Račun za plaćanje - prvi korak prema uspješnoj suradnji

Račun za plaćanje je dokument koji dobavljač robe i usluga prosljeđuje svojim klijentima kako bi mogli izvršiti plaćanje. Zakonodavstvo ne predviđa obvezu organizacije da izdaje račune drugim ugovornim stranama. Plaćanje se u nekim slučajevima vrši na temelju ugovora. Međutim, korištenje računa uvelike pojednostavljuje zadatak računovodstvenog osoblja kupca i dobavljača, stoga se ovaj dokument koristi u radu većine tvrtki različitih područja djelovanja.

Suština dokumenta

Račun za plaćanje namijenjen je kupcu za prijenos fondovi na tekući račun usluga. Zakonodavstvo predviđa opsežan popis pravila koje organizacije moraju poštivati ​​prilikom izvršavanja gotovinskih plaćanja između sebe. Stoga je bezgotovinsko plaćanje roba i usluga mnogo popularnije. Nakon potpisivanja ugovora i dogovaranja svih uvjeta transakcije, dobavljač ispostavlja račun drugoj ugovornoj strani. U jednoj transakciji kupac može dobiti nekoliko dokumenata ovisno o uvjetima isporuke robe i izračunu za njih. Ako je sporazumom stranaka osigurana djelomična prijevremena otplata, onda se fakturiranje za plaćanje može prikazati u dvije verzije:

1. Dobavljač šalje kupcu račun s ukupnim iznosom ugovora. Ugovorna strana neovisno određuje iznos sredstava koji se mora prenijeti na tekući račun dobavljača na temelju uvjeta ugovora. Plaćanje unaprijed se obično izražava kao postotak ukupne vrijednosti proizvoda ili usluge.
2. Dobavljač samostalno izračunava iznos pretplate i izdaje odgovarajući račun kupcu. Zatim, kada je prema uvjetima ugovora vrijeme da se izvrši konačna isplata, izdaje se novi dokument za ostatak.

Prednosti korištenja

Račun za plaćanje uvelike pojednostavljuje proces međusobnog poravnanja između kupca i dobavljača. Ako dokument ispravno navodi sve pojedinosti o primatelju sredstava, tada je rizik od pogrešaka tijekom pripreme primitka uplate od strane zaposlenika značajno smanjen. U slučaju plaćanja prema ugovoru, posebno ako to nije prva uplata, računovođe obično ne traže trenutne podatke od druge ugovorne strane. Iako se sklapa dugoročni ugovor, oni se mogu mijenjati više puta. Dobavljači također ne uvijek pravodobno obavještavaju svoje klijente o promjenama u računima namire, nazivu organizacije i drugim podacima.

Pojedinosti korisnika

Detalji o dobavljaču moraju posvetiti posebnu pozornost. Pravovremenost plaćanja i nepostojanje konfliktnih situacija s drugim ugovornim stranama ovise o ispravnosti njihovog upisa u dokument. Obično faktura za plaćanje sadrži sljedeće podatke o primatelju sredstava potrebnih za relevantne financijske transakcije :

1. Naziv organizacije primatelja sredstava.
2. INN (ponekad se pored njega navodi i PPC organizacije, iako ti podaci nisu obvezni).
3. Broj računa primatelja sredstava.
4. Naziv banke u kojoj je otvoren račun dobavljača.
5. BIC Bank.
6. Korespodentni bankovni račun.

Ti su podaci nužni za izvršenje naloga za plaćanje koji je izvršio kupac u banci. Njihov popis ne uključuje adresu organizacije i njezin telefon. Međutim, bolje je izdati račun s tim podacima. Osobito je potrebna organizacija telefona. Bolje je izravno navesti broj osobe koja naplaćuje račun. Uostalom, ugovor između kupca i dobavljača može biti u odjelu opskrbe, a plaćanje vrši računovodstvo. U tom slučaju, njezin zaposlenik može imati različita pitanja u pripremi naloga za plaćanje, što se lako može riješiti putem telefona.

Pojedinosti kupca

U računu nije potrebno navesti sve podatke o kupcu. Većina računovodstvenog softvera daje smjernice Naziv organizacije ponekad joj je gostionica i telefonski broj. To je sasvim dovoljno, jer se račun izdaje nakon pregovora i sklapanja ugovora, tako da kupac neće sumnjati da mu je određeni dokument namijenjen.

Tabelarni dio

Tablični dio računa može se popuniti na različite načine. Korištenje jednog ili drugog ovisi o uvjetima ugovora, sporazumima između dobavljača i kupca i naravi isporuke. Najčešći primjeri popunjavanja tabličnog dijela računa su:

1. Tablica prikazuje potpuni popis proizvoda i usluga koje se moraju dostaviti i dostaviti kupcu. Istodobno se navode njihov naziv, količina, jedinična cijena i ukupan iznos cjelokupne ponude. Takav dokument je praktično preliminarna verzija teretnog lista i potvrda o dovršenju, koju dobavljač daje kupcu nakon ispunjenja ugovornih uvjeta. Ova opcija je zgodna u tome što kupac može odmah vidjeti kako će se određena roba zvati u službenim računovodstvenim dokumentima.
2. U tabelarnom dijelu napravite link na ugovor i uvjete plaćanja. U tom slučaju dobavljač može navesti i ukupan iznos ugovora i samostalno izračunati postotak avansa. Ova opcija pogodna je za dugoročnu suradnju, kada kupac vrši povremena plaćanja unaprijed, a zatim se obavljaju djelomične isporuke. Osim toga, ponekad je nemoguće odmah na računu naznačiti naziv svih jedinica proizvoda, budući da se u uvjetima ugovora može predvidjeti isporuka jednog proizvoda iste vrste, prema odluci dobavljača, iz određenog raspona raspoloživog na zalihama. Bez obzira na to koja je opcija popunjavanja tabelarnog dijela odabrana, potrebno je naznačiti je li PDV uključen u iznos fakture. Te su informacije potrebne za ispravno izvršenje naloga za plaćanje. Osim toga, ako dobavljač dodijeli PDV u dokumentu, kupac nakon operacije ima pravo zahtijevati od njega da izda račun.

Uvjeti isporuke i primitka

Neki računi sadrže i podatke o uvjetima isporuke robe i pravilima za njihov prijem. U dokumentu se bilježi vrijeme kada se narudžba može podići. Navodi se obično u radnim danima. Označite i koje će dokumente biti potrebno po primitku robe u slučaju samoprodaje. Obično je punomoć izdana ovlaštenoj osobi od strane nabavne organizacije dovoljna.

Snimanje dokumenata

Fakturu za plaćanje obično potpisuje osoba koja je izdaje. Ako to ne učini voditelj ili glavni računovođa, tada se navode pozicija ovlaštene osobe i upućivanje na nalog ili punomoć koja mu daje pravo fakturiranja i njihove potpise. Račun također ovjerava dobavljač.

Pohrana računa za plaćanje

Računi za naplatu koji se izdaju klijentima prikupljaju se i kroniraju kronološkim redoslijedom. Oni moraju ostati u arhivi tvrtke pet godina. Ovo razdoblje predviđeno je općim pravilima pohrane računovodstvenih isprava. Za to vrijeme mogu nastati različiti sporovi između dobavljača i kupca, što se može riješiti ispitivanjem računa za plaćanje. U svakom slučaju, dokument mora biti zadržan do završetka svih radova prema ugovoru, u skladu s kojim je izdan.