Vrste i klasifikacija dokumenata. Klasifikacija računovodstvenih dokumenata

Moderni čovjek, koji provodi aktivnosti na određenom području, često radi s raznim dokumentima. Koja je specifičnost njihove klasifikacije? Koja je izvedivost identificiranja određenih nezavisnih kategorija izvora? Koje su specifičnosti pristupa klasifikaciji dokumenata koji prevladavaju u ruskim poduzećima?

Predmet razvrstavanja

Prije nego što govorimo o pristupima podjeli izvora u pojedine klase, korisno je odrediti što je stvarni koncept dokumenta. Klasifikacija dokumenata uključuje specifičan proces za njegovu provedbu. Što su moderni istraživači skloni razumjeti njime?

Prema zajedničkoj interpretaciji, pojam dokumenta može se tumačiti kao odraz u jednom ili drugom stabilnom obliku - tiskanom ili kompjutoriziranom - informacija koje su značajne s ekonomskog, društvenog, kulturnog, pravnog ili administrativnog stajališta. Važna je mjera u kojoj izvor tih informacija ispunjava kriterije usvojene za određeno područje u kojem se namjerava koristiti.

Sada postaje jasno da kategorije kao što su informacije i dokumenti, klasifikacija dokumenata, igraju najvažniju ulogu u poslovanju i javnoj upravi, obrazovanju i drugim područjima ljudske djelatnosti. Korištenje određenih kriterija za razvrstavanje izvora u određenu klasu daje stabilnost sustavu upravljanja, obrazovnom programu, legalnom i čak politički režim olakšava pristup zainteresiranim građanima traženim podacima.

Kriteriji i obilježja klasifikacije dokumenata usvojenih u određenom državnom ili gospodarskom sektoru mogu biti vrlo različiti. Uzmite u obzir one koje su se pojavile u modernoj ruskoj poslovnoj praksi. Za početak ćemo definirati osnovni pojam o kojem je riječ.

Definicija klasifikacije

Što je klasifikacija dokumenata? Može se smatrati procesom i fenomenom. U prvom slučaju, pojam treba shvatiti kao postupak dodjeljivanja izvora određenom tipu na temelju generalizirajućih svojstava. U drugom tumačenju, klasifikacija dokumenata je shema u kojoj se proces provodi, o čemu se raspravlja u prvom slučaju.

Kriteriji razvrstavanja

Odabir obilježja kojima se pojedini izvori generaliziraju u klase može se izvesti iz različitih razloga. Sve ovisi o praksi koja se razvila u određenoj grani tijeka rada. Osnova za klasifikaciju dokumenata može biti priroda informacija sadržanih u njima. Dakle, uobičajeno je podijeliti informacije koje su prisutne u izvorima u tri glavne vrste: retrospektivno, aktualno i prospektivno. Klasifikacija dokumenata može se izvršiti na temelju funkcija koje izvor obavlja. Raspon takvih - najširi. Postoji komunikativna, upravljačka, referentna, pravna, kulturna funkcija.

Unutar svake klase dokumenata najčešće se razlikuju dodatne kategorije izvora. Primjerice, ako je osnova za njihovu klasifikaciju funkcija, onda među dokumentima za koje je karakteristično da ga obavljaju - najčešće su to zakoni - mogu se formirati dodatne skupine izvora. Tako se formira sustav klasifikacije dokumenata. Na primjer, izvori koji obavljaju zakonsku funkciju mogu uključivati ​​propise, računovodstvo i financijske dokumente. Klasifikacija regulatornih dokumenata može podrazumijevati i njihovu podjelu na dodatne kategorije. Na primjer, kada je riječ o zakonima, oni mogu biti federalni, regionalni ili općinski.

Dokumenti u poslovanju

U ruskoj poslovnoj praksi, klasifikacija dokumenata uključuje identifikaciju dvije glavne skupine izvora. Koja je njihova suština? Prvo, postoje dokumenti koji odražavaju opća pitanja aktivnosti organizacije, kao i ona koja se odnose na upravljačke aktivnosti, i ona koja odražavaju aspekte upravljanja poduzećem. Njihova kompilacija obično ne podrazumijeva usku specijalizaciju po poslu, ali u tvrtki se mogu primjenjivati ​​različita ograničenja za pristup njima.

Drugo, postoje dokumenti koji se odnose na funkcije pojedinih odjela tvrtke. Oni se mogu odnositi na aktivnosti računovodstva, prodaje, marketinga, prodaje, razvoja itd. U ovom slučaju njihova formacija može zahtijevati samo istu usku specijalizaciju: malo je vjerojatno da je stručnjak za prodaju ili programer dobro upućen u zamršenost računovodstvene dokumentacije.

Osim dvije glavne skupine izvora, vrste dokumenata i njihova klasifikacija u poslovanju mogu se pružati u širokom rasponu vrsta. Razmotrite neke popularne interpretacije odgovarajućih pristupa.

U ruskom poslovnom okruženju takav kriterij za klasifikaciju dokumenata kao njihovog digitalnog ili papirnog statusa je čest. Iako izvor može imati isti sadržaj, i to u obliku računalne datoteke i u tiskanom obliku, klasificira se u dva različita tipa.

