

U našem članku govorili smo o tome kako ispravno šivati ​​dokumente u arhivu, za porez ili samo u papirologiji. Postoji mnogo kontroverzi u tom pogledu, budući da ne postoji jedinstveni standard. Ali ako napravite podnošenje novina i dokumenata samo za pohranu u uredu za određeno vrijeme ne ulaže puno truda, onda je potrebno tretirati šavove i papire za podnošenje kontrolnim tijelima uz punu odgovornost kako bi se izbjegli problemi. Općenito se smatra da je arhiviranje najpouzdaniji način pohranjivanja poslovnih papira, jer ih je teže mijenjati ili krivotvoriti. Nadamo se da će Vam naše informacije biti korisne.