Ova je metodologija djelomično podržana od strane zakonodavca: na primjer, metode provjere autentičnosti digitalnih i papirnih dokumenata mogu se značajno razlikovati. Tiskani izvori trebaju biti potpisani i ovjereni pečatom, dok bi elektronički trebali biti ovjereni posebnim algoritmima šifriranja, koji se nazivaju elektronički potpisi.

Primatelj može također razvrstati izvore. U okviru ovog kriterija, oni mogu biti osobni ili kolektivni (tipični). U drugom slučaju oni mogu steći karakter lokalnog regulatornog akta. Primjeri takvih dokumenata su popis osoblja, kolektivni ugovor o radu. Osobni izvori mogu uključivati bilješka u uredu.

Preuzeto na ruskom jeziku klasifikacija poduzeća dokumenti u papirologiji također podrazumijeva podjelu izvora na različite vrste ovisno o njihovoj razini autentičnosti. Dokument može biti izvornik, predstavljen kao duplikat, kao kopija. Potonje, pak, može biti jednostavno ili ovjereno - pravna snaga izvora u ovom slučaju će najvjerojatnije biti drugačija.

Unutarnji i vanjski izvori

Razvrstavanje dokumenata u papirologiju u poduzeću može značiti njihovu podjelu po podrijetlu. Dakle, izvori mogu biti unutarnji - formirani u okviru strukture poduzeća, ili vanjski. Prvi može uključivati, na primjer, redoslijed glave, bilješku ureda, ovaj ili onaj opis posla. Primjeri dokumenata druge vrste - poslovno pismo, komercijalna ponuda.

Glavni kriterij za razvrstavanje dokumenata kao unutarnjih ili vanjskih jest pravna neovisnost organizacije. To ne mora uvijek biti u skladu s ekonomskim. Naime, ako izvor formira jedno LLC ili JSC i prenosi se na adresu druge pravne osobe, smatrat će se da je vanjski za partnera, čak i ako prva tvrtka posjeduje kontrolni udio u drugom.

Računovodstveni zapisi

Među ključnim poslovnim tipovima dokumenata - računovodstvo. Koji se izvori odnose na njega? Računovodstvena dokumentacija je skup pisanih dokaza koji potvrđuju činjenice provedbe određenih poslovnih aktivnosti ili pravo poduzeća na sudjelovanje u njima. Klasifikacija računovodstvenih dokumenata koje su usvojila ruska poduzeća uključuje sljedeće kriterije.

Prvo, odgovarajuća vrsta izvora može se klasificirati ovisno o odredištu. Dakle, dokumenti mogu biti administrativni, oslobađajući, dizajnirani ili kombinirani - kombinirajući nekoliko znakova.

Drugo, klasifikacija računovodstvenih isprava može uključivati ​​njihovu podjelu na primarnu i konsolidiranu, ovisno o redoslijedu pripreme izvora.

Treće, dokumenti koji se odnose na računovodstvene aktivnosti mogu se podijeliti u jednu ili drugu kategoriju ovisno o sadržaju poslovanja. Dakle, izvori mogu biti materijalni, vezani uz novčane transakcije, kao i izračunati.

Svrha računovodstvenih dokumenata

Iznad smo napomenuli da se, ovisno o svrsi, dokumenti računovodstvene prirode mogu svrstati u tri glavne vrste: upravni, izvršni i dizajn. Postoje i izvori koji kombiniraju značajke karakteristične za više vrsta dokumenata odjednom. Razmotrite ovu shemu detaljnije. Činjenica je da je takva klasifikacija pravnih dokumenata vrlo raširena u ruskim poduzećima. Bit će korisno proučiti njegove značajke.

Uobičajeno se odnosi na administrativne izvore: zapovijedi uprave, zapovijedi i upute koje donosi uprava, kao i dokumenti koje izdaju nadležni djelatnici punomoći. Kroz te dokumente, poslovne strukture odgovorne za stvaranje važnih upravljačke odluke odobrava one ili druge radnje podređenih jedinica ili zaposlenika radi obavljanja poslova. No, informacije sadržane u administrativnim dokumentima, obično ne bilježi u interne računovodstvene registre, kao činjenice koje se odnose na izravno izvršenje poslovnih transakcija, oni ne sadrže.

Izvršnim dokumentima mogu se navesti izvori kao što su tovarni list, akt o prihvaćanju, nalog, zahtjev. Drugi uobičajeni naziv za ovu vrstu izvora je vaučer. Sastavljaju se u trenutku kada se poslovna transakcija izravno provodi. Podaci iz izvršnih dokumenata upisuju se u knjigovodstvene registre poduzeća.

Postoje izvori koji kombiniraju karakteristike karakteristične i za upravne i za izvršne dokumente. Među onima - platni spisak ili, na primjer, gotovinski nalog.

Što se tiče dizajnerskih izvora, njihova je glavna svrha pripremiti račune koji odražavaju činjenice sadržane u administrativnim i izvršnim dokumentima. To se obično pripisuje raznim vrstama izvješća - akumulativnim, amortizacijskim, izdacima, koji odražavaju izračune po standardnim troškovima, kao i različitim vrstama referenci.

Postoje i drugi razlozi za klasifikaciju dokumenata u računovodstvenoj industriji. Tako se distribuira model u kojem određene vrste dokumenata i njihovu klasifikaciju određuju računovođe ovisno o jednom ili više znakova sljedećeg spektra: namjena, sadržaj poslovanja, iznos sredstava u transakcijama, broj fiksnih postupaka, način popunjavanja.

Specifičnost primarnih dokumenata

Među najvažnijim dokumentima računovodstvenog tipa - primarni. Oni bilježe činjenice izvršenja određenih poslovnih transakcija u poduzeću. Ovi dokumenti upućuju na to da je tvrtka pružala robu ili pružala usluge koje su plaćene. Iznad toga, primijetili smo da je u ruskim poduzećima uobičajena podjela izvora na unutarnje i vanjske. Može se primijetiti da klasifikacija primarnih dokumenata savršeno korelira s odgovarajućim kriterijem. Postoje primarni dokumenti unutarnjeg podrijetla - akti ili računi koje sastavljaju stručnjaci osoblja, a postoje i vanjski izvori koje usmjeravaju druge pravne osobe. To mogu biti i računi, akti i drugi zahtjevi.

Primarni dokumenti klasificiraju se kao izvršni ili vaučeri. Oni su temelj računovodstva. Ova vrsta dokumenata jedan je od osnovnih alata za održavanje ekonomske održivosti poduzeća. Postoje brojni zahtjevi za njihov dizajn. Razmotrite ih.

Značajke rada s primarnim dokumentima

Primarni izvori u ruskim poduzećima trebali bi se formirati na ruskom jeziku. Trebaju biti stvoreni u stabilnom dokumentarnom obliku - na papiru ili u obliku datoteke koja se nalazi na pouzdanom mediju. Primarni dokumenti trebaju biti sastavljeni na temelju standardnih obrazaca usvojenih u industriji ili preporučenih od strane odjela putem tih ili drugih regulatornih akata.

Pogrešne unose u primarne dokumente nije moguće ispraviti crtanjem ispravnih slova ili brojeva na one koji su već na papiru. Potrebno je križati netočne podatke, a zatim preko njega pisati ispravan tekst, kao i ostaviti komentare predviđene pravilima rada. Istodobno, postoje dokumenti koji se ne mogu ispraviti bez koordinacije s odgovornim službenicima ili rukovodstvom organizacije.

Čim primarni izvor bude dostupan računovođi, treba provjeriti ispravnost oblika, točnost brojeva, tekst. Sve potrebne podatke morate provjeriti. Računovođa, koji pregledava primarni dokument i provjerava je li točan, na propisan način unosi u njega sadržane podatke u registre. Sam dokument se obično označava kako bi se spriječilo ponovno korištenje relevantnih informacija.

Poslovne transakcije podliježu fiksiranju u odgovarajuće registre prema kronološkom redoslijedu u kojem su izvršene. Također, u većini slučajeva, računovođa treba zabilježiti informacije o poslovnim postupcima na posebnim računima.

Primarni izvori klasificirani kao monetarni trebaju biti označeni posebnim pečatima: ovisno o posebnom postupku, odgovarajući grafički elementi mogu sadržavati podatke o primitku izvora ili o plaćanju za robu ili usluge iz dokumenta. Primarni izvori trebaju se čuvati u računovodstvu za razdoblja utvrđena zakonom.

Primarni i konsolidirani izvori

Glavne klasifikacije dokumenata koje su se pojavile u ruskoj poslovnoj praksi također podrazumijevaju odabir konsolidiranih izvora u zasebnu kategoriju. Koja je njihova specifičnost? Činjenica je da se konsolidirani dokumenti formiraju na temelju primarnih. Kako točno?

Primarni dokumenti pretpostavljaju fiksiranje svake neovisne gospodarske operacije. To može biti primanje određenih materijala u proizvodnom odjelu, otpremanje gotovih proizvoda potrošaču, obračun plaća, druge operacije s u gotovini.

Ti primarni dokumenti koji su po prirodi homogeni za određeni atribut kombiniraju se u konsolidirane izvore. U većini slučajeva oni su jedan od elemenata računovodstvenih registara, što smo već spomenuli. Primjer konsolidiranog izvora: časopis, izjava, strojno izvješće. Registri, ako razumiju konsolidirane izvore, mogu se koristiti u svrhu naknadne analize podataka vezanih uz poslovne transakcije.

Raznolikost pristupa

Pregledali smo obilježja klasifikacije dokumenata, čiji su kriteriji uspostavljeni u ruskoj poslovnoj praksi. Naravno, u drugim područjima mogu se usvojiti i drugi kriteriji. Klasifikacija arhivskih dokumenata, medicinskih, povijesnih i drugih izvora može se izvesti iz više razloga. Relevantni kriteriji mogu se odrediti i na razini službenih pravnih akata i na izvorima koji su se pojavili kao element prakse koji se razvio na određenom području.